良い議事録の書き方についてポイントを解説!

良い議事録の書き方についてポイントを解説!

ここでは議事録の書き方を紹介します。社会人で、組織やチームにおいて仕事をしていれば、誰でも会議は必要になりますし、会議が行われれば付き物なのが議事録です。基本的な書き方をしっかりと押さえてレベルの高い仕事に少しでも近づけるように努力しましょう。

議事録の書き方とは?

議事録の書き方ですが、詳しくはこの後で説明していきますが、もちろん会社や部門によって一定の流儀というものはあるでしょう。ただ、どんなケースであってもこれはまず当てはまると考えられるものもあります。

それは、基本的には行う会議そのものの目的や意味と大きく変わるものではありません。例えば情報共有が目的の会議もあるでしょうし、何かの意思決定が目的の会議もあるでしょう。そのような目的に従って、記録についても同じ意味を持っていることになります。

情報共有が目的の会議であれば記録についてもしっかりと情報共有ができるようにしなければ意味がありませんし、意思決定が目的の会議であれば記録を見て何が決定されたのかが分からなければ意味がありません。

議事録を作成する目的

議事録を作成する目的については先ほどの項目にも書きましたが、もう一つ、別の意味での重要な目的があります。それは、仮に会議に出席していない人であってもそれを読めばあたかも会議に出席していたかのように重要な内容が分かるということです。

ここで大事なことは、会議の最初から最後までまるでビデオを見ているかのように分かってもらう必要はないことです。あくまでも、重要な内容が分かれば良いということを覚えておいて下さい。

単に、作成する人の備忘録とかメモ書きのようなものであっては不十分であり、関係者が読んで分かることが重要だということです。当たり前のようでいて意外と難しいことですから、十分に気をつけておくべきでしょう。

議事録のポイント

議事録のポイントは、重要なことに絞るということでしょう。会議の最中は、いろいろな意見や提案がなされるかもしれません。とりとめもない話が出ることもあるでしょう。そういう意見や提案をしっかりと記録することが重要な場合ももちろんありますが、そのような経過を長々と書くことよりは、結論に集中して書くことが普通は求められます。

要点や目的の把握

まずは会議そのものの要点や目的を把握しないことには始まりません。自分自身がその会議について十分に把握できていないことにはまともな議事録を書くのは覚束ないでしょう。

経験の浅い社員が議事録係に指名されたりするのはこの意味もあります。会議のことをしっかりと分かって議論についていっているかどうか、作成された議事録の案を見れば分かるからです。

記録

議事録を書くには、ごく短時間の会議であれば記憶に頼ることもあるかもしれませんが、普通はそれは困難であり、まずは会議中にしっかりと記録を取ることが必要になります。

この議論のポイントは何なのか、結論はどのようになったのか等、しっかりと記録を取るようにしましょう。もちろん、疑問点や曖昧な点があれば、会議中に確認することも重要です。

確認

議事録の案を書き終わったら、自分自身で確認することももちろん必要ですが、出席していた他の人に確認を依頼することも大事です。きちんと記録したつもりでいても忘れてしまったこともあるかもしれませんし、誤解していることもあるかもしれません。

経験の浅い社員であれば、確認してくれる上司とか先輩というのは決まっているでしょうから、まずはその人に見てもらうことです。

5W1Hを踏まえ、簡潔に

議事録は、who, what, when, where, why, howのいわゆる5W1Hを意識し、重要なことに的を絞って簡潔に書くことを意識しましょう。

5W1Hは非常に分かりやすく重要な要素ですが、この中でも一般論として特に重要な要素があります。それは、誰が、いつまでに、何をするのかということでしょう。

忙しい中で多くの人がわざわざ集まって会議をするからには、この3つの要素を決めるためということが普通は多いはずです。つまり、whoとwhenとwhatを特に意識すれば良いでしょう。

議事録の手順

既にここまでである程度議事録作成の手順についても分かってきているでしょうが、ここからはより具体的に議事録作成の手順を紹介していきましょう。もちろん一般的な手法ではありますが、それだけにいろいろな場面で応用が利くはずです。

会議が終わって今から書けばそれで良いというようなものではなく、より早い段階から意識しておく必要があります。

(1)会議の内容の確認

まずは今から実施される会議の内容をしっかりと把握しておく必要があります。何のために会議が行われるのか、議題は何なのか、出席者は誰で、司会者は誰なのか、どういう結論が求められているのかとか、どういう結論が予想されるのかといったあたりを事前につかんでおきましょう。

つまり、議事録作成は会議の前から始まっているということです。

(2)出席者の確認

出席者の確認というのは先ほどもありましたが、これは、予定される出席者ということだけではなく、実際の出席者を確認しておくことも含まれます。つまり、出席が予定されていても欠席する人もいるでしょう。

そういう人をしっかりと記録に残すことも議事録の重要な役目ですから、会議開始前には出欠を確認しておく必要があります。

(3)会議内容を録音などで記録

これは必須とまでは言い難いでしょうが、もし可能なのであれば、会議内容を録音することも非常に有用な方法ではあります。録音があれば後で聞き直して確認することも容易だからです。

ですが、当たり前のことですが録音を聞き直すには会議実施時間と同じだけの時間が少なくともかかってしまいます。複数の人が言ったことを聞き分けるのが大変な場合もあるでしょうし、声に出したこと以外の表情やジェスチャーなどが大事な意味を持つ場面もあります。

また、録音があると安心しきってしまって会議中の集中力が落ちるということもあったりしますから、あまりに頼りすぎるのは禁物ですが、サポート的な意図であれば決してマイナスにはならないでしょう。

(4)記憶が鮮明なうちに内容をまとめる

これは意外と重要なことです。録音があったりするとかえっておろそかになりがちですが、自分の記憶が鮮明なうちにまとめることで重要な事項の書き落としなどが少なくなります。

また、もっと重要なこととして、確認してくれる上司や先輩、あるいは議事録を共有する関係者にとっても、記憶が鮮明なうちに内容を見ることで、重要なポイントに気付くことはありますし、決定事項に基づくアクションの期限が決まっているような場合、時宜を逸した議事録では意味がなくなってしまいます。

(5)議事録を関係者に共有する

議事録は作成者自身の個人的メモではありません。関係者に共有して初めて意味があります。ここで言う関係者とは会議の出席者は当然全員が含まれます。出席予定であったけれども理由があって当日欠席した人も含みます。それ以外にも、出席者の上司などが関係者に含まれることもあるでしょうから、このあたりは配布範囲を確認しておく必要があります。

まとめ

議事録というのは、会議の内容を後で見返すことができるようにするための重要なツールです。人間の記憶というのは意外と曖昧というか忘れやすいもので、いくら重要な会議であっても数日もすると忘れていることがあります。言った言わないの問題に発展してしまうこともあるかもしれません。

会社という組織において、せっかく多くの人が集まって時間を割いて会議をしたのに、その結果が短時間で忘れられたり、曖昧になってしまって良いわけはありません。

それは時間の無駄であり、お金の無駄でもあります。そういうことを防ぐために議事録は非常に重要ということをしっかりと意識し、会社や組織にとって有用な記録が作成できるようになれば仕事そのものもワンランクレベルアップするはずです。

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