その営業メール、送って大丈夫?一斉送信する直前の最終確認に使えるチェックリスト

その営業メール、送って大丈夫?一斉送信する直前の最終確認に使えるチェックリスト

ビジネスメールを送る時、「この文面で大丈夫かな・・」とドキドキしながら送る。
そんな経験はありませんか?
メールに対してそうした不安を抱えているのは、あなただけではありません。

とある調査によれば、ビジネスメールに関して不安を抱くことが「よくある」「たまにある」と回答したのは全体の約7割だったそうです。

「どういった点に不安を抱いているか」を聞いた質問では、

  • 正しく伝わるか(78.35%)
  • 相手を不快にさせないか(59.08%)
  • 宛先が間違っていないか(39.17%)
  • 誤字や脱字はないか」(35.87%)
  • 敬語が間違っていないか(34.08%)

などと続いています。

参考:「ビジネスメール実態調査2016」発表(一般社団法人日本ビジネスメール協会)

ビジネスマンの7割がメールに不安を抱いているとわかれば、「自分だけではない」とちょっと安心できるのではないでしょうか。

とはいえ、もちろん、安心して不安なまま送って良いということではありません。
不安がある、ということは、実際にこれらに関して失敗した経験がある人が多いということなのです。
この調査結果は、そのまま「営業メールでチェックすべきこと」に当てはまります。

せっかく送ったメールが、大きな失敗を引き起こすこともあります。
まして、大量に配信する営業メールの場合は、1通の送信設定が、多数の人に影響を与えてしまいます。

そこで、今回は営業メールで失敗しないためのチェックポイントをまとめました。

営業メールを送る前に最終確認!失敗しないためのチェックポイント

1.送り先は間違えていないか?

最も危険なミスがこれです。
単純な打ち間違いなどで、宛先不明でエラーメールが戻ってくるだけならばまだしも、A社に送るべきメールをB社に送ってしまったら、内容次第では大問題になりかねません。
送り先が合っているか、チェックはまず必ず行いましょう。

営業メールを送る際には、送り先はリストで管理していたり、メール配信サービスによってはグループ分けされていたりするものもありますが、そのリストやグループが正しいものになっているか、個々の情報は更新されているか、チェックする必要があります。
繰り返しですが、送り先の間違いや更新漏れが、最もリスクの大きい間違いです。

2.自分のメールアドレスは正しいものを使えているか?

サービスや商材に応じた複数のメールアドレスを管理している人もいらっしゃると思います。
そのような方は、送信メールアドレスを間違えて送ってしまうことのないように気をつけましょう。

また、ちょっと余談ですが、相手のメールソフトなどで表示される「送信者名」を見直すこともオススメです。

一般的なのは、自分の名前をそのまま入れているケースです。
しかし、そこに「サービス名+名前」や「会社名+名前」と少し付け加えることで、メールの開封率向上に繋がります。

例えば、「笹田」と名前だけで送っても誰かわからないかもしれませんが、「◯◯会社の笹田」「◯◯サービスの笹田」とすると、顔と名前が一致して思い出してもらえる確率が高まり、メールを見てもらいやすくなるのです。

3.添付漏れはしていないか?

添付漏れはしていないか?
先ほど紹介したビジネスメールについての調査では、こんなものもありました。

送られてきたメールに何かしらの失敗を見つけたことがある人は全体の59%。
その方たちにどんな失敗があったかを聞いた質問で最も多かった回答は「添付漏れのメールを受け取ったことがある」で、63.84%となりました。

資料の添付漏れは非常に多いことがわかります。
添付ファイルを送るときは、必ずチェックしましょう。

メールサービスによっては、本文中に「添付」と入っているとメール送信時に添付忘れがないか確認してくれるものもあります。
自分のチェックだけでは不安が拭いきれない人はそういったものを使用するのも良いでしょう。

また、最近では、GigaFile(ギガファイル)便firestorageなどオンラインストレージを使って、容量の大きいファイルを送る機会も増えています。
こうしたサービスでは、発行されたURLを間違えてしまうと正しくダウンロードができなくなってしまいます。
正確にコピペすることが重要です。

また、ちゃんとアップロードが完了したことを確認するのも忘れないようにしましょう。

4.URLは正しく載せられているか?

オンラインストレージなどに限らず、URLを送ることも少なくないでしょう。
間違ったリンクを送ってしまうと、何のことかわからず相手に迷惑を掛けてしまったり、不要なやり取りが生まれてしまったりする原因となります。

5.テンプレートの変更すべき箇所はすべて変更してあるか?

テンプレートを使ってメールを送る機会もあると思います。
事前に用意したテンプレートだからと気を抜いていると起こしてしまうミスが、変更すべき箇所の変更忘れです。

メール冒頭の「会社名」や「名前」などはちゃんと変更したけれど、本文中にある社名や相手の名前を変更し忘れた、ということはやってしまいがちなので、要注意です。

6.署名の入れ忘れはないか?

テンプレート同様、いつも当たり前に使っているからこそ注意すべきなのが、署名です。

署名が無くてもメールは送れますし、致命傷になるようなミスでもありません。
ただ、営業メールなどでは、メールを確認したお客様が、メールへの返信ではなく電話で相談したいと思うこともあります。
そのときに、署名がなく電話番号等がわからないと不親切となり、機会損失に繋がってしまうかもしれません。

是非署名はちゃんと入れて送りましょう。
送信者名や送信メールアドレスと同様、複数の商材で使い分ける必要がある場合には、正しい署名が入っているかも確認が必要です。

7.全体的に見づらいメールになっていないか?

メールを送る際、まずワードやメモ帳で文章を作り、それをメールに貼り付けて送信する、という手順を踏む方がいます。

同じ文章のはずなのに、メールに直接打つよりも、慣れているワードやメモ帳に打つほうが作りやすい、という気持ちも正直わからなくもないのですが、こういった方法の場合には、メールの見やすさに注意しなければなりません。

ワードやメモ帳からメールソフトに貼り付けた時、意図していないところで改行されるなどレイアウトが崩れることがあるのです。

メールの内容がどんなに素晴らしくても、メールが見づらいとちゃんと読んでもらえる確率は大きく下がります。
メールは読む前に、見るものです。
見え方をちゃんと整えなければ、ちゃんと読んでもらえないのです。

営業メールを作る際、どんな内容にしようかと中身を真剣に考えて文章を作られると思いますが、それと同等、もしくはそれ以上にメールの見え方は意識しましょう。

ちなみに私は、基本的にメールは1行25文字、5行までを1センテンスとしています。
これは、スマートフォンなどでも見えやすいように意識しているポイントです。

8.誤字・脱字は無いか?

最後のポイントは、やはり気になる誤字・脱字です。
ちゃんと自分で見直しチェックをすることはもちろんですが、ツールを使うこともオススメです。

私は、Ennoというエラーチェックツールや、ワードなどを使ってチェックしています。
先ほどワードはメール作成には向いていない・・と書きましたが、それはワード上でメールの文章を作り上げていくには向いていないということであり、メールをいったん作成したあとのエラーチェックには、とても便利なのです。

営業メールでミスをしない方法

1.人力でやらなくて良いところは、やらない

これはつまり、自動設定で出来ることは先に設定をしておく、ということです。

例えば、署名。
毎回毎回、自分でどこかからかコピペをしていませんか?

添付漏れのチェックを目視でやっていませんか?
ベースになるテキストがあるのに、自分でイチから打っていませんか?

これらはいったん設定を行えば、人力で打ち込んだり、チェックをしたりしなくても、自動化することが可能です。

メールに限らず、ミスが起こるのは、実は「人が作業をしたとき」です。
ミスを起こさないための最良の方法はつまり、人が作業をしないことですので、作業をしなくても営業メールが送れるようにできないかを考えることがオススメです。

2.必ず確認する

必ず確認する
意外と多いのが、ちゃんとメールの中身の確認をしていないというケースです。
メールを送る前に、今一度チェックをしましょう。
最初から最後まで読み直しましょう。

それでも不安があれば、誰かに見てもらいましょう。

私は今でも、重要なメールや内容が複雑なメールは、誰かにチェックしてもらうようにしています。
そうすることで、誤字脱字のチェックはもちろん、わかりづらい言葉を使っていないか、見やすいかなども確認してもらえます。
長文の営業メールなどは作ったらそれで満足してしまうことも多々あるので、第三者に見てもらうことで客観的に文章を見てもらえるので、効果的です。

まとめ

営業メールを含めメールで成果を出すためには、ちょっとしたミスが足を引っ張ることもあります。
メール完成後のチェックは、2~3分も掛ければ十分できる作業です。
そのチェックを怠ってしまうと、2~3分で終わらないトラブルが起きたり、案件を取りこぼしたりしてしまうことになるかもしれません。

作ったメールは必ずしっかりとチェックしましょう!

この記事を書いた人 笹田裕嗣

sasada社員数1,000名超の会社で新卒で入社し、1年目からトップの成績を残し、現在は営業代行、営業研修、さらには営業マンの育成を行っている。担当したクライアントは3ヶ月で売上200%増、初の受注獲得の実現等の実績を持つ。また、営業マンの個別コンサルティングでは、全てのメンバーがコンサルティング開始後、1ヶ月以内に受注をあげている。
       「営業で苦しむ人をなくし、営業を楽しめる世界を作る」ことを目指している。

http://hiroshi-sasada.com/hiroshi-sasada/

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