ペーパーレス化やテレワークで便利な電子印鑑のメリットや作成ソフトをご紹介!

ペーパーレス化やテレワークで便利な電子印鑑のメリットや作成ソフトをご紹介!

社会人になると、印鑑を使う機会って増えますよね。社内の書類等に必要なことはもちろん、社外の文書でも印鑑が求められることが多いので、社会人になってから新調したという方も多いと思います。

そもそも印鑑は古くから日本国内で本人を確認する方法として主流となっており、現代でもその流れが続いているので印鑑が求められることが多いのが現状ですが、最近はペーパーレス化や文書の電子化が進んで、書類の印刷がされないことも多くなりました。

環境にとってもいい流れであることはもちろん、文書の保管スペースが縮小出来ることから、メリットが多い動きであることに間違いはないですが、でも紙が印刷されないなら印鑑はどうすればいいのかと疑問に思われる方も多いのではないでしょうか。そこで最近はそんな動きに合わせて、電子印というものが使われはじめています。

電子印とは

その名の通りパソコン上で使用できる印鑑のことで、実は1995年にシャチハタの製品にラインナップされていたものでした。もともとはパソコンを使っているのに印鑑を押すためだけにわざわざ文書を印刷するという無駄をなくすために開発されたものでしたが、今まではそこまで普及しているものではありませんでした。

しかし2000年前後からペーパーレス化の動きが加速してからは徐々に普及しはじめ、さらにスマホやタブレットが普及し始めてからは普及がさらに進みました。今後もどんどんペーパーレス化が続いたりクラウドサービスが普及したりすることで、幅広く利用されていることが期待されています。印刷するという手間がなくなることから、業務の負担をより減らすことも出来るかもしれません。

電子印の作成方法

これから電子印を便利に活用していくためにも今のうちに作成したいけど、どう作ったらいいのかわからないという方も多いのではないでしょうか。そこでここからはいくつかある電子印の作成方法を紹介していきます。

インターネットから作成する

まずはインターネットで作成するという方法です。どんどん普及が進んでいる電子印なので、最近では無料で作成できるサイトも増えており、誰でも簡単に自分の印鑑を電子化することが出来ます。

導入したいと思ったときにいつでも作成できるというのはもちろん、費用もかけずにできるなら作らない理由がありませんよね。ただインターネットで手軽に作成ができるという事は、独自性がないというデメリットにも繋がります。

大切な文書等には使用できないことも多いですが、そもそも大切な文書は署名等も必要となるので、どの方法で作成しても電子印が使えないことが多いのが現状です。あくまでも承認印として使いたいという時には、おすすめの作成方法と言えます。

画像から作成する

画像編集ソフトが使えるという方におすすめなのが、画像から作成するという方法です。電子印にしたい自分の印鑑を紙に押してスキャナーでパソコンに取り込み、その後背景を透過することで電子印にするという方法で、自分が実際使っている印鑑を電子印にできるという特徴があります。

背景透過処理さえスムーズに出来れば、インターネットで電子印を作るより独自性がある方法と言えます。ただしあくまでも画像の電子印となるので、時刻表示や認証機能を付与できないというのがデメリットとなります。インターネットで作成するよりも信用度が低くなるので、承認印として使えるのかどうかは社内での判断になりますし、インターネット作成の電子印と同じく、重要な書類には使用できないので注意が必要です。

wordの図形から作成する

もう一つ手軽な方法としておすすめなのが、Wordで作成するという方法です。インターネット上で作れるので手軽だという事はもちろん、パソコンにもともと備わっている機能をつかって作成が出来るので、インターネットより手軽と言えます。

またネット環境がなくても作成できる方法であるというのも、メリットの一つです。ただしあくまでも自分で形等を作らなくてはいけないことから、実際の印鑑よりスタイリッシュにならないというのがデメリットとして挙げられます。そして他の方法と同様に、Wordで作った電子印も重要な文書には使えないので、注意して利用してください。

電子印のメリット

簡単に作れるという事は分かっても、自分には電子印を作るメリットがあるのかどうか疑問におもいますよね。そこでここからはどんな方が電子印を作るメリットがあるのかという事を詳しく解説していきます。

社内決裁をメインで利用する方

説明した通り、電子印は重要な文書に使えないという場合が多いです。いくらペーパーレス化が進んだからと言って、署名が必要な文書や電子印が適応されない文書がなくなることはないと予想されるので、これからは全く印鑑が必要なくなるというわけではありません。

よって印鑑は大切な文書に使う目的で所持しているという方には電子印は向きませんが、逆に社内決裁をメインに印鑑を使用しているという方には最適と言えます。これから社内文書に関してはよりペーパーレス化が進んでいくことが予想されるため、社内で電子印が承認印として効果を発揮すると認められている場合は特に、電子印を使うメリットは大きいと言えます。

場所や時間に囚われたくない方

今まで印鑑は文書を印刷してから押し印をする必要がありました。そのため出先ですぐに承認したいものでも社内に帰ってからしか出来ませんでしたが、電子印ならメールやクラウド上で送られてきた文書に出先でも押し印をすることが出来ます。

そうすることで急ぎの文書でもいつでも承認をすることが出来るので、迅速に業務を進められることはもちろん、出張に出ていても書類の処理をすることが出来るようになります。出張や外出をしていても、場所や時間にとらわれることなく書類を決裁したいという方には、電子印はメリットが大きいと言えます。

時間をかけたくない方

これまでは書類を印刷して確認した後、印鑑を押してしてから送付しなくてはいけないという手間がかかっていたと思います。でも電子印を使えば、まず書類を印刷するという手間が省けることはもちろん、確認後そのままメールやクラウドサービスで送付をすることが出来るので、承認にかかる時間を大幅に減らすことが出来ます。

また今までは印刷した文書を先方に郵送していたことで、郵送の時間もかかっていましたが、それをメールやクラウド上で行うことでその時間も省けます。自分の手間を省くということはもちろん、相手にとっても時間を短縮することが出来るというメリットがあるので、とにかく時間をかけたくないという方におすすめです。

おすすめの電子印

電子印を導入するメリットやデメリットを理解した上で、実際に作成してみたいと思った方のために、ここからは今日からでも使えるおすすめの電子印を紹介していきます。

web印鑑

インターネット上で作成したいという方におすすめなのが、web印鑑です。無料で利用できるサービスであるのに、印鑑の書体やサイズ、色まで詳しく指定できるのが特徴で、オリジナルの印鑑を作る事ができます。

日本の名字上位1万姓が登録されているというのも、おすすめのポイントの一つです。サイズやパターンをいくつか作っておいて、文書によって使い分けをするというのもおすすめの活用法です。ボタン一つで簡単に作れるので、誰でも手軽に利用できます。

エクセル電子印鑑

自分のパソコン上でオフラインでも作れるのが、エクセル電子印鑑です。エクセルには色々な種類の電子印が内蔵されているため、用途に合わせて作成できるのもおすすめのポイントです。名前の印鑑だけでなく、会社の角印や日付の入ったデータネーム印なども作成できるので、様々なシーンで活躍してくれること間違いなしです。その場でその都度手軽に作成ができるので、とりあえず一度電子印がどんなものなのか使ってみたいという方にもおすすめです。

クリックスタンパー

スタンプ風のベクター画像を作成できるフリーソフトのクリックスタンパーも、おすすめの電子印鑑の一つです。こちらもマル秘印や回覧印、名前と日付の入った電子印を作れるということだけでなく、拡大や縮小をしても画質が劣化しないメタファイルでエクスポートすることが可能なので、その時に合わせてサイズを変更できるというのもおすすめです。その他にもPNGやJPEGなど、様々な形式で保存が可能というのも特徴なので、便利に活躍してくれること間違いなしのソフトです。

電子三文判

クリックスタンパーと同じく、フリーソフトの電子三文判もおすすめです。承認はんこのフリー版のソフトで、よくある名字200印影をあらかじめ組み込んであるので、無料で利用が出来ます。

ソフトをダウンロードすればエクセルなどでオブジェクトとして挿入が可能です。認印だけでなく承認印や回覧印などを利用することも可能なので、名字がないという方でも十分に便利に活用できるソフトです。

パパッと電子印鑑free

パパッと電子印鑑Freeでは、認印からデータネーム印、会社用の角印や業務用のスタンプとして使えるユーザー印まで、無料で作る事が出来るのでおすすめです。

ワードやエクセル上に作成した印鑑を挿入したいとき、デスクトップ上に表示させた印鑑パネルからドラッグとドロップで簡単に挿入が出来るというのも、おすすめのポイントの一つです。印鑑パネルには何種類かの電子印を常駐させておけるので、さらに業務の時間を短縮することが出来るようになりますよ。

電子印まとめ

印鑑は日本国内でとても重要な役割を果たすものとして、これからも利用されていくと予想されます。大切な文書や正式な文書に関しては、これからも印刷された書面に印鑑を押す形でこれからも利用されていくと予測されますが、今後ペーパーレス化や業務のクラウド化が進んで行くにつれて、社内の書類等には電子印が広く利用されるようになることは間違いありません。

自分の業務の手間を省いたり、より迅速にどこでも業務が行うことができるようにしたりするためにも、電子印を作成して時代の波に乗り遅れないようにすることをおすすめします。社内でまだ電子印による承認が認められていないという場合は、まずはそこから迅速に変えられるようにしてみましょう。

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