グループウェアのメリット・選ぶポイントとおすすめ10選

グループウェアのメリット・選ぶポイントとおすすめ10選

グループウェアを利用することは大変オススメです。最近ではますます多くの企業がグループウェアを活用してきていますから、他社に遅れないようにするためにも導入しておきたいところでしょう。グループウェアを導入すれば業務も効率化してきますし、コストダウンにも繋がってきます。

とはいえ、グループウェアにいてはまだまだ十分に理解されているともいえないことも確かです。特にグループウェアは大企業向けのソフトウェアだと考えている人も多いですが、これは大きな間違いでもあります。むしろ中小企業のような規模が小さい会社に是非とも取り入れてほしいくらいです。

ここではそんなグループウェアについて1からじっくりと解説してきますから、もしもグループウェアについて興味を抱いているという人はチェックしてみてください。

グループウェアとは

まず、グループウェアについて詳しくなりましょう。グループウェアとは組織内の情報共有のためのソフトウェアのことであり、スケジュール管理や顧客情報の共有、迅速なコミュニケーションなどが可能になってきます。また、グループウェアは実に多様な機能も備えており、電子メール機能やスケジュール管理機能、電子掲示板機能、リアルタイムチャット機能、ワークフローシステム機能等も設けています。

はっきりいって最近のグループウェアは多様なビジネス関連ソフトウェアを集約化したものといっても過言ではないくらいに、機能が盛りだくさんになっていることも特徴。

何より最近ではウェブブラウザを用いたシステムも増えてきており、特にソフトウェアの導入も必要ではないというケースも増えています。この場合にはスマートフォン等からブラウザでアクセスするだけですから、初期費用も安く抑えられますし、どのような端末であっても利用できるという利点もあります。

セキュリティー面でも向上していますから、ますます安心して利用できるようになっていることも利点です。価格的にもますます安くなっているので、とりあえず試しに導入してみるということも可能。このように実に多様な魅力がありますから、一度は導入を検討しておくことをお勧めします。

グループウェアのメリット

グループウェアを取り入れるメリットは実に多くなっています。例えば、グループウェアを取り入れば情報共有が簡単に出来るようになってきます。これによりビジネスが加速しますし、出先からでも簡単にファイル共有などが出来ます。結果としてコストダウンにも繋がってきます。

他に、グループウェアがあれば多様なソフトウェアを一元化出来ます。ファイル共有ソフトウェアやチャットソフトウェア等をすべてまとめられますから、色々とシンプルにしたい場合にもお勧めします。

グループウェアがあればリモートワーク等にも役立ってきます。コロナワールドにおいてもグループウェアで通常のように仕事も出来るようになってきます。災害時等にも役立ってきますから、やはり取り入れてみることが大事です。

グループウェアの選ぶポイント

グループウェアを選ぶ際には色々と比較検討しておきたい点があります。まず、グループウェアの機能を比較してみてください。機能もグループチャット機能やスケジュール管理まで実に多様なものがありますから、使いたい機能を備えているグループウェアを選んでみると良いです。機能もオプションで付けられるというグループウェアもあります。

ほかに、グループウェアはそれぞれ利用対象も変わってきます。大企業向けのかなりセキュリティーもしっかりした製品もあれば、中小企業向けのシンプルな製品もあります。価格も変わってきますから、この点についても比較してみてください。中にはどんな企業形態であっても対応しているものもありますが、やはり自分の会社規模に特化しているグループウェアの方が使いやすいことは言うまでもありません。

更に、コストもかなりソフトウェアによって様変わりしてきます。中には月に500円で利用可能なものもありますし、機能が豊富なものの月に数千円かかるものもあります。価格の差は大きいですから、この点も要注意です。初期費用はゼロのところが多いですが、これも変わってくるので比較検討が必要。

おすすめのグループウェア

グループウェアはますます多様なソフトウェアが増えています。主要なものだけでも100種類以上もあるくらいですが、それだけに選ぶ際には悩んでしまうことも多いはずです。ここではそんなグループウェアの中でもおすすめの製品について紹介していきますから、これからグループウェア導入の際の参考にしてみてください。

Aipo

Aipo、Aipoはシンプルなグループウェアの一つです。こちらはTOWN株式会社が提供しています。スケジュール管理等も簡単に出来ますし、ビジネスチャットツール等も備えています。また、カレンダー機能も豊富であり、Outlookカレンダー等とも同期が可能です。

価格的にも激安価格であり、月が200円から利用可能。それでいて機能もオプションでどれだけでも増やせますから、実に使い勝手がよくなっています。最初に導入するグループウェアとしてもお勧めしますから、検討してみると良いです。カスタマーサービスもしっかりしており、色々と相談しやすくなっていることも見逃せません。

サイボウズOffice

サイボウズOfficeは中小企業において高いシェアを誇っているグループウェアになっており、クラウド型・パッケージ型等が用意されていることも特徴。月額は一人あたり500円から利用できますから、実に格安に用いていけることも特徴です。

それでいて1ユーザー辺り5GBの高容量を誇ることも人気の理由になっています。また、カスタムアプリ等も作成出来るというサイボウズOfficeならではの機能も見逃せません。全体的に実にレベルが高いグループウェアですから、取り入れてみると良いです。

desknet’s NEO

desknet’s NEOは文章管理から情報共有までシンプルに行えるグループウェアになっています。5年連続で顧客満足度NO1なことも特徴になっていますし、業務アプリケーションを簡単に作成できるAppsuite機能もあります。大企業から零細企業に至るまで、実に多様な事業者に対応していることも利点。1ユーザー400円から利用できる格安さも見逃せません。直感的なインターフェイスも魅力です。

WaWaoffice

WaWaofficeは株式会社アイネットOECのグループウェアです。こちらは誰でも使いやすいインターフェイスが特徴になっており、導入しやすいことが利点。体感的に使っていけますから、無理なく従業員にも使ってもらえます。ほかに機能も豊富なことも人気の理由であり、SDAやワークフローシステム、タイムカード、データベースシステム、社内報等を備えています。

機能はオプションでつけられますから、コストダウンにも役立ってきます。ほかに、TV会議システム等も利用できることもあり、リモートワーク等にも役立って来ることです。価格も月額500円ですから、実に安いことも利点。何かとお勧め出来るグループウェアですが、導入も実にしやすいのでまずはトライアルで導入してみるのもおすすめします。

社内報アプリ

社内報アプリは社内報が簡単に作れるのが利点です。また、コミュニケーションに大変力を入れており、チャット等を用いて情報共有も簡単に出来るようになっています。こちらのグループウェアは価格的にも安いですから、取り入れやすいことも利点です。社内報アプリは導入事例も多く、導入も簡単ですから、グループウェアについて気になっているという人は取り敢えず試してみても良いです。

J-MOTTOグループウェア

こちらは中小企業に特におすすめのグループウェアになっています。かなり価格的にも安いですから、コストダウンを狙っている場合にも検討してみると良いです。導入価格は月に3000円程度であり、そこまで従業員規模が大きくない会社に適しています。

安いからといって決して性能的に不足がないことも特徴です。例えば、25種類にも及ぶ多様な機能が利用できます。それだけでなく、サポート体制もしっかりしていますから、安心して使っていけることです。まずはグループウェアを試してみたいという場合にもお勧めします。

Garoon

Garoon(サイボウズガルーン) サービス概要・料金・導入実績

Garoonはサイボウズ株式会社のグループウェアです。Garoonはガルーンと読みます。大企業から小規模な事業者まで、多様な会社に対応していることもあり使い勝手抜群です。価格も事業者規模によって様変わりしてきます。また、多様なタイムゾーンに対応しており、海外の事業者ともやり取りしやすくなっています。

特に他部署間でも使いやすいスペース機能等があるので、より部署間における交流を深めたいという場合にも活用しておくべきです。実績も豊富であり、5200社以上の会社が利用しています。業界によっては標準グループウェアとなっているくらいですし、色々なプランも選べることも利点になっています。

ジョブマネLite

ジョブマネLiteは顧客管理が簡単に出来るグループウェアになっています。営業部署における採用率も高いですが、このジョブマネLiteは多様な機能も備えています。例えば、商談日報機能も付いていますから、便利に使っていけることは言うまでもありません。ほかに、ファイル共有や掲示板書き込み等も出来ますし、スマートフォン対応もしています。これだけ機能が色々とあるにも関わらず、コスト的にはかなり安いといったことも利点です。

また、トライアルで試したいという場合には10人までであれば無料で利用可能です。規模が小さい事業者であれば無料でいつまでも使えますから安心できます。

デジタルスフィアA‐R‐S

デジタルスフィアA‐R‐Sはクラウドに強いグループウェアになっています。こちらは先進技術を採用しており、実にセキュリティー面でも安心して利用できることが特徴。多様なクラウドサービスを活用して、出先でコミュニケーションやファイル共有を図ることも簡単に出来ます。

価格的にはそこまでお得ではないかもしれませんが、やはり安心して利用できるのが最大の利点です。デジタルスフィアA‐R‐Sは機能も豊富につけられるのでカスタマイズ性も抜群。このように利点が多いものの、まだまだシェアはそこまで高くないことには気をつけないといけません。

Confluence

Confluenceはリモートワークに最適なグループウェアです。こちらは無料でトライアルすることもできますから、まずは利用環境を確かめる目的で導入してみると良いです。もしも気に入ったら本格的に導入しても構いません。また、製品ラインナップも色々とありますし、多様なテンプレートも容易されています。

SOHO等にも向いているConfluenceですが、ブラウザ等から簡単にアクセス出来ることも利点。価格はユーザー数によっても変わり、10ユーザーまでならば常に無料で使えることも特徴。10ユーザー以上になっても月に千円程度で使うことも出来ます。

このように無料で試したい場合には実にオススメできる製品になっていますが、無料バージョンは匿名のアクセスが出来ないといったような制限があるので気をつけないといけません。

グループウェアまとめ

グループウェアは実に多様なものがあって悩むこともあります。今回紹介したものから色々と検討して自社にあったものを選んでおきたいところでしょう。

トライアルを設けているとことも多いので、まずはこうしたトライアルを利用して利用感も試してみてください。

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