受注率が上がるプレゼン資料の作り方！必要なたったひとつのテクニック

クライアントへの提案、社内でのミーティング、奥さんへの小遣いアップ交渉…あらゆる場において求められるのがプレゼンテーションです。

最近、プレゼンというとTEDやケータイの新機種の発表会のようなエンターテイメント感のあるものがよく目に止まりますが、ビジネスの場においても必要な武器のひとつです。

しかし、いざプレゼンをすることになると、慌ててしまう人が多いのも事実です。
資料作りにとても時間を掛けてしまったり、そもそもどのようにプレゼンの準備を進めて良いかわからなかったり…。

今回は、受注率が上がるプレゼンに役立つ、プレゼン資料の作り方をご紹介します。
実は、プレゼン資料を作るのに大事なテクニックは、たったひとつなんです。

もったいぶるわけではないですが、どういう資料が受注につながりやすいのか、まずはそこから考えてみましょう。

プレゼンを終えたあと、クライアントが決断をするのは、商品やサービスを導入することで得られるメリットを十分に理解したときです。
どうすれば十分にメリットを理解してもらえるのか、それはわかりやすいプレゼンをすることに尽きます。

では、わかりやすいプレゼンとは？
それは、上手な構成の話と、見やすい資料とが揃ったプレゼンです。

それでは、見やすい資料を作るために必要なたったひとつのテクニックとは何でしょうか？

それは、「シンプルに作る」こと。
それだけです。
頑張ってシンプルなプレゼン資料を作りましょう！

…

…

と、終わってしまうわけにはさすがにいかないので、ここからは少し具体的に、プレゼン資料をシンプルに作る方法をご紹介していきましょう。

もちろん、この「シンプルに作る」というのは冗談ではなく、プレゼン資料を作るにあたって再優先すべき要素です。
それを念頭に置いたうえで、この先を読み進めてください。

プレゼン資料を作っていてしばしば陥りがちなのは、スライドに文章がずらーっと並んでいる状態。

まず気をつけなければならないのは、プロジェクターなどを使って映しだされるスライドと、話を聞く側に渡される資料とは別物であるという点です。

手元に渡された資料とまったく同じ内容が映し出されていることがありますが、それであれば、わざわざプロジェクターなど使わなくてもただ読み合わせをすれば良いのです。

プレゼンの主役はあくまでもトーク。
スライドはその補足です。
そう考えれば、プレゼン資料にやたらと情報を詰め込むのが誤りだと気付けるのではないでしょうか。
プレゼン資料をシンプルにすることで、プレゼンの内容をよりわかりやすく伝えることができるのです。

「ワンスライド・ワンメッセージ」という、プレゼン資料を作る上でよく言われるフレーズがあります。
スライド1枚で伝えるメッセージはひとつ、これを意識しましょう。

シンプルなプレゼン資料を作るには、余分な情報・要素を捨てていく作業が必要になります。
いわば断捨離です。
見やすさを阻害する要素はどんどん捨てていきましょう。

4-1.文章である必要はない

これは当サイトを紹介する文章です。
文章自体にはおかしなところはないのですが、これをそのままプレゼン資料としてスクリーンに映し出すと、途中で行が変わっていて読みにくいですよね。

プレゼン資料においては、日本語として正しい文章を目指すよりも、余分なパーツを捨てて、情報として見やすくわかりやすくなることを追求しましょう。

この文章は、箇条書きに直すことで見やすくなります。

4-2.アニメーションも最低限に抑える

パワーポイントの使い方がわかってくるとついやってしまうのが、アニメーションを大量に組み込んでしまうこと。
筆者もかつて社会人生活を始めたばかりの頃、部内プレゼンでテキストやオブジェクトがぐるんぐるん回るアニメーションをふんだんに使った資料を用意して、「どれだけ回してるんだ」と失笑を買った経験があります。

アニメーション自体は、決め所でうまく使えばわかりやすい効果をもたらしますが、使うタイミングがおかしかったり、使いすぎたりしていては逆効果です。
アニメーションも断捨離を進めましょう。

先ほどのプレゼン資料の最後に一行増やしたものです。
文章を箇条書きに直してはいますが、情報量が増えてくるとだんだん見づらくなってきます。

こうした時には、図表を活用しましょう。
そのほうが、パッと見た時に全体像をつかみやすくなります。
大胆に文章を刈り込んだとしても、トーク上でちゃんと説明をしていれば十分伝わります。

文字でスライドを埋め尽くすよりも、積極的に図表を活用していきましょう。

30年前に発売された名作『スーパーマリオブラザーズ』がヒットした理由の一つは「マリオが右に進むから」だという都市伝説のような話があります。
実はこの説は科学的にも証明されていて、ヒトの脳は右から左ではなく、左から右に流れていくのを好むようにできているんだそうです。
そういえばマリオ以外でも、ソニックもロックマンもアーサーも、みんな有名なゲームの主人公は右に向かって“前進”していますね。

プレゼン資料においてもこの考えは当てはまります。
一枚のスライドの中で、時間軸は左から右に流れます。
また、縦方向では当たり前ですが、上から下に流れています。
情報の流れは左上から右下に流れていくように配置しましょう。

テキストやオブジェクトを配置するときに意識するのは、時間軸だけではありません。
「まとめる＆揃える」がキーワードです。

一枚のスライドに複数のグループが存在する場合は、グループごとに情報をまとめると、わかりやすさが増します。

また、オブジェクトの形や大きさ、そして位置を揃えると一気に見栄えが良くなります。

同様に、フォントや文字のサイズも一定のルールを用意して揃えることも重要です。
凝ったフォントでなく、メイリオなどを使うのが良いでしょう。

ここまで、「シンプル」を意識したプレゼン資料の作り方をご紹介してきましたが、「よし、じゃあプレゼン資料を早速作ってみよう！」といきなりパワーポイントを立ち上げてはいけません。

あまり考えのないままにパワーポイントに向かっても、受注につながる良いプレゼン資料は出来ません。
まずは構成をしっかりと組み立てていきましょう。

いま読んでいるような記事を書くときにも構成をまず用意しますが、それと同じです。
プレゼン資料は図表なども使うため、まずは手書きで内容やレイアウトをメモしながら考えていくのが良いでしょう。

プレゼンテーションには、その目的に応じたさまざまな論法があります。
受注を狙うプレゼンであれば、DESC法を使ってみましょう。

DESC法はDescribe（描写する）、Express（表現する）、Suggest（提案する）、Consequence（結論）の順にトークを進めていく方法です。

背景を説明した上で課題を提示して、その解決策を提案するというのがこのDESC法の流れです。
（※CをChoose（選択する）とするものもありますが、今回はConsequenceを使用しました。）

こうしてプレゼンの骨格を創りだしたら、これをどのようにスライドで表現するか構成を練り、構成とレイアウトがある程度固まったところで、いよいよパワーポイント上で実際の作成に取り掛かりましょう。

作成をはじめたら、まずは最初から最後まで、作ってしまいます。
形や位置を揃えるような細かい作業はあとでまとめて行うようにしましょう。
途中で「こうしたほうがわかりやすいな」と変更することも少なくないからです。

ざっくりとした形で全てのスライドが出来たところで、細かい調整を行い、これで完成です。
もちろん資料が出来ればおしまいというわけではありません。
資料を見ながらトークの練習を重ねて、プレゼン本番に望みましょう。

前半の繰り返しになりますが、プレゼン資料はシンプルであることが何より重要です。
資料がシンプルであれば、そのぶん、話す内容にも注目してもらえます。

プレゼンの機会を重ねるごとに、自分なりの必勝パターンが見えてくるはずです。
良いパターンが見えたら、そのプレゼン資料もテンプレート化しておけば、今後の時間短縮にもつながります。

良いプレゼン資料と良いプレゼンで、受注を勝ち取りましょう！