企業内の情報共有やコミュニケーションを活性化させるグループウェアを選ぶポイントとおすすめのサービス10選

業務効率をアップさせるためには、社内で円滑に情報共有が行われることも重要です。スムーズで確実な情報共有を実現することができれば、組織として生産効率をアップさせることができます。

しかしながら、現実問題として情報共有を円滑に行うことができていない企業は少なくありません。企業の規模が大きくなればなるほど、これが困難になりやすいという現状があります。そのような問題はグループウェアを導入することで解決することができるでしょう。

グループウェアを利用すればスムーズな情報共有を実現することができます。自社に合ったサービスを導入するためにも、グループウェアの基礎的な知識やおすすめのサービスについて知っておくことが大切です。

グループウェアとは？

グループウェアは、社内で情報共有を行うための複数のツールが組み込まれているソフトウェアのことを指しています。従来はメールを活用していた企業が多かったですが、これではリアルタイムに情報共有を行うことが困難です。

グループウェアにはメールだけではなくチャットなどのコミュニケーションツールが含まれているので、これを活用することでリアルタイムに情報を共有することができます。

これ以外にも、ファイルの予約や会議室の予約、スケジュール管理機能といった仕事の効率化に繋がるツールが含まれているものがあるので便利です。社内SNSのようにコミュニケーションだけに重点を置いていないので、あらゆる情報を簡単に共有するために最適だと言えます。

グループウェアを選ぶポイント

自社にグループウェアを導入したいと考えるのであれば、選ぶときのポイントを知っておくことが大切です。まずはクラウド版とオンプレミス版のどちらを選ぶか決める必要があり、前者は低コストだけれどカスタマイズ性が低い、後者はカスタマイズ性やセキュリティ性が高いけれど費用も高いなどの違いがあります。利用人数や機能面も重要であり、必要な人数や機能を満たしていなければ上手く運用することができません。

目的や用途に応じて、これらを考慮してサービスを選ぶことが重要です。また、導入後上手く使いこなせない人がいるという事態を避けるためにも、UIや操作性についてチェックをして、社員みんなが使いやすいものを選ぶことが大切です。

おすすめのグループウェア

グループウェアを導入する際は、複数のサービスを比較検討することで、より自社に合ったサービスを選ぶことができるようになります。おすすめのサービスについて紹介するので、特徴やメリットを知った上で選ぶようにしてください。

kintone

kintone(キントーン)は、必要に応じてアプリやコミュニケーションスペースをいくつでも追加できるグループウェアです。スタンダードコースであればそれぞれ1,000個、500個を追加できますが、ライトプランでも200個、100個まで追加することができます。

個人個人が様々なアプリを活用して業務効率をアップすることができるだけではなく、社内ポータルのような場を設けることができるので、円滑な情報の共有を実現することができます。

添付ファイルの中身まで簡単に検索することができるので、膨大な量の情報が共有されていても、必要なものをすぐに見つけることが可能です。業種や部署ごとに役立つアプリが用意されており、あらゆる企業や部署でサービス内のアプリを活用してデータをまとめ、情報を共有することができます。

WaWaoffice for Workspace Organizer

WaWaoffice for Workspace Organizerは既存のシステムとも連携させることができ、誰でも簡単に利用できるグループウェアです。すでに他のシステムを活用している場合は新たなグループウェアを導入することが面倒に感じられるものだと言えますが、AFAやワークフローとの連携や独自機能の追加など、ユーザーのニーズに対応してくれるので便利だと言えます。

シンプルな画面で操作も簡単なので、グループウェアのようなツールが苦手な人がいる場合でも安心です。出張で説明や操作指導を無料で行っているので、導入しても使いこなせるかどうか心配な場合でも安心のサービスだと言えます。サーバは常に有人で監視が行われていますし、SSLやアクセスログなどを標準装備しているので安全性も高いと言えます。

desknet’s NEO

desknet’s NEOはあらゆる業種や職種に対応しやすいグループウェアであり、パッケージ版とクラウド版から自社に合ったものを選択して利用することが可能です。ビジネスに必要な機能が標準装備されており、メールや回覧、スケジュールやプロジェクト管理、設備予約やToDoリストなどを簡単に利用できます。1ユーザーあたり月額400円から利用できるというリーズナブルさも魅力の1つです。

AppSuiteという作成ツールを活用することで非効率な社内業務を簡単にシステム化することができるので、台帳管理や業務処理などの効率化を実施することもできます。スムーズな情報共有や業務の効率化によって、働きやすい環境を作りたいと考えている場合におすすめのサービスです。

Garoon

Garoonは日英中の3か国語に対応している便利なグループウェアです。複数の言語に対応しているのでグローバル企業でも導入しやすいですし、一画面に必要な情報が集約されているので、パソコンの操作などが苦手な人が多い会社でも安心だと言えます。

メールや掲示板、在庫管理や顧客名簿などのあらゆる情報を一括に管理することができますが、これ以外にも優れた特徴があることを知っておきましょう。このサービスを利用する場合はアクセス権を細かく設定することができるので、必要な相手にだけアクセス権を付与することが可能です。派遣社員やアルバイト、協力会社などと一緒に利用する場合でも、アクセス権が設定できるので安心だと言えるでしょう。

GroupSession byCloud

GroupSession byCloudはクラウド型のグループウェアです。クラウドサービスを利用するので難しい導入作業は必要ありません。手軽に社内の情報共有に必要な機能の利用を開始することができます。メールやチャットの他には施設予約やスケジュール、稟議やファイルの管理や共有が可能です。

チームワークを向上させることができるような機能が取り揃えられているので、円滑に情報を共有することができます。クラウドサービスはセキュリティ性が心配と感じる人も多いですが、このサービスではSSL証明書対応やグローバルIPによる接続制限設定ができるので安心です。

運用を止めることなく定期的なバックアップが行われているので、システム障害や災害のときにもデータ損失のリスクを低くすることができます。

J-MOTTOグループウェア

J-MOTTOグループウェアは、低コストで使い勝手の良いグループウェアを提供しているサービスです。グループウェアを導入したいけれど、コストの関係で断念している企業も少なくありません。20ユーザー、200MBまでの場合は月3,000円で運用を行うことができます。

利用者が20名以下の少人数の企業にピッタリです。リーズナブルな価格で利用することができますが、情報発信以外にもスケジュール登録や共有、来客管理や会議の予約、ワークフローの申請や承認まで行うことができます。

機能拡張にも対応しており、業務作成や交通費や経費精算ツールも組み込むことが可能です。スマートフォンはもちろんのこと、フィーチャーフォンからの利用も対応しているのでスマートフォンに切り替えていない社員がいる場合でも便利だと言えます。

ジョブマネLite

ジョブマネLiteは、ファイル共有だけではなく顧客管理やスケジュール管理、商談日報の自動作成など、業務効率アップに繋がるツールに力が入れられているサービスです。電話メモやワークフロー、従業員管理などにも対応しており、多様な用途で使用することができます。

このサービスには無料プランが設けられており、人数が10人まで、容量が1GBまでであれば初期費用0円、月額費用なども無料で利用することが可能です。人数や容量を超えてしまう場合は有料となり、21人以上の利用や5GB以上の利用は要相談となっています。社員数が少ない企業で導入したいと考えているのであれば、無料で利用できる可能性もある便利なグループウェアだと言えるでしょう。

Zoho Connect

Zoho Connectはチームワークの向上や迅速なコミュニケーション、見つけやすいファイル管理に力を入れているサービスです。グループ機能やフィード機能で、チームで情報が共有しやすい環境やスムーズにコミュニケーションを取ることができる環境を実現しています。

メンバーがネットワーク内でどのようなやり取りを行っているか把握することもできるので、社員の様子についてグループウェアを介して知りたい場合にもピッタリです。

この場所から複数のアプリにアクセスすることができ、Googleドライブなどの業務で利用しやすいアプリと連動することができます。全ての通知をまとめて受け取ることができるので、他のアプリを起動して確認する手間を省くことが可能です。

Confluence

Confluenceは小規模な企業から大規模な企業にまで対応しているグループウェアであり、人数に応じてプランを変更することができます。全ての社員が情報を共有することができるので、部署間で情報の引継ぎが上手くいっていないというトラブルをなくすこともできるでしょう。

あらゆる情報を分かりやすく共有するためのテンプレートが用意されているので、これを活用することで情報をきちんと整理した状態で共有することができます。業界で検証済みのセキュリティが採用されている、プライバシー管理やデータの暗号化を徹底しているのでセキュリティの面でも安心です。

OfficeやDropbox、Googleドライブなどとも連動できるので、こういったサービスをすでに使用している場合にも便利だと言えます。

mitoco

mitocoは堅牢なセキュリティであり、厳しいセキュリティ基準をクリアするSalesforceプラットフォーム上で開発されています。不正アクセスを防ぐ二要素認証、ログインIPアドレス制限などによってセキュリティを強化しているので安心です。効率化にも力が入れられているグループウェアであり、一般的な機能が使えるだけではなく、会議日時を決める際はメンバーを指定することで自動的に全員が参加できる日時が表示されます。

社内で情報共有が行いやすいだけではなく、取引先やお客様にも安全にファイルを共有することが可能です。独自のURLとパスワードで共有できるので、便利だと言えます。外部ユーザーの招待機能もあるので、取引先やパートナー企業の人も利用可能です。

近頃は様々な種類のグループウェアから利用するサービスを選ぶことができます。選ぶ種類によって利用できる機能や人数などが違っているので、あらかじめどのようなサービスであるかチェックしておくことが大切です。選び方を間違えてしまうと、せっかく導入してもスムーズに情報共有を行うことができない可能性が高くなります。

グループウェアの導入で失敗したくないと考えるのであれば、複数のサービスを比較検討して導入するものを決めるべきです。使い勝手が良い便利なサービスを紹介したので、この情報を参考にすることをおすすめします。

複数のサービスを比較検討し、社内で円滑に使用することができるようなグループウェアを選ぶようにしてください。