業務を効率化するRPAとは?メリットや選び方、おすすめのRPAツール10選も紹介

業務を効率化するRPAとは?メリットや選び方、おすすめのRPAツール10選も紹介

かつてはどんな業務でも人の手で行ってきましたが、機械が導入されインターネットが導入されて、現在ではAIという人工知能を使ったソフトウエアや技術が開発されて、できるだけ人の手を使わなくてもスムーズに業務が行われるようなアイテムを導入している企業がどんどん増えています。

その中にRPAというソフトウエアがありますが、RPAとはどのようなもので、どんなメリットやデメリットがあるのか、などについて解説していきます。

RPAとは?

RPAは、「ロボティックプロセスオートメーション」の略語で、パソコンで行う業務を人に変わってロボットが行うソフトウェアです。かつて人の手によって作られていたものを機械が変わって作るようになったことと同じように、パソコンで行う事務的な業務をロボットが行うことができるというもので、工場がオートメーション化したように、RPAによって事務の業務においてもオートメーション化が実現したということです。

モノを作る工場がオートメーション化したことで人材の削減ができたように、パソコン業務においても人材削減や労働者の勤務時間を減らすことができます。そのうえRPAは使い方が簡単で、プログラミングの知識がなくて使えるツールです。

RPAブームの社会的背景

RPAの導入が行われてきた背景には、少子高齢化による人手不足があります。働き手は少なくなってきたことで一人当たりの勤務時間が増えたり、過酷な労働を強いられるようになってきました。

そこで残業を減らす、労働環境を良くするなどの働き方改革が推進されるようになったことで、事務的な業務においてもロボットが使われるようになってきたという背景があります。人が働く場合は勤務時間や労働量に限界がありますが、ロボットだと疲れることなく24時間365日働き続けることができます。

このようにどれだけの時間でも同じ作業を続けてくれるRPAを導入することで、人間の仕事をほかのことに集中させることができ、人材不足でも業務を遂行できるようになるということが期待されます。

RPAのメリット

前述したようにRPAを導入することで、本来なら人がやる業務をロボットが代わって行ってくれ、しかもミスもなく24時間フル稼働でも大丈夫なので、作業はRPAに任せて作業者はほかの仕事をすることができるというメリットがあります。

パソコン業務はRPAの担当にして人は、取引先や顧客とのコミュニケーションを取るなどロボットにはできない仕事を行うという業務の分担ができるようになり、効率の良く仕事がはかどります。

次のメリットとしては人材を減らすことができることによる人件費の削減です。企業を運営する上で大きなコストを占めるのが人件費なので、それを減らせることで、コスト削減が期待できます。さらにRPAがミスすることなくまた人の手による作業ならミスをすることもありますが、ロボットだとプログラムさえしっかりしていればミスをすることもありません。

ミスがないとそのミスを直すために取られる時間を費やすこともないので、連日の残業などで劣悪な労働環境の中で働き続けることも防ぐことができるようになるというメリットもあります。

RPAのデメリット

RPAを導入すると、人材不足の悩みを解消した働き方を改革することができるというメリットがありますが、デメリットもあります。パソコンやサーバーを利用するので、情報が洩れるという可能性があるということです。情報の漏洩を防ぐには、セキュリティ対策をしっかりしておくことが重要です。

またパソコンやサーバーに何らかの不具合が起これば、RPAの業務も止まってしまうということです。そんな時には、トラブルが解消するまで、同じ業務を人間の手で続けて行えるようなマニュアルを作成しておくことが勧められます。さらに、初めにRPAがプログラミングした業務に変更があった場合にうまく変更されなければ誤作動が起こる可能性もあるというデメリットもあります。

そのような誤作動を防ぐには、RPAの業務に関わる社員同士が連携を取ってしっかりと引継ぎをしたりしてRPAの特性や業務内容を把握しておくことが大切です。

RPAツールの仕組み

RPAは、パソコン業務を行う人の仕事をまねして同じやり方で同じ仕事を行うツールです。ソフトをインストールした後、パソコン業務を行う人がいつも通りの業務を行うとRPAが自動的にその業務のプロセスを覚えてプログラミングをしてくれ、その通りの業務を続けてくれるというシステムです。

人間が行う業務をもとにRPAが自動的にルール化してプロセスを作成していくことをシナリオといいますが、そのシナリオを作る時には、画面上でRPAがファイルを開いたり入力しているのが出てくるので誰の目にもわかりやすく、修正をすることも可能です。

RPAの導入

RPAは、発注や請求書を処理する業務、人事や給与などの計算業務などに導入が勧められるツールです。導入に当たっては評価をして検討し、部分的に導入した後で社内全体で導入するという三段階で進めていくことが一般的です。RPAが使い方が簡単ですが、いろいろな種類があります。RPAを選ぶときにITに詳しいからとIT部門が評価をして実際に使う部門に使用するように言うと、ITに詳しくない社員が使うことになれば使いこなせない場合も出てきます。

そのようなことにならないためには初めの評価の段階で、実際に使う部門の社員も参加することが勧められます。そして使用前にRPAについての研修を受けて、RPAのことを知ったうえで使い始めるようにすればスムーズに使え、メリットが出てくることが期待されます。

RPAの注意点

RPAツールは複数のメーカーのものがあり、それぞれ異なる特徴も持っています。その中からどれが良いのかを選ぶときには、RPAをどのような業務において使用するのか、どの作業を任せるのかということをはっきりさせて、その目的に合ったものを選ぶようにすることが大切です。

今後ほかの部門や業務でも使う可能性がある時は、その部門でも使えるようなRPAを導入しないといけないので、事前の話し合いは重要です。

おすすめのRPAツール10選

様々なRPAがある中、それぞれどのような特徴があるのか、どのようなことに重点を置いて開発・製造されているのかということも含めておすすめのツールを紹介します。

UiPath

UiPathは、2005年にルーマニアのブカレストで生まれた会社です。「自分が喜んで働きたいと思えるような会社を作る」ということを企業目標に置き、2015年にRPAを発表しました。UiPathのRPAは、自動化できるロボットの一連の業務の流れを作るスタジオとその業務を行うロボット、そしてロボットの働きを管理するオーケストレーターという3つから構成されています。

その3つを構成することによって、わかりやすいものでロボットの状況が管理でき、ユーザーの管理などの機能もすべて管理することができます。サーバーにインストールするサーバー型にも個々のPCにインストールできるクライアント型のどちらにも対応していて、サーバー型は開発と実行のほかに管理も可能です。

Pega

世界中のソフトウエアの構築方法を変えることを目的として設立された会社で、お客様に合ったRPAのサービスが瞬時に提供され、またどこでも使用できるように工夫されています。

業務を単に認知するロボットというだけでなく柔軟に対応できるロボットであることが重要として、自動的に最適な処理を見つけることとその場で学習ができること、問題が発生するまでに予測できることができるロボットが用意されています。そのロボットはリアルタイムAIといわれていて、それがお客様の期待を裏切りません。

Winactor

WinactorのRPAは、NTTグループの中で研究を続けてきました。その技術とノウハウを生かし、Windows上で操作ができるアプリケーションと個々の業務をシナリオにして記憶し、業務の自動化を図ります。連携できるアプリケーションやシステムが多岐にわたるため様々な業務をサポートできます。行いやすい業務から順に、全体の業務にまで自動化を拡張していきます。

NTTグループの中で生まれたRPAなので、全国の関連企業がサポートをしてくれることとNTTデータが認定する技術者や講師も多数いるのでアフターフォローも安心です。トライアルがあるので、体験をしてから導入ができます。導入コストは手ごろな価格なので、企業が中小規模でも導入することが可能です。

BizteX cobit

BizteX cobitのRPAは、機能の追加や改善が柔軟にできるので、業務のスピードを速めることができます。そしてBizteX cobitの一番の特徴は、申し込みから利用が可能になるので3か月程度かかるところ、最短即日でも可能ということです。またどこよりも低コストであることもBizteX cobitの特徴です。

初期費用は30万円ですが、無料で1週間のトライアル期間があります。プランは3種類あり業務の量によって選ぶことができます。平均の業務時間が100時間程度の場合は、月額10万円のエントリープラン、300時間の場合には月額20万円のスタンダードプラン、500時間なら月額30万円のプロフェッショナルプランが用意されています。

AUTOジョブ名人

USAC SYSTEMという会社が開発した国産のRPAで、簡単な画面操作とミスが許されないような仕事も自動化を実現します。受注管理や出荷管理などの業務も、AUTOジョブ名人を活用して基幹システムから取引先のウェブサイトに入力させることができます。

社内においても基幹や経理、勤怠システムなどでAUTOジョブ名人を使って図面や報告書、名刺管理などのシステムにデータを連携させることができます。簡単で繰り返しのある作業をする人やミスをして残業をしたくないという人、お手頃な価格で導入したいお客様におすすめのRPAです。

RPAまとめ

RPAは人が業務をした通りにシナリオを作って、その作業を人に変わって行うツールです。人間と異なりロボットなので、24時間365日いつでも疲れることなく作業を進めることができ、業務をRPAに任せることによって、それまでその業務を行ってきた人は人間でしかできないような仕事に集中することができます。導入をすると、人材の削減と共に人件費を削減することができるというメリットがあります。

またRPAならミスをすることもなくなるので、その後始末のために残業をすることもなくなり、働き方改革に貢献することができます。このようなメリットをもたらすRPAですが、いくつかの製品があるので、選ぶときにはどんな業務のどの部分をRPAに任せるかという目的を明確にして、その目的の業務に合ったものを選ぶことが重要です。

またそのためにはRPAを使う社員のみならず社内全体で検討して決めるようにすると、導入後もトラブルなく業務の効率化が期待できます。昨今は特に人材不足や働き改革が推進されているので、RPAを導入することで人材不足が解消され、快適な労働環境を作ることが期待されます。

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