業務を効率化するタスク管理ツールの選び方とおすすめサービス10選

最終更新日 : 2020-04-28 Box

オフィス内でグループごとに作業を分けようと考えても、従業員同士で進捗を伝え合う環境が整っていないために、作業の仕分けが上手くいかずに仕事の効率が悪化してしまった企業も珍しくありません。

どうすれば作業を効率化できるのかと悩んでいる企業におすすめなのが、機械の扱いに慣れていない従業員でも気軽に仕様できるタスク管理ツールで、現在では多くの企業が導入しています。

TODOリストやプロジェクト管理機能などを含む便利なツールが増えており、作業を効率化する事で従業員の精神的な負担を減らせるのも魅力です。気軽に働ける企業を目指して業務を改善しようと考えている方々のために、扱いやすさと機能性で話題となっているタスク管理ツールをご紹介します。

作業の効率化に役立つタスク管理とは?

グループを分けて作業を進めようと考えても、進捗状況を可視化する事の難しさに頭を抱えている企業は、タスクのリストアップを行うだけで問題が解決する事もあります。

仕事の優先度付けをしてからムダな作業を削減するのがタスク管理の便利な点で、真っ先に終わらせるべき業務が何なのかグループ内で伝え合う事が重要です。他の従業員と協力しながら同じタスクをこなしていると実感できる事によって、仕事に対するモチベーションが上がるのもタスク管理の利点だと言えます。

やるべき項目をリストアップする事によって、タスクを完了させるために求められるスキルを可視化できるために、人員の割り振りをスムーズに行えるのもタスク管理を始める企業が増えている理由です。

実行可能な計画なのか事前に話し合えるために、人員が不足している事を他のグループに伝えやすくなり、従業員一人あたりの負担を減らす効果も期待できます。

タスクを完了できない原因が何なのか可視化できるおかげで、気合で乗り切れと上司から言われるような事もなくなり、従業員のストレスを削減できるのもタスク管理が重視されている理由の一つです。

作業の進捗を可視化できるために顧客への定期的な報告も提出しやすくなり、顧客が不安を抱えずに全ての作業が終わるのを待っていられます。顧客からの信頼が得られずにクレームがつく事が増えている企業は、タスク管理を始めるだけで問題が解決する可能性があると考えて、進捗の可視化を目指す事をおすすめします。

企業の収益アップに役立つタスク管理ツールとは?

プロジェクトが上手くいかずに収益がダウンしている企業が、作業の効率化を目的にタスク管理ツールを導入する事が増えており、作業量に関するデータをリストアップできるツールが多いのも魅力です。

小さな作業を一つずつ分割しながらリストアップする事で、仕事量を可視化できるところが便利な点で、一人の従業員の負担が大きすぎないか確かめる事が可能です。

本来であれば数人ほどの従業員が行うような作業を、一人に任せっきりになっている状態が続いていると、肉体的にも精神的にも従業員が追い詰められてしまう可能性もあります。

どのグループの人員が不足しているのか、特定のスキルを持つ人員が足りない事が収益ダウンの原因になっていないか、具体的に確かめてから今後の方針を決める事ができるのがタスク管理ツールの特徴です。

グループ内で従業員が会話をするために席を立つ必要がある企業は、席を立っている時間が長引くほど作業に遅れが生じてしまうので、タスク管理ツールを導入する事を推奨します。チャット機能やメール機能が充実しているタスク管理ツールも多く、他の従業員とモニターを見ながら会話ができて、必要なファイルがあればツールから送信する事も可能です。

社内のネットワークだけを使ってファイルの送受信を行えるために、外部にファイルが流出しないか心配せずに受け渡しができるところも評価されており、TODOの管理に特化している点が多くの企業から信頼されています。

従業員の負担を減らすためのタスク管理のポイント

作業の効率化に悩まされている企業は、タスクを分解せずに作業を従業員に任せっきりになっている事が多く、まずはタスクを分解する事が重要です。ステップを分けて作業を指示しなければ、タスクに対する理解度が不十分な従業員が何を始めたらいいのか分からず、指示を受けるまで待機したままになる事も珍しくありません。

タスクを可視化する事で分かる情報の多さ

TODOの管理をメモ帳などで行っていると見落としが発生する事も多く、タスク管理も電子化を進めるべきだと多くの企業が考えており、タスクを可視化するだけでなく定期的に表示する事も重要です。

その日にやるべきタスクを定期的に表示できるタスク管理ツールも増えていて、ツールを起動すると今日のうちにやるべきタスクが表示されるために、見落としが発生せずに予定を組めます。タスクの重要度や緊急度に合わせて、表示されるタスクの色分けができるのも便利な点で、色分けも含めて可視化を進める事が重要だと考えてください。

ツールを継続する仕組み作りを意識する

タスク管理は一度行うだけで企業全体の作業が効率化できるわけではなく、継続的にタスクを分解しなければ従業員一人あたりの負担が再び増えてしまう可能性もあります。出社するたびに最初にタスク管理を行う事を義務付けて、パソコンを起動すると自動的にタスク管理ツールが起動する設定にしている企業も珍しくありません。

自分に対してリマインドのメールを定期的に送信する設定にして、タスクの期限が近づくたびにアラームで通知するといった工夫も効果的です。作業の進捗をデータにまとめて報告できるのもタスク管理ツールの利点で、管理表を振り返る時間を作る事でもツールを継続する仕組みができあがり、従業員一人ずつの負担を減らす事に繋がります。

ツールを選ぶポイントはいくつかある

操作性や昨日の充実度など目的に合わせてツールを選ばなければ、扱いにくさに不満を覚えた従業員がストレスを感じてしまう可能性もあるので注意が必要です。職種や個人の好みに合わせて設定を変更できる、便利なタスク管理ツールをご紹介します。

機能性の違いを確かめながらツールを選択

有名なタスク管理ツールはTODOリストの編集だけでなく複数の機能を備えており、タスクごとに担当者の名前や説明文を記入する機能や、複数の従業員でデータを共有できる機能もあります。

PCやスマートフォンやタブットなど複数の機器から操作できるツールもあり、外出先でスマートフォンから作業の進捗を確認する事も可能です。タスクごとの色分け機能に加えて、特定の従業員だけアラームを慣らすといった機能がついているツールも増えています。

リアルタイムでメッセージを伝え合う必要が無い時には、フォーラムや掲示板などの機能を備えているタスク管理ツールもおすすめで、画像ファイルなどを貼り付けながら他の従業員にメッセージを伝える事が可能です。

習慣化できるか扱いやすさを比較

操作性が悪いタスク管理ツールを使い続けていると従業員のストレスが溜まってしまい、エラーが起こる頻度が高いツールを選ぶと、エラーが原因で従業員がパニックに陥る事もありえます。

習慣化できるタスク管理ツールを求めている時には、ボタンを押した時のレスポンスの違いや、バックアップ機能の有無などを比較してください。大量のファイルをやり取りする際にも処理が遅れる事もなくて、定期的にバックアップを取れるツールは習慣化しやすいと好評です。

ユーザー数の差をチェックする理由

多くの従業員が一度にタスク管理ツールを使用する際には、人数制限に関する情報をチェックしてからツールを導入する必要があります。一度にチャットに参加できる人数の違いなども含めて、最初にユーザー数の差を調べておく事が重要です。

おすすめのタスク管理ツール10選

タスク管理に興味を持っていてもツールの導入方法が分からない企業のために、作業の効率化やデータの可視化を目指せて、扱いやすさや動作の安定性などで多くの人から評価される、最新のタスク管理ツールを10個ほどご紹介します。

データの表示方法に工夫がある「Trello」

コメントや添付ファイルやタスクの期限といった情報を一目で確認できるように、データの表示方法を工夫しているのがTrelloというタスク管理ツールの特徴です。ルールに基づくトリガーを細かく設定できるために、期限コマンドの扱いやすさを規準にタスク管理ツールを選びたいと考える方々にも向いています。

カレンダーコマンドや期限コマンドの扱いやすさや、カードやボードにカスタムボタンを表示できるカスタマイズ性の高さも好評です。アイデアが浮かんだ時にもリストに素早く追加できる、カードの編集のしやすさでもTrelloは評価されています。スマートフォンやPCやタブレットなど、全てのデバイスでデータを常に同期できるために移動中にも扱いやすさを実感できるツールです。

実績の豊富さで選ばれている「Nozbe」

多くのプロフェッショナルや組織が長年使ってきた、実績の豊富なタスク管理ツールを求めている方々に最適なのがNozbeです。直感的に使える操作性が長年に渡って評価されているツールで、多くのスクリーンサイズにも対応しているために、PCやスマートフォンのサイズに合わせた表示に切り替えられるツールを求めている人にもおすすめできます。

WindowsだけでなくMacやLinuxにも対応しており、複数のPCでOSを使い分けている企業にも最適です。EvernotやGoogleやMicrosoftなどのサービスを利用して、ネットワーク上にメモを保管できる機能も搭載していて、Dropboxなどに大事なファイルを預ける事もできる、他のサービスと連携しやすい点も評価されています。

タスク管理マネージャーにおすすめの「HiTask」

チームのタスク管理マネージャーとして使いやすいHiTaskは、他人の作業の進捗を細かく記録できる機能性で話題となっており、従業員同士の連携を強めたい時にもおすすめのタスク管理ツールです。

今日中に行う必要のあるタスクは一番上に表示できて、カレンダーにワンタッチで移動できる機能性なども含めてHiTaskは信頼されています。連絡先のアイコン設定などもできて、グループ内の従業員の名前を覚えきれなくて困っている方々もアイコンを見るだけで個人を見分ける事が可能です。

文字の色分け機能も充実しているために、タスクの重要度や緊急度に合わせて文字の色を分けて表示したい時にも、HiTaskを活用する事がおすすめされています。

人員の振り分けをスムーズに行える「Asana」

タスクへの集中力を維持する事を目的に開発されているAsanaは、作業の進捗だけでなく不足している人員などの情報も素早く伝える事ができて、人員の振り分けの最適化に役立つと好評なツールです。

従業員の能力に合わせた仕事のプランを作成できて、優先度や期限の設定もスムーズに行えるために、タスク管理にかける時間を短縮したいと考える時にもAsanaが活用されています。

視覚的なプロジェクトプランを作成して、全体像をグループ内で共有して作業の期限を決める事ができるおかげで、期限を遵守したいと考える企業にとって理想的なタスク管理ツールだと好評です。オートメーション機能で一部の作業を自動化できるおかげで、タスクの管理に時間を使いたくない時に役立ちます。

重要な情報を分かりやすい位置に表示できる「Todoist」

タスクを一瞬で把握してから情報を整理できるクイック追加機能が好評なTodoistは、タスクの編集を一日に何度も行う必要がある方々に合っています。重要なプロジェクトやラベルやフィルターを、いつでも見える位置に置けるために必要な情報を忘れずに済むのも利点です。

プロジェクトのデータを整理できるように、セクションやサブタスクなどを設定できるのもTodoistの信頼できる点だと話題になっています。今日の重要なタスクだけをハイライトで表示する機能などもあり、スケジュールを考えるのが苦手な方々にも合っているのがTodoistです。プロジェクト共有者と協力しながら仕事量を調節できる、タスクの委任機能が付いているのも魅力の一つです。

チームの進捗の管理に役立つと話題の「Jooto」

複数のプロジェクトの進捗管理を同時に行っていて、チーム全員の仕事の進捗を追いきれなくて頭を抱えている時に、Jootoを使用するだけで悩みを解決できる可能性があります。いくつかのプロジェクトのデータを一度に管理できるのがJootoの利点で、プロジェクトに必要な情報を一元管理できるおかげで、管理工数が大幅に削減できるのがJootoの特徴です。

全体像と進捗が一目で分かるようにデータを表示しているために、確認作業にかかる時間まで減らせたと多くの管理者が喜んでいます。コミュニケーション機能の扱いやすさでも評価が高く、管理者からのメッセージに従業員に気付いてもらいたい時にも便利なタスク管理ツールだと話題になっています。

ダッシュボードの扱いやすさが魅力の「Torio」

カンバン方式でタスクを表示するのが特徴的なTorioは、どのタスクが進んでいないのか一目で分かると言われており、一部の従業員の負担が多すぎないか確かめる事も可能です。

プロジェクトの遅延防止と業務の負荷の平均化に役立つツールで、従来のリスト方式に表示を戻したい時にも簡単な操作で切り替える事ができます。情報を整理するだけでなく確認漏れを防ぐ事ができるのも、多くの企業がTorioを採用している理由の一つで、複数のツールを横断する手間を感じずに済むのも利点です。

プロジェクトごとにダッシュボードでデータを表示できるために、複数のプロジェクトを一度に管理したい時にも混乱せずに済むと言われており、議事録などのメモを簡単に共有できます。

スタッフに浸透しやすい操作性が特徴的な「Group Task」

スタッフに依頼した仕事が期日内に終わらない事が増えてきて、タスク管理の難しさに悩まされている時に役立つのがGroup Taskです。機械の操作に慣れていない従業員でも扱いやすいように、操作の分かりやすさを重視して作られているのがGroup Taskで、オフィスだけでなくテレワークでも使用できます。

既存のタスク管理ツールがスタッフに浸透しない事に悩まされていた企業が自ら開発しただけあり、必要最小限の機能なので専門知識がなくても使いやすいと言われていて、無料でも継続して使えるところも魅力です。一部の利用制限はありますがフリープランの利用期間は無制限で、タスクの数がそれほど多くない企業ならフリープランでも問題なく使い続けられます。

チャットツールとしての扱いやすさも重視した「Team Hack」

社内で使用しているチャットツールとタスク管理ツールの画面を行き来するために、余計な時間を使っている状態を改善したい時に役立つのがTeam Hackです。チャット機能を充実させる事を重視しているTeam Hackでは、タスクごとにチャットができるために誰が何について話をしているのか、一目で分かりところが便利だと言われています。

作業者だけでなく作業期限や進行ステータスなども簡単に設定できて、タスクを登録した際に担当者に通知が届くために確認漏れを防ぐ事も可能です。ツリー型でプロジェクトを表示できるために、複数のプロジェクトを管理したい時にもTeam Hackは活用されており、メッセージのソート機能も充実しています。

プロジェクトに合わせてプランを選べる「Taskworld」

直感的に扱える操作性を重視しているTaskworldは、複数のプロジェクトを横断して指示を出す必要がある管理者からの評価が高いタスク管理ツールです。チームメンバーの情報を細かく表示してタスクごとに人員を振り分ける事ができる、ピープルページなどの機能が多くの方々から評価されており、100GBのストレージを使えるプランも用意されています。

プライバシー設定やタスクフォロワー設定など多くの機能を備えている点が好評で、複数のプランから好みに合うものを選べるのも魅力の一つです。プロフェッショナルやエンタープライズなど予算に合わせてプランを選ぶ事ができて、専用サーバーが必要だと感じた時にもTaskworldはおすすめできます。

タスク管理ツールに関する情報のまとめ

作業の効率化を目的にタスク管理ツールを比較しても、どれを選べばいいのかと迷ってしまう時には、扱いやすさや昨日性の違いを最初に比べておく事が重要です。大容量のストレージの専用サーバーを使って、ファイルをやり取りできるタスク管理ツールなども増えており、チャット機能の充実度を比較する必要もあります。

複数のプロジェクトの管理に適したツールもあるために、従業員だけでなく管理者から見ても扱いやすいと思えるツールを見つけてください。10年以上も多くのプロフェッショナルが愛用してきたサービスなど、実績の違いを規準に利用するツールを比較するのもおすすめで、タスク管理ツールを活用すると作業効率を大幅に改善できます。

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