プロジェクト管理・工数管理ツールの選ぶポイントやおすすめツール10選を解説!

最終更新日 : 2020-10-14 Box

プロジェクト管理者はプロジェクトの成功のために、自分やメンバーの多くのタスクは効率よく管理する必要があります。

プロジェクト管理・工数管理において、よりプロジェクトを効率よくすすめるためにツールを導入するメリットや選ぶポイント、おすすめのプロジェクト管理・工数管理ツールを解説していきます。

プロジェクト管理・工数管理とは?

プロジェクト管理・工数管理の目的は、遂行に関わる経営諸資源(人、物、金、技術、情報)を最も効果的に活用し、「コスト」「納期」「品質」の統合化を図りつつ、プロジェクトの目標を達成することです。

プロジェクトとは、ある目的を達成するための計画の策定とその遂行のことで、特に、納期やコストが決まっていたり、具体的な目標を達成したら終了するような一時的な活動のことを言います。

また、「工数」とはプロジェクトに必要な作業量を表す指標で、「工数」から必要な期間や人員、経費を計画します。

プロジェクト管理・工数管理における課題

プロジェクト管理で特に躓きやすいポイントとして下記の3つが挙げられます

①プロジェクト進行に必要なコスト=人件費や原材料費、必要経費など→プロジェクト進行にかかっているコストの把握が困難。

②プロジェクト進行に必要なタスク=業務や作業内容、進捗状況など→メンバーが行っているタスクを全て把握できない。

③プロジェクト進行に必要なデータ=作業手順や顧客情報、マニュアルなど→必要な情報の共有が滞っている。

どれが欠けてもプロジェクト進行や業務に支障がでるものばかり。プロジェクトを管理する際は、上記3点のケアを怠らず、メンバーとのコミュニケーションを図り、プロジェクトを速やかに進めていくことが求められます。

プロジェクト管理・工数管理ツール導入のメリット

プロジェクト管理・工数管理の課題はプロジェクト管理ツールを導入することで解決しやすくなります。主に、3つのメリットがあります。

①管理の効率化・簡便化→工数やコスト、スケジュールの管理機能があり、プロジェクト全体の活動を一元管理することができます。視覚的にもわかりやすく、進捗会議における資料作成の手間を省けます。

②タスクを可視化できる→プロジェクト管理ツールはタスクを可視化することが可能であり、ムダ・ムリ・ムラなく管理が可能となります。

プロジェクトにおけるタスクとは「プロジェクトを達成するために必要な作業」のことです。どんな小さなタスクでも疎かにしてしまうと進捗や成果物に影響がでるため、タスクを可視化してスマートにプロジェクト管理・工数管理が容易となります。

③他の進捗状況が把握しやすくなる→プロジェクト管理ツールでは実際にメンバーがどのような作業をしており、どの作業まで終了したのか、進捗状況をリアルタイムで把握しやすくなります。

在宅勤務やリモートワークでも、電話やメールをすることなく、進捗確認することが可能です。

プロジェクト管理・工数管理ツールの選ぶポイント

基本的に、利便性を求めるならクラウド型、セキュリティ性を求めるならインストール型がおすすめします。クラウド型・インストール型それぞれのメリットとデメリットを確認していきましょう。

①クラウド型(利便性重視)

クラウド型は、外部のサーバ上にデータがあることから、社内外のメンバーとの情報共有がしやすいのが特徴です。社外のコンサルタントと情報を共有したい場合などに有用です。

ブラウザやアプリでアクセス可能なマルチデバイス対応であれば、さらに利便性が高く、どこからでもアクセスしやすくなるのがメリットとなります。一方で、ツール自体のセキュリティ性が高い場合でも、社外の電車やバスといった公共の場ではセキュリティに関する意識、パソコンなどでセキュリティ環境が整っていない場合、セキュリティ性が下がる可能性があることも、メンバー全体でリスクとして抑えて押さえておかなければなりません。

また、オフラインの環境では、データの更新がしづらいというデメリットもあります。

②インストール型(セキュリティ性重視)

インストール型は、社内や組織内のネットワークやインストールしたデバイス間の情報共有となるので、組織内のネットワークのセキュリティを高めれば、情報漏洩のリスクを低減できるのが特徴です。

外部のサーバにデータを預けなければ、サイバー攻撃のリスクを減らすことができます。しかし、社外のメンバーや在宅勤務での対応が難しい場合もあり、外部委託やフリーランスに外注する場合には不適切かもしれません。

おすすめのプロジェクト管理・工数管理ツール10選

おすすめのプロジェクト管理・工数管理ツールを確認しながら、それぞれの特徴を見ていきましょう。

Backlog

「Backlog」は、クラウド型のアプリケーションで、シンプルで直感的に使えるデザインが特長です。

開発者はもちろん、デザイナーなどのチームメンバー全員がすぐに使いこなせます。一つのプラットフォームでチームメンバーの作業状況をこまめに共有することで、プロジェクトを迅速に進めることができます。

ストレージの大きさやプロジェクト数、オプションによって、月額有料制となっています。最初の30日間は無料の体験版があります。

Redmine

「Redmine」は、オープンソースのプロジェクト管理・工数管理ツールです。

プロジェクト全体、それぞれのタスクの進捗状況をチームで共有しプロジェクトの運営を支援します。非常に認知度の高いツールとして知られており、自由度も高いのが特徴です。

ブラウザ上で登録し、ガントチャートやロードマップなどの各種チャートが作れる上に、管理者の権限を利用したWikiの作成なども行えるため、新製品の検討・試作・導入などで力を発揮します。

無料で全ての機能を利用することが出来ます。エンジニア向けのツールで、視覚情報だけでは管理が難しいため、デモサイトで使い勝手を試してみてください。

言語も英語なので、英語が苦手な方は慣れるまでに時間がかかるかもしれません。

Jooto

「Jooto」は、タスク管理に特化したクラウド型の管理ツールです。トヨタ生産方式でよく口にする「看板方式」を用いて、視覚的に業務の棚卸しができるのがメリットです。

操作も「ドラッグ&ドロップ方式」による直感的な操作により、視覚的にすぐに使いこなすことができます。そのため、パソコンやスマートフォンが苦手な方がプロジェクトメンバーにいる場合にも安心。

ブラウザもFireFox、Googlechromeなどに対応しているため、スマートフォンやタブレットでも自由に使うことができます。

タスクワールド(Taskworld)

総合的に使える世界基準のプロジェクト管理・工数管理ツールといえば、「タスクワールド(Taskworld)」です。

豊富な機能を視覚的に操作でき、横断的なプロジェクトをシームレスなチームでの仕事を可能にします。チャット機能もあり、プライベート、グループ、プロジェクト等、様々なパターンでチャットが可能。

チャット&タスク内コメントでのファイル共有は、業務関連ファイルの整理に繋がり、メール送受信の回数を大幅に減らすことができます。

プロフェッショナル・ビジネスプランであれば1050~2300円の月額有料制となっています。最初の30日間は無料のトライアル版があります。

マンモスプロジェクト

「マンモスプロジェクト」は、タスクの見える化を追求した新しいプロジェクト管理ツールです。必要な情報をまとめてプロジェクトの全体像を効果的に共有できるようデザインされています。仕事をスムーズに、効率的に進めたいと考えている方におすすめ。

プロジェクトメンバーの追加・削除を簡単に行え、タスクのデータをCSVファイルでインポート・エクスポートすることが可能。そのため、他のプロジェクト管理ツールからの乗り換えも容易に行えます。

通常オンライン版であれば、プロジェクトのマネージャーがメンバーのライセンスを1か月分先払いで支払って利用開始となります。

メンバーの数に柔軟に対応できるだけでなく、ファイル容量も無制限となっています。導入前の無料トライアル版も用意されています。

セキュリティ性は金融機関レベルの256bitSSLを利用し、すべて暗号化されているので安心。

Brushup

「Brushup」は、チラシやパンフレット、イラスト、ウェブ、動画、サウンドなど、さまざまな制作物に対して、ウェブ上で内容を確認し、そのまま場で手描きやコメントができるレビューツールです。

制作フローの見える化で、制作業務に関わるすべての人の生産性が大幅に向上に貢献し、2017年度グッドデザイン賞受賞。制作物はメールを使ってやりとりをすると、添付ファイルのアップロードやダウンロード、ファイルの中身のチェック、修正指示用の資料作成、返信メール作成など、作業工数が多くなります。

「Brushup」では、チラシやパンフレットだけではなく動画でも、ウェブ上でチェックして、直接フィードバックすることが可能。

やりとりも指摘も「Brushup」上でできるので、作業工程を50%以上削減できます。「Brushup」は、iOSアプリもあり、ブラウザー版と同様に使えます。

外出先からでも細かくフィードバックできるので、業務が滞ることなく、制作物の作成・フィードバック・修正が行えます。

AdFlow

「AdFlow」は、クリエイティブ制作に特化したプロジェクト管理・工数管理ツールです。「AdFlow」は、導入した企業からの評判も良く、大企業から中小企業、ベンチャーまで、制作部門を持ったあらゆる業界業種の企業を中心に導入しています。

顧客の趣味嗜好の多様化が進み、マスマーケティングから顧客に合わせたOnetoOneマーケティングが主流になってきた時代に、ディレクタやデザイナーの残業時間が多くなる中、働き方改革を推進するのに適したツールになります。

料金体系も企業課題ごとに合わせたプランが用意されています。

Bizerteam

「Bizerteam」は、チームの生産性を上げるために開発されたプロジェクト管理・工数管理ツールです。

メンバーとのやり取りが積極的にかつ円滑に進むような機能を搭載し、チームで進めるタスクを効率化できるのが特徴です。タスクテンプレートが豊富で、好みのタスクテンプレートを選んで使えるのも特徴です。

搭載されているタスクテンプレートには、経理向け、IT向けなど分野別にデザインされています。タスクテンプレートは繰り返し使え、同じ状況が発生したときに再利用が可能です。料金プランは「ライト」「ビジネス」「エンタープライズ」と3つのプランがあります。

それぞれユーザー数やゲストユーザー数、ストレージ、使える機能によってプランが異なります。ライトは1ヶ月あたり2380円、ビジネスは3380円、エンタープライズは年払いのみに対応していて、1ヶ月あたり3,780円になります。

サポートが付いているのはエンタープライズのみになります。

Lychee Redmine

「Lychee Redmine」は、小さなチームで大きなプロジェクトを簡単にマネジメントすることを可能にしています。リアルタイムに共有できるタスク管理、マイルストーンが見える化できるガントチャート、担当者も使いやすいカンバン、メンバーの負荷状況が視覚化する工数リソース管理、コストの見える化など、プロジェクト管理・工数管理に必要な機能が揃っています。

利用シーンに合わせて「フリー」、「スタンダード」、「プレミアム」の3つの料金プランから選ぶことができます。「フリー」は無料、「スタンダード」は月額800円~、「プレミアム」は月額1200円~です。デモサイト・30日無料トライアルなど、実際に利用してみてから導入してください。

賢人ワークフロー

「賢人ワークフロー」は、中小から大企業まで幅広く利用している修理業務サポートサービスです。作業手順や報告フォーマットなども自由にカスタマイズ可能で、様々なビジネスシーンでの業務改善に最適なサービスが用意されています。

特に、ビルメンテナンス、ビルクリーニング会社、ガス設備の修理・点検(法定点検)などの工程管理を得意とします。インターネットへ接続する環境さえあれば、アプリケーションソフトをご利用いただけるサービスです。

サーバ購入など大がかりな準備は必要ありません。短期間で運用を開始することができます。初期投資も不要で、毎月リーズナブルな費用で運用できます。

プロジェクト管理・工数管理ツールまとめ

プロジェクト管理の課題やプロジェクト管理・工数管理ツールのメリット、選ぶ時のポイント、ツール10製品をご紹介しました。

プロジェクト管理・工数管理ツールの導入や運用では、働き方改革を踏まえた業務効率化や作業負担の軽減を目的として導入したのに、実際に導入してみると逆に作業負担が増えた、またはコストがかかったなど、プロジェクトチームの士気を下げてしまうというデメリットに悩む場合があります。

大切なことは経営者・管理者に有用なだけでなく、タスクやスケジュール、進捗状況を入力する使用者やメンバーにとっても使いやすいツールを選ぶことです。

可能な限り扱いやすいツールを選ぶこと、実際に業務に携わるメンバーにヒアリングをして、相談しながら導入を進めること、トライアル版を活用してコストを最小限にすることも忘れないようにしてください。

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