アジェンダとは？作り方のコツとレジュメとの違いを解説！

昨今、会議の中等でアジェンダという言葉が使われる頻度がとても多くなってきました。他にもプライオリティやアグリー等も同様ですが、簡単に言えばアジェンダは『議事日程』や『スケジュール』の意味合いです。

市販されている手帳等を注意して見ると、予定表の項目の上の方に『agenda』と書いてあるケースも多いですが、それがいつの頃からか広がって現在の様な使われ方をし始めました。ただ、言葉は必ず一定の意味だけで使われるとは限らず、シチュエーションによって意味に差異が生じたりもする物です。

アジェンダもそれは例外ではなく、微妙に違う意味合いで使われるケースもあるので、その辺りも含めて事前に把握しておく必要があります。今回は、そんなアジェンダ関連のチェックポイントを幾つか述べていく事とします。

アジェンダと言う言葉は一般的には『議事日程』や『スケジュール』等の意味合いで使われる事が多いですが、厳密にはこれらの言葉との差異もあります。アジェンダと言う言葉はニュアンス的には前述の物よりも細かい意味合いで、参加者数や会議目的、上がりそうな議題等の『参加者が知っておいた方が良い会議全体の要約』という事を言いたい時に使われる事が多いです。

つまり、『今日のアジェンダを教えて下さい』とか、『会議のアジェンダを作っておいて下さい』言われたとしたら、『スケジュール＋参考情報』の書類を要求されていると解釈して下さい。

何らかの会議の参加者の立場で考えるとしたら、会議で予想外の出来事に遭遇する事は可能な限り避けたいですし、事前にどういった疑問が出るかが分かっていれば入念な準備も出来ます。その点で考えるのであれば、何か一定規模の会議の類がある時には、アジェンダという言葉が使われる可能性がとても高くなると見積もっておくというのも1つです。

ちなみに、『スケジュール＋参考情報』以外の意味合いの他には、『議題』という意味の用例で使われる事もあります。仮に『アジェンダについて話し合いましょう』と会議冒頭で話が出たとしたら、そこまで細かい方の意味合いでは無いと取る事も出来ます。

アジェンダと被りやすい言葉に、レジュメがありますが、レジュメとは会議の議事録や論文等を要約する事を指します。つまりアジェンダの『スケジュール＋参考情報』に対してレジュメの方は『会議の結果の要約』という事です。

情報の要約と言う意味では両方とも重なっていますが、アジェンダはあくまで予定表に参考情報を付け加えた物ですので、必ずその通りに議事が進むとは限りません。場合によっては幾つかの準備が無駄になる事や情報の不足が問題になる事もありますし、会議が予定外の方向に流れる事も有り得ます。それに対し、レジュメの方はその予定外の出来事も含めて、会議の全体の動きを記録した物であると考えて下さい。

既に水面下で細かい話し合いが終わっており、会議の開催自体は行うものの形式的な物でしか無い事が確定している様なケースも無いでは無いので、そういうケースでは開催前に『レジュメを作っておいて』と言われる様な事もあります。

他にも論文発表会等で、医療関連だとしたら発表者は自身の扱ったケースを参加者に分かりやすい様に数枚程度の用紙にまとめる必要が出て来ます。こういう場合でしたら『アジェンダを準備する』よりは、『レジュメ＝扱ったケースの要約を準備する』の方がスムーズに意味が通じます。

勿論言葉である以上シチュエーションであったり、言葉を使う人が両者の意味を逆転して使うケース等もあります。その点に注意するのであれば勘違いしていないか心配な場合は、意味合いについて確認してみた方が堅実です。

会議をするにしても、漠然と話し合うのでは効率が良くありません。仮に『商品の売り上げ効率を上げる方法』を話し合いたいとします。その時に『その商品の売り上げが良いから、もっと良い結果に繋げたい』なのか『売り上げが悪いから、改善策が欲しい』かで話し合う内容は全く変わってきます。

売り上げ向上の具体策に付いても、マーケティングレベルから話し合いたいのか、それとも売り場の模様替え等の具体的な方法の採用案を決定する事を目的としているかで必要な物は変わる物です。

アジェンダを準備しないで会議を実行した場合、悪くするとこれら全てが会議中に集中してしまい内容の整理だけで終わってしまう様な事にもなりかねません。そういった問題を避ける為には、予め会議で話し合う内容を具体的に整理しておく必要があります。

他にもアジェンダが明快であるならば、仮に自分に有意義な提案があるならば、参加者に提示する為に事前資料を作成しておく事も出来ます。問題点が整理されているならば、提示策にどういった欠点があるのかを事前に考えておく事も出来ますので、当日に急に指摘されて固まってしまうリスクも減らせます。その点において、しっかりしたアジェンダの制作には大きい意味があります。

アジェンダをしっかり準備しておく事で、会議を効率良く進める事が出来ますが、それでも話し合いは実際にやってみなければ分からない部分も多いです。

論点整理がされていたとしても話し合いが難航し長時間になる事は十分有り得ますし、誰が何を言ったのか分からなくなってしまう様な事も出て来ます。自分自身の発言に関しても場合によっては覚えていない事も起き得ます。

そんな時に、会議の内容をコンパクトにまとめたレジュメ＝要約が作成されていれば、決まった事を頭の中にスムーズに入れて次の行動へ入りやすくなります。

責任分担の明確化もそうですが、会議中は余裕が無くて気付けなかった様な事であっても、レジュメにして要点をまとめてもらうと改めて見えてくる事もありますので、その意味でもレジュメの意義は大きいです。

他にも論文発表会の時等で特に言える事ですが、発表者は自分が費やした研究時間や結果の中を発表時間内に簡潔に出席者に伝える努力をする必要があります。

自分ではニュアンスが分かっていても、第3者に伝えるには工夫を要する事もありますし、逆に敢えて内容を省いた方が良い事柄に気付く事が出て来る事も珍しくありません。その点を考慮するのであれば、分かりやすいレジュメの制作は必須事項と言えます。

アジェンダを制作する場合には、日時と場所が必須です。その次に参加者と議題と時間配分を書く様にして下さい。作成の目的は会議に対する準備ですので、配布資料がある場合は事前に手元にある場合は添付しておくというのも悪くありません。

原本が無い場合には、配布物がある情報や概要関係を大まかにでも書いておくというのも1つです。他にも、どういう目的で会議が開かれるのかが明確な場合はその旨を書いておくと、目的に合わせて事前に意思統一が出来るのでやりやすくなるメリットもあります。

ハッキリ目的を書いて、意思統一が出来ていると思っていても実は微妙に齟齬が出来てしまっている事も多いので、事前にアジェンダを使う人と話し合いが出来ていた方が良いですが、そこまでの時間が無い場合には齟齬防止が無い様な表現を工夫する事も重要です。

ちなみに、アジェンダ作成におけるメインは会議の制限時間内に、どの議題をどの程度の時間かけて話し合うのかを書く事にあります。特に長くなりそうな議題に多めに時間を割り振ったり、予定が変わるとしたらどの程度の物になるのか等をまとめておくと使いやすいアジェンダが出来ます。

ちなみに添付資料があった方が良いと言っても、余りに助長であったり内容が詳細過ぎると読み難くなってしまいますので、全体の流れを大まかに把握出来て、その余力で資料内容も頭に入れる事が出来る範囲の物が理想的です。多くを添付し過ぎてしまうと返って使い難くなってしまいます。

アジェンダ作成では、参加者の集中力の持続時間も考慮しないといけません。単純な定例報告会であり、それぞれの持ち所で何が起きたのかを全員で共有する為に集まる程度でしたら、時間配分等も短めでも問題無いです。

ですが、参加者全員がそれぞれ自分の意見であったり、企画の類を持ち込んでプレゼンする様な話し合いだった場合は、かなりの集中力と時間を使う事が予想されます。

展開によっては、時間が後に押してしまう可能性もありますので、そういう議題を会議の冒頭に持って来る時には注意が必要です。簡単ではあるけど、重要な内容の議題等があるのなら、それを冒頭に持ってきて、難しい議題の方を後に回す様な調整が必須となります。

他にも、紛糾が予想される様な議題を立て続けに投入してしまうと参加者の体力やモチベーションが大幅に下がってしまう事もありますし、スタッフの集中も続かずに思わぬミスが起きてしまう事も有り得ます。

紛糾しない議題であったとしても、思慮熟考の段取が入る作業にはやはり時間が必要です。会議しなければいけない議題が沢山あるにしても、1度でその全てをクリアしようとすれば、1つの議題に関して中途半端な話し合いしか出来ません。

その場合、参加者は結局消化不良という事になり、問題の洗い出し等も出来ないままになってしまいますので、後日に再度集まる必要も出て来ます。その点に注意するのでしたら、1度の会議で話し合う議題数が出来るだけ少数に絞っておいた方が得策です。

あくまで一般論となりますが、1度の会議で有意義に話し合う事が出来る限界数は多くて5つとされています。この場合の5つは限界数であり、余裕を見るならば3前後に絞った方が安定するという事でもありますので、その辺りの事も注意した方が良いです。

これらの点を考慮するならば、出来ればアジェンダは会議の性質を熟知した人が作成した方が良いですが、もしも経験不足で作成しなければならなくなった場合には、必ずベテランにチェックしてもらう様にして下さい。

アジェンダとは『会議のスケジュール＋参考情報』という意味合いで使われる言葉です。『議事日程』や『スケジュール』等との違いは、会議全体の時間配分であったり、目的や参考資料等が細かく添付されている事にあります。

ちなみに被りやすい言葉ではレジュメがありますが、こちらは『論文や会議で決まった内容の要約』という意味です。アジェンダは事前準備で、実際の会議で何が起きたのかを記録する方がレジュメという事で考えておけば齟齬がありあせん。ちなみに、レジュメの方は論文発表を円滑に進める為の制作される事もあります。

アジェンダがあると会議の効率がとても良くなりますが参加者の集中力等も考慮の必要があるので、出来れば作成はベテランが担当した方が安定します。不可能な場合もベテランチェックの段取を必ず入れた方が堅実です。