CXOレター(手紙営業)とは?そのやり方や成功のポイント、代行サービスなどを徹底解説

最終更新日 : 2021-09-24 Box

CXOレターを新しく取り入れたり、これまでの運用体制を見直したりする企業が増えています。

ここでは、CXOレターの特徴やメリットといった基本的な内容を解説するだけなく、おすすめの代行サービスや支援サービスも紹介します。

導入や見直しを検討しているのであれば、紹介する内容を参考にしてみてください。

CXOレター(手紙営業)とは?

聞きなれない言葉だと感じられるかもしれませんが、CXOレターは昔から存在しています。

手紙営業を指す言葉であり、企業のキーマンと接点をつくるために活用されることが多いです。

IT化が進んだことによって手紙営業は廃れたと思っている人もいるかもしれませんが、実際には密かに活用している企業が多いと言えます。

CXOレターを活用すれば、アポイントを取りにくい相手にもアプローチすることが可能です。

特に大手企業のキーマンが相手の場合は、接点を持ちづらいですが、CXOレターによって最適なアプローチを行うことができます。

CXOレター(手紙営業)に注目が集まる理由

コロナ禍で担当者との繋がりや商談の機会が減ったことによって、新たなアプローチを模索する企業が増えています。

アウトバウンド施策としてはテレアポが代表的なものだと言えますが、テレワークを導入していればオフィスに人がおらず、電話をかけても繋がりません。

出社日がある企業にアプローチをする場合でも、受電対応を外部委託していて、なかなか目当ての人に繋げてもらえないという問題が起こることもあります。

CXOレターを送る場合は、届いたときに相手が会社にいなくてもいずれ手に取ってもらうことが可能です。

狙った相手に確実にアプローチできることから、注目する人が増えています。

CXOレター(手紙営業)のメリット

手紙営業であるCXOレターを取り入れるメリットは多いです。

利用することのメリットを詳しく解説していくので、導入を検討している場合は参考にしてみることをおすすめします。

1.コロナ禍でも関係づくりのきっかけとなる

コロナ禍でも関係づくりのきっかけをつくれることが大きなメリットです。新型コロナウイルスの感染が拡大する前は、営業によって関係を築く方法を取り入れることもできていました。

コロナウイルスが拡大するようになってからは、営業を行うことができませんし、テレワークを採用している企業が相手では電話による関係構築も難しいです。

手紙の場合はコロナ禍でも、狙った相手へのアプローチを実現しやすい傾向があります。

相手の目に留まりやすいだけではなく、CXOレターの中身を工夫することによって気持ちを効果的に伝えることが可能です。

2.訪問営業より多くの顧客にアプローチできる

訪問営業を行うよりも効率的というメリットもあります。どれだけ頑張ったとしても訪問できる件数には限界があるので、数をこなすことは難しいです。

訪問する場合は移動時間がかかるだけでなく、相手の都合も考慮する必要があるので1日にたくさん訪問することは難しいケースが多いと言えます。

CXOレターを使用するのであれば、移動時間を必要としませんし、相手のスケジュールの都合を考える必要もないです。

訪問営業の場合は1日10件を20件に増やすだけでも大変ですが、CXOレターは初めからたくさんの送ることができますし、工夫次第で簡単に数を増やすことができます。

たくさんの顧客へのアプローチを実現したいのであれば、営業訪問よりもCXOレターが便利です。

3.デジタルでのアプローチと差別化できる

デジタルによるアプローチと差別化することもできます。

メールやSNSを活用してコンタクトを取ることもできますが、コロナ禍やテレワークの影響で1日に受信するメール数が増えている人が多いです。

製品やサービスの利用を決定する担当者やポジションが高い人が相手となると、ますます受け取るメールやメッセージの数が増えます。

デジタルによるアプローチはたくさんのメールやコンタクトに埋もれてしまう可能性が高いですが、手紙ではそういった問題が起こりません。

受け取ったときには、今どき手紙を送ってくるなんてどのような内容なのだろうと思わせることもできます。

このような理由があるので、他社のアプローチと差をつけるために、CXOレターが役立つ可能性は高いです。

4.開封率が高く、ターゲットにアプローチできる

CXOレターの場合は開封率が高いと言えます。テレアポのように繋がらないという問題が起こることもなければ、メールのように間違って削除されたり見落とされてしまったりする可能性も低いです。

テレワークなどで出社していない場合でも、相手のデスクなどに確実に届けられるので、出社したときには開封してもらうことができます。

電話のように代わりの人が出るということもなく、狙った相手だけに情報を伝えられることも大きなメリットです。

5.サービスをわかりやすく伝えられる

口頭で伝えにくいサービスでも分かりやすく伝えられるという魅力もあります。

無形商材や新規性が強いサービスの場合は、言葉で説明しても上手く理解してもらえない可能性が高いです。

手紙は情報を整理して書くことができますし、気になる部分は読み返してもらえます。

必要があれば参考となる図を書いておくこともできるため便利です。

直接対面して説明するときのように、伝わらないことで焦ってしまい、さらに分かりづらい説明になってしまうという悪循環を防ぐこともできます。

6.リピート率が高まる

すでに製品やサービスを利用してくれている相手に送る場合は、リピート率が高まることもメリットの1つです。

CXOレターは購入を決定するまでに時間がかかる商品ほど効果的だとされていますが、短期で購入を決める商品の場合はリピート率を高めやすくなります。

ライバル会社に顧客を取られてしまうことを防ぐためにも、CXOレターで関係づくりを行っておいたり、定期的に情報を伝えたりしておくことが大切です。

CXOレターを続けていれば、商品買い替えやサービス更新時に他社に流れてしまう可能性が低くなるので、積極的に活用するべきだと言えます。

CXOレター(手紙営業)のデメリット

便利なCXOレターですが、デメリットがあることも事実です。

デメリットも紹介するので、どういった問題があるのかチェックしておきましょう。

1.手書きの場合工数がかかる

手書きで作成する場合は工数が多くなるというデメリットがあります。

記載する内容を決めるだけではなく、その内容を自分で書いていくことになるので大変です。

簡単で短い内容でも手書きの場合はそれなりに時間がかかりますし、長文になってしまうと1通書き上げるまでにたくさんの時間が必要となります。

手書きの場合は便箋選びや投函などの作業も必要となるため、工数が非常に多いです。他の業務が忙しい場合は、手書きによるCXOレターの活用は難しいと言えます。

2.届くまでに時間がかかる

ポストに投函してから相手の手に渡るまでに時間がかかることもデメリットです。テレアポやメールは、比較的素早いコンタクトを実現することができますが、手紙は数日かかることもあります。

なるべく早く反応がほしい内容、すぐに伝えたい内容の場合はスピード感が大切となるはずです。

気持ちが伝わりやすいという魅力はありますが、スピードを考慮して、ときには他のコンタクト方法を取り入れることも必要となります。

CXOレター(手紙営業)実施の流れ

CXOレターを実施したいのであれば、流れを知っておくことが大切です。

基本的な流れを説明するので、自社でCXOレターを取り入れる前に確認しておくようにしてください。

1.送信先リストの作成

手紙営業を行うことを決めたのであれば、まずは手紙を送付する企業をリスト化していく必要があります。

手紙経由のアポイント成功率は3%前後だとされているため、1件成功させるためには最低でも30社ほど送付するべきです。

CXOレターは大手企業ほど相性が良くなりやすいので、最低でも従業員数が100名以上の企業をターゲットにします。

送付先を決定したのであれば、手紙を送る相手を詳しく決めてください。マーケティング責任者などの曖昧な決め方ではなく、どの人物か特定しておく必要があります。

特定した上で、役職やその人の管理領域まで調査しておくことが大事です。

送付企業に関しても調査しておく必要があり、相性が良い内容をピックアップしておく必要があります。

CXOレターを送る企業の名前と個人名、相性の良い商品や提案すべき内容をリスト化することで、スムーズに手紙営業を行うことが可能です。

2.文面の作成と送付

リストが完成したのであれば、リストを参考にしながら文面を作成して送付することになります。

キーマンがきちんと開封してくれ、自社に興味関心を持ってくれるような内容にしておくことが重要です。

せっかくCXOレターを送ったとしても開封されない、興味を持たれなければ意味がないです。

DMのような見た目や安っぽい封筒では開封率を下げることになるため、気にしてもらえる見た目にしておくことが大切だと言えます。

高級感のある封筒を採用して宛名は手書きにする、封筒が分厚くならないようにすることも大事です。

工夫を取り入れておくことによって、受け取った相手に重要な手紙である可能性が高いと思わせることができます。

情報を詰め込んでしまうと開封されても読んでもらえない可能性が高くなるため、簡潔なものにしておくと良いです。

注意事項を意識しながら作成することができたら、送付してください。

3.フォローの電話

CXOレターを送ればそれで終わりだと思うかもしれませんが、まだ終わりではありません。

3営業日以降にフォローコールを行うことがおすすめです。手紙を送って連絡を待っていたとしても、反応が得られる可能性は低いと言えます。

それよりも、自らフォローの電話を行ったほうがアポイントに結びつきやすくなることを知っておくと良いです。

相手が手紙をまだ読んでいない可能性もあるので、その場合も想定したトークスクリプトを用意しておく必要があります。

秘書などに引き継がれた場合のトークスクリプトも用意するなど、入念な準備をしておくことで相手を納得させやすい会話を展開させることが可能です。

フォローの電話を行うことで必要があれば追加で情報を説明したり、対面での約束を取りつけられたりする可能性が高まるので、積極的に実施するようにしてください。

CXOレター(手紙営業)の効果を上げるポイント

手紙営業の効果を上げたいのであれば、いくつかのポイントを知っておく必要があります。

成功率を高めるためには、コツを知った上でCXOレターを送るようにしてください。

1.封筒や切手などの選びかた

封筒や切手の選び方は非常に重要です。ありきたりな見た目になってしまうと、気持ちを込めたCXOレターでも他の郵便物に埋もれてしまう可能性があります。

高級感のある封筒がおすすめであると説明しましたが、その中でも差別化しやすい和紙がおすすめです。

通常の封筒とは手触りも違うので、開封してもらえる可能性が高まります。切手に関しても一般的に販売されているものではなく、限定のものなど珍しいデザインを選べば目に留まる確率をアップさせることが可能です。

企業名の入った封筒を用意している会社は多いはずですが、社名入り封筒を使用してしまうことがあれば、届いてもスルーされてしまう可能性が高くなるので注意が必要だと言えるでしょう。

2.強い売り込みをしない・短期的なものを求めない

CXOレターを送る際には、強い売り込みをしないことも大事です。

「資料請求をお願いします」「お知り合いにも紹介させてください」などは、印象を悪くしてしまう恐れがあります。

何としてでもCXOレターを成功させたいという思いがあるかもしれませんが、強い売り込みにならないように意識しておくべきです。

短期的なものを求めないことも重要であり、相手との良好な関係を築くために有益な情報を伝えられるようにしておくことが望ましいと言えます。

自社のノウハウや知識を活かして相手にとって役立つ情報を提供できれば、信頼感がアップしますし、継続した関係を築きやすくなるでしょう。

3.顧客それぞれに合わせて文面を作る

顧客に合った文面をつくっておくことも大事です。

CXOレターをたくさん送る場合は、テンプレートを用意したくなるかもしれませんが、形式的なものになると開封してもスルーされる可能性が高まります。

絶対に伝えなければならない部分はテンプレート化しておいても良いですが、全体が形式的にならないようにしておくことが大事です。

パーソナライズしたオリジナルの文章を組み込むことによって、相手は自分向けに書かれたものだと感じられるようになります。

相手企業が関係する業界の動向、相手企業のホームページの内容などを上手く取り入れることによって、「あなたのために書いた手紙です」とアピールすることが大切です。

4.期間を空けて継続して送る

期間を空けて継続して送ることも重要だと言えます。

反応が良くなければ1回きりにしたくなるかもしれませんが、忙しさや他のサービスの利用状況などを理由に興味を持たれなかった可能性もあることを理解しておくと良いです。

相手の状況や気持ちが変わることによって、サービスを利用したくなる可能性もあります。

1回断られたり反応が悪かったりすれば終わりにするのではなく、2か月から3か月くらい経ってから再度CXOレターを送ると良いです。

新規アプローチの成功率のほうが高いため、再アプローチを優先する必要はありませんが、手が空いているのであれば再アプローチを行うと良いでしょう。

手紙営業の支援・代行サービス3選

CXOレターを大量に作成することは大変ですが、便利な手紙営業支援サービスや代行サービスを活用することもできます。

おすすめのサービスを紹介するので、利用を検討してみると良いでしょう。

letable

lettableは年間60,000通を送付している、手書き対応の手紙営業代行サービスです。

宛名は手書きで直近発売の記念切手を人の手で貼りつけており、受け取った人に手間を感じさせるクオリティとなっています。

アプローチする相手企業の規模や業種に応じて、導入事例やサービス活用方法が個別で最適化されていることも嬉しいポイントです。

有価証券報告書や直近決算資料を参考にしながらテキストを1社ずつ作成するので、テンプレートを使用したという印象を与えずに済みます。

専任コンサルタントが配置されるので、初めてこうしたサービスを利用する場合でも丁寧なサポートを受けながら話を進めていくことが可能です。

リアルタイムで情報共有が行われ、手紙作成状況やコール対応内容をすぐに把握することができます。

1か月のトライアルを利用することができるため、自社に合うかどうか確認してから本格的に利用を開始することが可能です。

テガミコ

テガミコも手紙営業を支援してくれるサービスの1つであり、完全カスタマイズの独自性の高い文章作成を期待することができます。

手紙の先生として実績がある人が文章を作成したり、書道家が宛名や本文を書いたりしているので、高品質な仕上がりを期待することが可能です。

各分野の専門家やプロが配置されているため、ありきたりな手紙になったり、読みづらい内容になってしまったりすることがありません。

公式ホームページの問い合わせからリクエストを行うと、コーディネーターから連絡をもらうことができます。

コーディネーターと相談しながらリクエストを行うことができ、完成したものは自社で受け取り、もしくは相手企業に送付してもらうことが可能です。

丁寧なサポートが得られるため、きちんと相談しながらCXOレターを作成したい場合でも安心だと言えます。

代筆ドットコム

代筆ドットコムを利用する場合は、ロボット手書きプランとスタッフ手書きプランから選ぶことが可能です。

前者を選ぶ場合でも人の手で書いたような仕上がりですし、リーズナブルな価格で利用することができます。

後者の場合はロボット手書きよりも価格が高いですが、より温かみのある仕上がりを期待することが可能です。

自分で用意した封筒や便箋を使用してもらうこともできるので、こだわりがある場合でも問題ありません。

代筆ドットコムは代筆屋業界で初めて全額返金保証を取り入れたサービスであり、仕上がりに期待できない場合は全額返金してもらえるところが安心できるポイントだと言えます。

初めて手紙営業支援サービスを利用するにあたって、本当に満足することができるかどうか心配な場合にピッタリです。

サンプル作成を行ってもらうことができるため、仕上がりを確認してから利用したい場合もおすすめだと言えます。

CXOレター(手紙営業)まとめ

CXOレターを活用する企業は増えていますが、取り入れたいと考えているのであれば特徴だけではなく注意点も含めて理解を深めておくことが大事です。

1通ずつ手書きすることは大変なので、必要に応じて紹介した手紙営業支援サービスや代行サービスの利用を検討することをおすすめします。

CXOレターはとても魅力的なアプローチ方法の1つなので、詳細を知った上で自社に合った取り入れ方が実現できるようにしておくと良いでしょう。

Twitter Facebook Bing