ビジネスにおける封筒の書き方を分かりやすく解説

社会人になると、取引先などの顧客や仕入れ先などに対して封筒で書類を発送するケースも出て来ますが、書き方には特別なものがあるのか新入社員の人の中には分からない人も多いのではないでしょうか。

こちらのサイトは、封筒の書き方について解説していきますので参考にされることをおすすめします。

一口に封筒の書き方といっても、封筒には色々な種類があって書き方も変わって来ます。

ここでは、書き方を説明する前に、封筒にはどのような種類があるのか解説していきます。

1.和封筒〔長封筒〕

封筒と聞いたとき、多くの人々がイメージすることが多いと思われますが和封筒です。

知り合いや友達などに手紙を送るときなど便箋を入れるときや、会社などから顧客にお知らせや見積もりなどを送付する際に利用することが多い種類です。

サイズは小さいけれども、A4サイズなら3折りにしてから入れば入りますし、見積書や請求書などのB5サイズでも折り畳んで入れることが可能です。

2.和封筒〔角封筒〕

長封筒と比べるとサイズが大きいため、用紙のサイズにもよりますが折らずにそのまま入れることができるものも存在します。

そのため、履歴書や契約書などについては折り畳んで入れることができる比較的小さなサイズ、折ると品質が損なわれてしまうような写真やイラストはそのままの原寸サイズで封入できる大きさなど用途に応じて選ぶことも可能です。

また、ダイレクトメールなどでパンフレットやカタログなどを封入するときにも利用します。

3.洋封筒

ビジネスのシーンではあまり利用する機会は少ない種類になりますが、ビジネスシーンでは事務所の移転などに伴う挨拶状を郵送する際に利用することも少なくありません。

日常的な生活の中では、知り合いに手紙を送るときや旅行先で購入した絵葉書を入れて郵送したいとき、結婚式の招待状などで使うことが多い種類です。

封筒への書き方ですが、ここでは封筒の種類や縦書きおよび横書き、表書きや裏側などに分けて書き方を解説していきますので参考にされることをおすすめします。

和封筒の表側の宛名の書き方

和封筒には、郵便番号の枠が記載してあるタイプと記載がないタイプがありますが、郵便番号の枠の有無に関係なく右端に揃えてから上から一文字下げた場所から住所を書くのが一般的な書き方です。

ビジネスの中では、日本語の文字が美しく見えることと礼儀正しい印象を与える縦書きによる書き方が基本です。

番地などの数字は漢数字で書くことやビル名および階数なども略さない、所属部署名は行を変えて記載するもしくは社名の下に一文字スペースを空けて続けて書くなどの方法があります。

役職名は、4文字までは相手先の名前の上に書きますが、5文字を超えるときには名前の右側に小さめの文字で書きましょう。

和封筒の裏側の書き方

裏側も郵便番号の枠の有無に関係なく、番号の右端に揃えて一文字空けてからその下側から住所を書き始めます。

基本的には表面と同じような書き方になりますが、封かん日を入れるときには左上に記載します。

なお、横書きでは自分の住所や社名・部署名・名前などを封筒の左側に書くのが一般的ですが、正式には中央です。

ただ、最近では左側に郵便番号の枠が印刷されていることが多いので、左側に書くやり方が一般的になっています。

封締めは〆のマークを使うのが一般的ですが、このマークを書くときにはバツに見えないよう注意が必要です。ちなみに、お祝い事の場合は寿などの漢字を使うのがマナーです。

洋封筒（縦書き）の表側の宛名の書き方

和封筒と同じく用封筒にも郵便番号の枠があるものとないものがありますが、縦書きは和封筒の縦書きと同じ書き方で行えば構いません。

住所の書き始めは、郵便番号の右側に揃えて上から一文字下げた場所から、住所の数字は漢数字で記載してビル名や階数なども略さずに書きます。

所属部署名は行を変えるもしくは社名の下側に一文字下げてから書く、部署名の長さに応じて書き分けましょう。

洋封筒（縦書き）の裏側の書き方

裏側は、自分の住所や社名・部署名や名前は封筒の左側に、封じ目は〆のマークを入れるなど和封筒の縦書きとおなじです。

ただし、葬礼関係で利用するときには開封口が左側になるよう、自分の住所や氏名は右側に記載するのがマナーになるので注意が必要です。

洋封筒（横書き）の表側の宛名の書き方

横書きは、郵便番号が右側に来るよう天地を決めておく必要があります。郵便番号だけは横向きになりますが、それ以外の住所や社名、部署名や相手先の氏名および肩書きなどはすべて縦書きになります。

住所の書き始めは、左端から2文字分くらいのスペースを空けること、名前は住所よりも少し大きめの文字で中央になるよう配置を考えて書きましょう。

役職名は4文字までは名前の前に、5文字を超えるときいは名前の上側に少し小さな文字で記載します。なお、社名と部署名を一行で記載するときには間に1文字分のスペースを空けます。

洋封筒（横書き）の裏側の書き方

横書きでの裏側の書き方は、封じ口の下側に郵便版の左端に揃えて住所を記載、その下に会社名や部署名を書いて、一番下に名前を入れます。

封締めは不要ですが、入れたとしても失礼になりません。封かん日を記載するときには左側に日付を入れます。

宛名を書くとき、初めての人にとってどのようにするのがマナーであるのか、失礼にならないだろうかなど色々な不安を持つ人は多いといえます。

ここでは宛名を書くときのポイントについて解説していきます。

1.株式会社は(株)のように略さない

企業に送る郵便物は丁寧さが求められますので、株式会社などを略して（株）などお用に書くのはビジネスマナーがなってない、このように判断されがちです。

これは相手の会社が有限会社の場合でも（有）など略さずに記載することが大切です。

2.敬称の使い分け

宛先の書き方の中では、名前の部分に様や御中などの敬称を使うのがマナーですが、これは個人宛の場合と団体もしくは組織宛てで使い分けが必要です。

基本的に、個人宛のときには様を使い組織や団体充てのときには御中を使います。互いの立場および関係性などに関係なく、宛先が個人になるときには様を使いますが、ビジネスの中では漢字を使うのが一般的、「サマ」や「さま」などにするとカジュアル的な印象を与えてしまうので注意が必要です。

殿なども個人名に使うことがある敬称ではあるけれども、目下の人に対して使う言葉などからもビジネスの中では避けておいた方が安心です。

御中は、会社や部署、学校や施設など組織もしくは団体に対して郵便物を発送する際に利用する敬称です。それと、御中と様を一緒に使うことができないことも覚えておきましょう。

表面に必要に応じて外脇付けを記載することがありますが、これは開封する前に書類の内容や重要度を相手方に知らせることができるメッセージ的な要素があります。

赤字や赤枠などで左下に記載する形になりますが、青や黒などで記載しても構いません。

手書き以外にも、請求書在中や重要などのようなスタンプを利用する方法もあります。

ビジネスの中でお客さんに見積もりを送付したり、案内状を発送する機会がありますが、郵送の際には幾つかの注意点が存在します。

ここでは郵送時の注意点について解説していきます。

1.角形2号封筒ではクリアファイルを使う。

角形2号封筒のサイズは240×332mm、A4サイズの書類やカタログなどを折らずにそのまま入れることができます。

封筒は紙製ですから雨などに濡れてしまうと中身も濡れるリスクがあるので、そのままいれるのではなくクリアファイルに書類を入れてから封入することが大切です。

2.投函後、メールで連絡する

相手先に書類などを郵送したときには、書類を発送したことをメールで伝えるのもビジネスマナーの一つですし、事前に連絡しておけば丁寧な対応などのイメージにも効果的です。

さらに、トラブルなどで郵便物が届かないときや届くまでに時間を要してしまうときなど事前連絡を入れておけば状況把握にも役立ちます。

封筒の書き方について解説してきましたが、いかがでしたでしょうか。中にはこれは知らなかったなどもあるかと思われますが、郵便物を相手方に送るときには色々な注意点がありますので、こちらを参考にして正しいビジネスマナーを身につけましょう。