通勤手当の基本を解説！計算方法や課税ルールとは

通勤手当を支給するからには担当者は基礎知識を確実に持っておく必要があります。

また、支給してもらう側も正しく支給されているかどうかの判断のために知識を持っておくべきです。ここでは、通勤手当の基礎知識とその計算方法を紹介します。

従業員が通勤するための費用の中で企業が支払うものを通勤手当と呼ぶことが可能です。

従業員の金銭的負担軽減が目的であり、福利厚生の一環として用意されているケースが多いと言えます。通勤手当は企業が任意で定められる手当です。

対象者や金額などの詳細な内容は、企業ごとで異なっていることを理解しておく必要があります。

通勤手当は必ず支払われるものだと思っているものかもしれませんが、実は企業には支払い義務はありません。

法律的に義務がないことなので、支給がないから問題ということにはならないです。支給有無は事業主の判断に委ねられているので、どの会社に勤めるときにも受け取ることができるものだと勘違いしないようにしておく必要があります。

就業規則などで支払い基準などが明確に定められていると、労働基準法の賃金の一部とみなされることも知っておくと良いです。

類似するものに交通費がありますが、こちらは業務を遂行するために必要となった費用が対象だと言えます。

出張の際や研修の際に使った移動費などはこちらに含まれることになると覚えておきましょう。

毎日の通勤にかかる費用は通勤手当、出張や営業の際に使った電車やバス、飛行機やタクシーの費用は交通費となります。

税法上の取り扱いに関しても違いがあることを知っておくと良いです。通勤手当が給与所得に含まれ、交通費は旅費交通費に含まれる点も2つの違いだと言えます。

前者は一定範囲まで非課税で、範囲から出てしまうと課税対象、後者は非課税となっていることも違いです。

通勤手当の計算方法は全てのケースで同じではなく、通勤手段ごとに違っています。

手段ごとの計算方法を解説するので参考にしてください。

1.電車・バス通勤での通勤手当の計算方法

電車・バス通勤の計算方法は、通勤定期券による運賃相当額を支払う方法が一般的だと言えます。

通勤定期券には3種類のものがあり、1か月・3か月・6か月の期間から好きなものを購入することが可能です。

それぞれで金額が違っていますが、購入した金額がそのまま支給となるケースが多いと言えます。

回数券を使用する場合は、回数券1冊の価格に1か月あたりの所要枚数をかけたものを、回数券の綴りの枚数で割る計算が一般的です。

出勤日数に応じた通勤手当支給の場合は、片道の運賃に2をかけることで往復の運賃を計算し、そこに出勤日数をかけたものが支給額となります。

近年ではICカードを使用して通勤する人も多くなっていますが、この場合も実際に支払った金額が計算されることになるでしょう。

利用するカードによっては割引が適用されることもあり、通勤手当の不正受給になる恐れがあるので、割引の有無を踏まえた上での計算が必要となるケースもあります。

電車・バス通勤の場合は、支払い方法ごとに計算のやり方が違っていることを理解しておく必要があるでしょう。

2.自動車・バイク通勤での通勤手当の計算方法

自動車やバイクで通勤する場合は、ガソリン単価と燃費を考慮した計算方法、または距離による計算方法が適用されることがほとんどです。

ガソリンと燃費を考慮する場合は、次のような計算になります。

往復の通勤距離に通勤日数とガソリン単価を乗じ、燃費で割ったものが通勤手当額です。

燃費はガソリン1Lで走行できるkmを示したものであり、ガソリン単価を燃費で割ることで1kmごとのガソリン単価が分かる仕組みだと覚えておきましょう。

勤務日数は1か月の支給額を固定する計算方法が多いと言えます。365日から所定休日を引いたものを12か月で割ったものを勤務日数とすることで、毎月の計算を楽にすることが可能です。

距離を考慮した計算の場合は、片道の通勤距離に距離単価と通勤日数をかけ、往復のための2をかけたものが通勤手当額となります。

距離単価は企業ごとに設定が異なる部分です。決まりがないので自由に決定できるものの、1kmにつき10円から15円ほどの範囲であるケースがほとんどだと言えます。

燃費やガソリン単価を確認するために給油レシートの提出を求めるケースもありますが、煩雑になってしまうので地域の相場単価や車種による燃費で計算するケースも多いです。

3.タクシー利用での通勤手当の計算方法

タクシーを利用して出社する人もいますが、この場合は計算の必要がないと言えます。

実質相当額が一般的なので、従業員から領収書を受け取り、企業は記載されている金額を支払うことになる場合がほとんどです。

ですが、タクシーによる毎日の通勤で手当を認めている会社はほとんどありません。

残業や緊急業務のために早朝や深夜に交通手段がなくなりタクシーを利用した場合、ストライキやトラブルで公共交通機関が使えなかったときに限定している企業が多いです。

4.自転車や徒歩通勤での通勤手当の計算方法

自転車や徒歩通勤における計算方法を知りたい人もいるでしょう。

そもそも、通勤手当の対象となるのかどうかから理解しておく必要がありますが、支給しているケースは少ないです。

通勤手当は非課税限度額があるので、従業員にとっての利益を考慮して支給する会社もあります。支給される場合は、2km以上などの一定の距離と決められていることが多く、公平性を保つためにマイカー通勤と同じような計算が採用されるケースがほとんどです。

5.「電車・バス」と「自動車・バイク」の両方を利用した場合の通勤手当の計算方法

電車・バスと自動車・バイクの両方を組み合わせて通勤する人に対しては、それぞれの計算方法を複合した計算を採用すると良いでしょう。

両方の交通手段を使うと駐車場代や駐輪場代が加わることもあるので、その場合は会社の判断でこれらを計算に含めることもあります。

計算は増えますが、基本的な内容はそれぞれの交通手段における算出方法と同じです。

6.リモートワークなど在宅勤務の場合

リモートワークなどの在宅勤務に切り替えたときは、通勤手当が支払われなくなることが多いと言えます。

通勤実態に応じて実費を支払うため、切り替え後は無支給、出社した日数に応じて通勤手当を出す方法を採用している企業が主流です。

リモートワークになった後まで、同じ金額の手当てを支払い続ける必要はないと言えます。

通勤手当の計算方法だけでなく、課税ルールも理解しておくべきです。

課税ルールも交通手段ごとに違っているので要注意だと言えます。

1.電車・バス通勤の場合

電車・バス通勤の場合は、15万円が非課税となる限度額です。

最も経済的かつ合理的な経路、方法による通勤での通勤手当が1か月で15万円を超えるときに適用されます。

経済的であることや合理的であるという条件を満たしていなければ、非課税の対象外となるので注意が必要です。経済的とは他の経路と比較して低額な運賃であること、合理的は他の経路と比較したときに所要時間が短いことをあらわしています。

双方の条件を満たすことによって、非課税というルールが適用されるようになるでしょう。

企業によっては長距離通勤でもしっかりと通勤手当を支給していることがあり、新幹線による通勤でも手当を出すことがあります。新幹線の運賃は経済的で合理的という条件を満たすことがほとんどですが、グリーン車を使用する場合、グリーン料金は経済的と合理的の条件を満たしません。

特別な運賃が発生するときには、ここまで非課税に含まれるわけではないので注意が必要となります。

確実に非課税を適用させたいと考えているのであれば、グリーン車を利用しないなどの工夫が必要であることを知っておくべきです。

電車・バスを利用したケースでは、経済性と合理性を意識して課税ルールに照らし合わせるようにしてください。

2.自動車・バイク通勤の場合

自動車・バイクの場合は、片道の通勤経路を考慮した距離で課税ルールが決められています。

2km未満は全額課税となっていますが、それ以上は非課税の限度額が決まっていることを知っておくと良いです。たとえば、10kmから15kmでは非課税額が7,100円となり、55km以上では31,600円となっています。

通勤手当の非課税上限は15万円となっていますが、マイカー通勤の場合で上限額が適用される可能性はないと覚えておいて問題ありません。

3.タクシー利用の通勤の場合

例外的にタクシーを利用した場合でも通勤手当を支給することがありますが、課税はされません。

緊急業務のためのタクシー利用は会社が負担すべき費用の立替払と考えられ、従業員への支払いは立替金の精算という形で行われます。

交通機関のストライキの場合は、会社の業務を遂行するための費用負担と考えられることも知っておくと良いです。

4.自転車や徒歩通勤での場合

自転車通勤や徒歩通勤の場合についても確認しておく必要があります。

非課税限度のルールにおいて、自転車はマイカー通勤の場合と同じ扱いになるので、マイカー通勤の場合の距離に応じた金額を参考にすることが可能です。

所得税法では通勤に必要な交通機関の利用や、交通遊具の使用のための支出する費用に充てるものとして通勤手当の非課税限度額を定めています。

徒歩の場合は所得税法で非課税枠が認められておらず、公共交通機関やマイカー、自転車のいずれも使わない徒歩通勤では非課税となりません。

5.「電車・バス」と「自動車・バイク」の両方を利用した場合の通勤手当の計算方法

電車・バスと自動車・バイクを利用した場合は、合計金額が非課税限度額となります。

電車やバスを使って通勤する1か月の通勤定期券などの金額と、自動車や自転車を使って通勤する片道の距離で定められた1か月あたりの非課税限度額の両方が考慮されることとなるでしょう。

いずれか一方の適用ではない点を押さえておくと良いです。

通勤手当に関するQ＆Aを紹介します。

ありがちな疑問と答えについて解説するので、通勤手当で分からないことがある場合は参考にしてください。

1.虚偽申告するとどうなる？

虚偽の申告で不正に支給を受けていた場合は、企業側が返還を求めたり、該当社員を懲戒処分にしたりすることが可能です。

電車通勤の申告をしていながら定期券を買わずに自転車で通勤していた場合などが当てはまり、就業規則で不正受給の際の処分を規定しておけば返還請求や懲戒処分が可能となります。

会社側は事前にルールを定めておくことが重要です。

2.過去にさかのぼって通勤手当は請求できる？

過去にさかのぼって請求ができるかどうか気になる人もいるはずですが、特定の期間内であれば可能だと言えます。

賃金の請求権は3年間とされており、この期間を超えてしまうと事項となり権利が消滅するので要注意です。3年以内であれば権利があるので、さかのぼって通勤手当の支給を請求することができます。

企業は従業員から期間内に請求された場合は、応じなければなりません。

2年と勘違いしてしまう人もいますが、2020年4月から2020年の4月1日以降の支払いを対象に、さかのぼれる期間が3年にとなっています。

3.通勤手当は社会保険料の計算では対象になる？

通勤手当は社会保険料計算の対象になるかどうかの疑問を抱く人も多いですが、これは対象となります。

社会保険料の計算では、標準報酬月額は通勤手当を含めて計算されていることを理解しておきましょう。

通勤手当が減ると社会保険料が減ることがあります。保険料は将来の年金金額に影響するので、これらの減少が将来の年金額を左右する恐れがある点に注意が必要です。

通勤手当の基本的な決まりや計算方法、課税ルールなどはこのようになっています。

受給する人も支給を行う企業も、これらをきちんと把握しておくことが大事だと言えます。

あくまでも現時点でのルールに基づいた内容であるため、必要に応じて法律などの確認も必要となる点は注意しておきましょう。

通勤手当に関する基本的な内容を知っておくことで、きちんと受け取ることができているかどうか判断できるようにしたり、問題ない支給となっているか判断できたりするようにしておくことが大事です。