日程調整が大幅に簡単になるおすすめの日程調整ツール15選

昨今ではコロナ禍により、ビジネスにおいてオンラインの打ち合わせも増えており、スケジュール調整も煩雑になっている方も多いかと思います。

今回はそんな打ち合わせにおける日程調整を簡単にしてくれるツールを紹介していきます。

企業が使用するツールの中でも特にメジャーなものの1つが日程調整ツールです。

これは会議や打ち合わせなどの予定を自動的に調整してくれるツールとなっています。ビジネスにおいては様々な状況やスケジュールがあり、ダブルブッキングなどが起こらないようにする必要があります。

日程調整ツールには候補の日時をいくつか設定する機能が付いているので、個々人の日程を折り合わせやすくなります。

参加者は行事などの内容を自分のタイミングで確認できるようになるため、それぞれの負担を減らすことが出来ます。

また、人為的なミスを減らすという意味でも非常に有効といえるでしょう。

日程調整ツールでは大きく分けて2種類の方法が用意されています。

それは候補提案タイプと予約受付タイプです。これらを上手く使い分けることによってより円滑な日程調整が可能となります。

1.候補提案タイプ

候補提案タイプはカレンダーから主催者の都合の良い日をピックアップして提案する仕組みになっています。

それぞれの参加者はピックアップされた日時に対して、選択したり承諾したりします。主催者は参加者の入力を確認し、参加可能な人が多い日を選ぶといったことが出来ます。

どうしても参加してもらわなければならない人物がいる場合には、その方に合わせて日程を提案してもらうという使い方が可能です。

日程が絞り込まれた状態で進んでいくので、主催者が主体的に日程を決めやすいというメリットがあります。

2.予約受付タイプ

予約受付タイプではそのツールを開いた際に日程が表示されるようになっており、参加者はその中から自分にとって都合の良い日を選んでいきます。

ヘアサロンの予約などでよく用いられている形式です。参加者がいつを選んだかという情報はどんどんと蓄積されていきます。主催者はその内容を確認して日程を選ぶことが出来ます。

確実にベターなスケジュールを選択できる点が大きなメリットですが、参加者が早めに日程を選択してくれないとスケジューリングが進まないというデメリットもあります。

参加人数が限定されるイベントなどでは、予約が一定人数に達すると締め切られる仕組みにしていることが多いです。

日程調整ツールの大きなメリットの1つは日程候補日を探し出す必要がないことです。

人の手で行えば膨大な時間がかかる作業ですが、ツールであれば自動的に調整してくれます。また、各人とのコミュニケーションを取ることなく、スケジューリングが出来ることもメリットです。

いちいち連絡を取りながら日程を調整することになれば、主催者も参加者も労力が必要となります。

しかし、日程調整ツールを使うことでそれらの労力がほとんどなくなるので他の仕事に力を入れることが出来ます。日程の仮予約をする必要がないこともメリットとして大きいです。

日程調整ツールのデメリットはそれほど多くありませんが、強いて言うならツールを使い慣れていない人が入力を誤る可能性があることです。

日程調整ツールはわかりやすいフォーマットになっているので多くの方はすぐに使いこなすことが出来ます。しかし、スマートフォンやパソコンに馴染みのない方は上手く使えない可能性もあります。

空いている日程が主催者から丸わかりになることもデメリットです。自分のスケジュールを知られたくない方は少なくありません。主催者は日程調整ツールで得た情報をあくまで仕事上の目的だけに使うようにしましょう。

日程調整ツールは便利な物ですが、それぞれのツールごとに異なる特徴を持っています。

目的に合わせた日程調整ツールを選ぶことが非常に大切です。そこで日程調整ツールの選び方について解説していきます。

1.調整タイプ

日程調整ツールの要ともいえるのが調整タイプです。具体的にいうと予約受付型と候補提案型の2つがありますが、このうち自社に合ったものを選ぶことが大切です。

なるべく早く日程調整を終えたい会社であれば、予約受付型を選択するのが有効といえます。それぞれの社員の日程が明らかにならない方が良い場合には候補提案型を選択しましょう。

大企業の場合にはイベントなどに参加する人数も必然的に多くなります。参加者が多ければ多いほど、候補提案型の方が無駄なく効率的な日程調整を行えます。

2.連携できるツール

日程調整ツールにおいてはカレンダーなどとの連携が重要となります。暦があって初めて機能するからです。

カレンダーのアプリは各社からリリースされていますが、日程調整ツールによって連携出来るアプリが異なります。使用したいカレンダーツールと連携できるかどうかについて事前に確認しておきましょう。

日程調整ツールの中にはカレンダー以外のツールと連携できるものもあります。具体的には営業支援ツールなどがそれに該当します。

営業支援ツールとの連携は必須ではありませんが、営業に力を入れている会社なのでは連携できた方がメリットが大きいです。

自社で使用しているツールがあれば、そのツールと相性の良い日程調整ツールを選ぶことをお勧めします。

3.対応しているデバイス

対応しているデバイスも非常に重要です。現代において一般的に使用されることの多いデバイスといえば主にスマートフォンとパソコンなので、この2つのデバイスに対応していることはとても大切な要素となります。

なるべく幅広いデバイスで使用できる方が使い勝手が良いことは言うまでもありません。のちのアップデートにて使えるデバイスが増えることもあるので、情報を収集しておくことが欠かせません。

デバイスごとに見え方が異なることにも注意しておきましょう。例えばスマホからなら見やすいものの、パソコンからだと見にくいというケースもあります。

どのデバイスからでも見やすく扱いやすい日程調整ツールを選ぶことにより、高い利便性をもって使うことが出来ます。

4.操作性

日程調整ツールを使用するのは社員だけではありません。ヘアサロンの予約などにおいてはお客さんが使用することになります。

もしも使いにくいツールを採用してしまったら、お客さんに多大な手間や労力を強いることとなります。それは満足度の低下に繋がりかねません。それゆえに初めてのお客さんでも安心して使えるツールを選ぶ必要があります。

スマートフォンからツールを使用することを前提にするのであれば、タップのしやすさ、文字の見やすさ、スクロールのしやすさなどが重要となります。

普段からそういったツールに触れることの多い社員と、お客さんではそもそも扱える物が異なります。誰が使っても使いやすいと言えるかどうかは重要な問題です。

導入前に試作版などを試してみるのも有効となります。

5.自社の利用頻度に合ったプラン

日程調整ツールは無料で使えるわけではありません。基本的には一定の料金を支払いながら使用していくことになります。

料金は安ければ安いほど良いということではありません。料金が高ければその分多機能になっていることも多く、その恩恵を受けられるのであれば多少費用の掛かるツールを導入することも有効であるからです。

しかし、日程調整ツールを使用する頻度の低い企業が高額なツールを選択する必要はありません。利用頻度が低いのであれば料金が安めのプランを選択することをお勧めします。

料金と機能を対比させて、しっかりと金額に見合った機能のある調整ツールを選択するようにしましょう。

ここからは具体的におすすめの日程調整ツールについて解説していきます。

それぞれのツールごとに特徴や料金などが異なっており、比較検討していくことで自社にあったものを見つけやすくなります。

Timerex

TimerexはGoogleカレンダーとOutlook予定表とリアルタイムに連携できるツールです。

ビジネスの分野において利用頻度の高いツールと組み合わせられることは大きなメリットとなります。プレミアムプランを用意されており、このプランに加入することによってさらなるグレードアップも可能です。

緑色の見やすい画面も特徴となっており、初めての方でも直感操作で使いこなすことが出来ます。

日程調整が完了した予定はカレンダーに自動登録される仕組みになっているので、手間を削減することが可能となります。

加えて打ち合わせの日程調整を自動化できるという特徴も持ち合わせています。

eeasy

eeasyはその名前の通り、簡単で使いやすいタイプの日程調整ツールです。一か月お試しが無料となっていて、初めて使うという企業にもうってつけといえます。

GoogleワードスペースやMicrosoft365との連携を行うことができ、順次拡張していく予定もあります。

eeasyでは調整をかける側がURLを送ることによって進めていきます。調整をかけると受ける側の両方が最短10秒で作業を終えることが出来ます。

利用者の作業負担を極限まで減らしたツールといえるでしょう。カスタム調整が用意されていることも特徴です。自社に合わせてカスタマイズすることが出来るので、どの業種にも対応出来ます。

アイテマス

アイテマスはビジネス用の日程調整アプリです。スマートフォンから手軽にダウンロード出来るのが特徴となっていて、ウェブのブラウザ版との連携も行うことが出来ます。

このツールの最大のメリットといえるのがフォーマットの分かりやすさです。無駄が省かれており、必要な入力だけを行うことが出来ます。

それゆえにスマートフォンを使い慣れていない方でも利用しやすいです。中には日程調整用のURLのみを送るスタイルも用意されています。

カレンダー形式で自分の予定を隠して送ることが出来るようになっているので、プライバシーに配慮したい企業にもうってつけです。

時差にも対応しており、海外のビジネスパートナーと円滑にスケジュールの調整を進めることが出来ます。

aipoaipo

aipoaipoはチームのスケジュール共有に特化した日程調整ツールです。

すでに700社3万人以上が利用していることからもその人気がうかがえます。チームの予定を一目で確認でき、同じ時間帯に予定を登録しようとするとアラートが表示される仕組みになっています。

それゆえにスケジュールの重複を防ぐことが出来ます。ビジネスを進めていくにつれて必要な機能は増えていきますが、そんなときでもaipoは機能を追加して対応することが可能です。

チームの成長に合わせてツールも進化させられるのが大きなメリットとなっています。

Tocaly

Tocalyはシンプルな見た目が特徴の日程調整ツールです。スプレッドシートやエクセルとほとんど同じような操作で候補日時を選ぶことができ、事前設定なども必要ではありません。

URLはメールだけでなく、メッセンジャーで送ることも出来ます。時間を設定する際にはマウスをドラッグさせればいいだけなので、あっという間に操作を完了させることが可能です。

広範囲にざっくりと出すのはもちろん、細かく候補を探し出すことにも対応しています。

スケコン

スケコンは自動での日程調整を行えるツールです。有料版が2か月無料で使用できる点も特徴となっていて、試してみたいという要望にもマッチします。

固定URL制となっていて、何度でも使うことが出来ます。ツールにログインしていない時でも最低限の操作は行えるので、いちいちログインを行う手間もありません。

情報は全て暗号化されており、万全のセキュリティー対策のうえで使用することが出来ます。

biskett

biskettは3つのステップで日程を設定できるツールです。まずこのツールにログインすると往訪や来社などの情報を一覧で見ることが出来ます。

それをURL化して社員へと送ることが可能となっています。社員は送信されたURLを確認し、自らの予定を入力していきます。

そうするだけで日程が自動的に調整される仕組みになっています。カレンダー上の会議室の空きとも連携しているのが特徴であり、特定の会議室を使いたいというケースにも対応します。

waaq Link

waaq Linkはビジネス向けの日程調整ツールです。中小企業やベンチャー企業だけでなく、大企業もこのツールを活用しています。

主要なWEB会議ツールへの対応力も高く、リモートワークとの相性抜群です。このツール最大の特徴といえるのが相手を指定しての日程調整であり、このイベントにはこの人物が必要という事情を全て反映させることが出来ます。

相手側はフォームの入力が不要なので、手間なく設定を完了させられるという利点もあります。

Spir〔スピア〕

Spirは予定管理だけでなく、スケジュールの調整までを一気に行える日程調整ツールです。

カレンダーの機能が搭載されているので、外部のカレンダーアプリなどとの連携は不要です。休日除外や時間帯指定などにも対応しているので、シフト管理にも活用することが出来ます。

タイムゾーンは3つまで表示することができ、グローバルな働き方へのサポートとしても非常に有用となっています。

ニッテ

ニッテはややこしい事務作業を自動化してくれるツールです。

日程の仮押さえや返信待ちといった時間を削減でき、ビジネスシーンにぴったりといえるでしょう。ページを送ることによってスケジューリングが完了する予約型のツールとなっており、社員だけでなくお客さんにも使用してもらうことが出来ます。

調整相手は基本的に日時を選ぶだけで良いのが特徴です。登録が無料となっていることもメリットとなっています。

Doodle

これは海外産の日程調整ツールです。時差などへの対応力が高く、世界中で商売をしている企業にぴったりといえます。

ただし、様々な項目において英語の文章が書かれているのである程度英語が扱える方でないと難しいという特徴もあります。

その言語の問題さえクリアできれば、あとは使いやすいツールとして機能します。世界中で使用者がいるので信用性も高いといえるでしょう。

トントン

打ち合わせや読み会の予定を決める際に便利なアプリです。企業だけでなく、個人の利用者も多いのが特徴となっています。フォーマットが分かりやすく、誰にとっても使い勝手の良いアプリといえるでしょう。

候補を選んでからURLを送るだけで主催者側の作業は完了となります。日々の忙しいビジネスシーンでも大いに活躍します。

伝助

全員の予定が合う日を見つけることに特化したツールです。全員が参加してほしいイベントなどの日程調整にうってつけといえます。カレンダーをクリックすることにより、ページをすぐにでも作成することが出来ます。

出欠はボタンを押すだけなので参加者に手間取らせることもありません。仕事仲間や友人同士の集まりにはぴったりです。

調整丸

これは飲み会やパーティの日程調整を行えるツールです。アンケート形式になっているのが最大の特徴であり、アンケートに答えてもらっていくだけで日程の調整を完了することが出来ます。

お店を先に決めてから日程を折り合わせるなど、柔軟な順序で決めることが可能です。

調整さん

これはURLをメンバーに送ることでイベントの出欠確認や日程調整を行えるツールとなっていて、イベント名なども入力することが出来ます。

候補日程を絞り込むことが出来るので、無駄なく日程調整可能となっています。出欠表ツールとしては定番といえるほど多くの方が利用しており、その形式の見やすさにも定評があります。

誰かが主体的に決定するのではなく、みんなで決めていくということに重きを置いています。

日程調整ツールには様々な種類、プランがあります。法人か個人によっても選び方も変わります。無料でお試し出来る物も多いので、どれを選んだらいいか分からない場合にはお試し版をお勧めします。

上手く活用することで全員の負担を減らすことが出来ます。