電子契約システムの選び方のポイントとおすすめのシステム11選

電子契約システムの選び方のポイントとおすすめのシステム11選

最近ペーパーレス化やテレワークがどんどん広まりつつあることもあって、今まで常識だったことがどんどん変化を遂げています。

印鑑やサインなど、今までは直接会社に出向いて行っていた業務も、いつでもどこでもできるようになるので、時間も短縮できますし、手続きもスムーズに行えるようになるので、どんな企業でも取り入れると業務の効率をアップすることに繋がるかもしれません。

最近注目されている業務を効率化できるかもしれないシステムの一つが、電子契約システムです。

名前を聞いたことはあるけどどんなものなのか分からないという方のために今回は、そもそも電子契約システムとはなんなのか、自社により合ったシステムはどれなのかなど、その選び方についても詳しく紹介していきます。

電子契約システムとは?

そもそも電子契約システムとは、見積もりや契約書の提出から管理までをクラウド上で行えるシステムのことを言います。

今までは紙媒体で管理を行っていたという方も多いと思いますが、ペーパーレスで提出が出来ることから、収入印紙や郵送料が不要になることはもちろん、やりとりをする時間も大幅に短縮することができます。

またこれまで提出したものの管理や内容の確認もすべてクラウド上で行うことが出来るので、アフターフォローの業務も楽になります。

さらに紙媒体の契約書では、直筆のサインと押印が必要となりますが、電子契約システムではそれらを電子署名で行います。

それでは不正がないのかと不安になる方も多いかもしれませんが、電子証明書によって本人による作成であることも証明できるので、電子署名であっても改ざんされてない証明をすることも可能となります。

電子契約と従来の契約との違い

従来の契約書と大きく違う点と言えるのは、やはり押印と直筆のサインが必要なくなるという点です。

今までは自社で契約書を二部作成した後先方にそれを送り、先方に押印とサインをした後にまた送り返してもらって、自社でもサインと押印をしてさらに送り返すという手間がかかっていたところを、電子契約であれば作成して電子署名を作成した後、それを先方に確認してもらって同じように電子署名を作成してもらうという手間のみで契約を締結することが出来るので、時間も手間も大幅に削減できます。

さらに締結後も、ファイリングをして管理する手間が省けるだけでなく、内容を確認したいときもいつでもどこでもできるようになります。

電子契約システムを選ぶ時のポイント

電子契約システムを導入して業務を簡素化したいとおもっても、電子契約システムにもたくさんの種類があるので、どれを導入すべきなのか迷ってしまうのではないでしょうか。ここからは電子契約システムを選ぶ時のポイントを解説していきます。

契約状況のステータス管理が可能か

まず大切となるのが、契約状況のステータス管理が可能かということです。ステータス管理機能とは、手続きを行っている契約書が今どこのプロセスまで進んでいるのかということを把握できる機能のことで、同時に複数の契約書の手続きを進めている場合には必須の機能と言えます。

さらにチーム内で他の人が担当している契約書のステータスが把握できるようになることで、誰が次どんな行動をすべきなのかということを、報告なしでも確認できるようになります。

またプロセスを把握することで、締結漏れなどのミスを防ぐことにも繋がるので、契約状況のステータス管理機能は電子契約システムの中でもとても重要な機能と言えます。

導入前にはステータスの管理が出来るのかどうか、そしてどのような管理をするのかまで確認するのがおすすめです。

テンプレート機能

次に確認してほしいポイントが、テンプレート機能があるかどうかです。テンプレート機能とは契約書や見積書のテンプレートの保存を行い、必要に応じてそれを活用する機能のことです。

テンプレートを保存できるだけで新規資料の作成がとてもスムーズとなり、誤字脱字などのミスも格段に減らすことが出来ます。

また契約内容の漏れや抜けを防止することにもつながるので、こちらも実はとても重要な機能となります。契約書は一から作成するととても時間がかかるものなので、その作成の時間を大幅に減らせるというのも、テンプレート機能が必要である理由の一つと言えます。

既存業務との適合性があるか

電子契約システムにはたくさんの種類がありますが、それぞれに特徴があるため自社に合ったものを選ぶ必要があります。

その上で既存業務との適合性があるかというのは、とても重要なポイントとなります。

電子契約システムの中には、もちろん企業向けのものもたくさんありますが、個人事業主との取引に対応していたり、融資取引に特化していたりするものもあります。

契約のステータスが管理出来てテンプレート機能があるという基準だけで選んでしまうと、自社の業務に全く関係のないものに特化したものを選んでしまって、全然使えなかったというトラブルにもなりかねません。

自社の現在の業務と照らし合わせて適合性があるのかという視点で選ぶと、より便利に使えるようになるのでおすすめです。

おすすめの電子契約システム

電子契約システムを選ぶポイントをおさえた上で、自社に合ったものを選びたいという方のために、ここからはおすすめの電子契約システムをいくつか紹介していきます。

クラウドサイン

クラウドサイン 媒体資料

電子契約システムの中でも人気が高いのが、クラウドサインです。クラウドサインは日本の法律に特化した弁護士の監修によってつくられた電子契約サービスなので、より安心して電子契約システムを利用することが出来ます。

契約締結がシステム内で出来るということはもちろん、締結された契約書は高いセキュリティのもと保管されるので、安全面にも問題ありません。さらに契約書名や企業名で契約書を検索できる機能があるので、管理もとても楽にすることが出来ます。

電子契約システムを選ぶ上で重要なテンプレート機能が備わっており、メール認証に加えて送信者の任意でアクセスコード認証まで付けることが出来るので、電子契約のセキュリティが心配という方におすすめのサービスです。

GMO電子印鑑Agree

GMO電子印鑑Agree 媒体資料

実印と契約印に相当する2つの電子契約を採用することで、法律要件をしっかり満たした契約を結ぶことが出来るのが、GMO電子印鑑Agreeです。電子署名の中でも法的効力が強く、偽造防止にもなる電子証明書による認証を社内外に用いる契約書類に用いるので、電子契約でも法的効力を発揮するのか心配という方も安心して利用をすることが出来ます。

文書ごとにリマインド通知を設定することが出来るので、契約の更新や解約漏れを防ぐことが出来るというのが、GMO電子印鑑Agreeの最大のメリットとも言えます。契約は締結して終わりではなく、更新や解約をしっかり行うことが必須ともいえるので、より正確な管理がしたいという方におすすめのサービスです。

BtoBプラットフォーム契約書

BtoBプラットフォーム 契約書 媒体資料

BtoB専門のサービスで20年間の実績があるというのが、BtoBプラットフォーム契約書です。20年以上の実績があるということで、契約書締結までの手続きがスムーズであることはもちろん、国内最高レベルのサーバー保安管理システムが導入されているので、セキュリティ面にも問題ありません。

取引先と結ぶ契約書の締結、管理をするといった基本的な機能に加えて、社内稟議をクラウド上で申請したり、それを承認や却下したりすることも可能なので、社内の書類管理も同時に行うことが出来ます。

その他にも社内ルールに従った順番で社内稟議を回す機能や、承認グループの管理などもすることが出来るので、契約書以外に社内書類の管理にも困っているという企業におすすめのサービスです。

ドキュサイン・ジャパンサイト

ドキュサイン 媒体資料

世界中でも広く利用されている電子契約システムが、ドキュサイン・ジャパンサイトです。世界各地の厳しいセキュリティ基準を満たしているので、安心して利用が出来ることはもちろん、世界180か国以上44言語で署名をすることができるので、海外のお客様との契約を締結する可能性があるという方におすすめです。

また契約書をAIが分析することによって、契約内容のリスクを特定したり、不適合性を見つけ出したりすることも可能です。

契約書は締結するというだけでなく、内容の精査が最重要事項となるので、内容の確認まで行うことが出来るならより安心ですよね。契約書のステータス管理やテンプレート機能などの、基本的な機能も利用することが出来ます。

NINJA SIGN

契約書の作成がとてもスムーズに行えるという事で人気となっているのが、NINJA SIGNです。

登録したテンプレートを利用して作成ができるというのはもちろん、相手方の情報などをあらかじめ入力項目として設定することで、作成時に相手方が入力しなくてもよくなるので、取引先にとっても便利なサービスと言えます。

契約書に修正があった場合には、その修正履歴を保存することも出来るので、誰がいつ修正したかというのが一目で確認できます。契約書ごとにコメントを残すことも出来るので、締結時にリマインドしておきたいことがあっても忘れることなく管理が可能です。

使い方がとてもシンプルなので、電子契約システムを初めて使うという方でも使いやすいというのも、おすすめのポイントです。

リーテックスデジタル契約

リーテックスデジタル契約 媒体資料

本人確認を厳重に行ったり、特定認証機関の電子署名を使って第三者による契約書の改ざんを防止したりして契約書の締結が出来るので、法的安全性がより高い契約書が作成できるのがリーテックスデジタル契約です。

利用申し込み時に本人確認を実施することで取引権限の明確化をしたり、反社会的勢力が取引関係に入るのを未然に防止したりもするので、コンプライアンスやガバナンスに関しても安心安全な取引関係を築くことが可能です。

電子証明法と電子記録債権法を併用した新しい電子契約システムともいえるので、より法的効力や安全性にこだわるという方におすすめです。

Holmes

電子契約のプロセス構築や管理に重きを置いたサービスを提供しているのが、Holmesです。契約の基本とも言えるプロセスの把握や、契約に紐づく情報の抜けや漏れの防止がないかの確認がよりスムーズに行えるシステムを構築しているというのはもちろん、契約に関わる部署間の連携まで考え尽くされたサービスを提供しています。

契約のステータスや取引先とのコミュニケーションがどのように行われているのかというのを、営業部や法務部、経理部間で共有することでそれぞれが行う必要がある業務を瞬時に把握して行えるようになるので、伝達ミスによる手続きの漏れも防ぐことが可能です。

また契約をする上で得た知識を管理する機能もあるので、業務をすればするほどその知識が企業の財産として蓄積されていくというのも、Holmesの魅力の一つです。

Adobe Sign

様々な電子システムで有名なAdobeからも、電子契約システムが登場しています。Adobe Signでは実際の印鑑を画像にして登録することで、電子サインとして印鑑を利用することが可能となるので、今ある印鑑をいかしたいという方にもおすすめです。

契約書の作成や署名、締結や管理ができることはもちろん、どのデバイスからでも署名が出来るので、出先であっても手続きが可能となります。

また一つの文書を数百人に一斉送信することで個別の署名入り文書を回収するという機能もあるので、複数人と契約を締結したいときには一人一人に送信する手間が省くことが出来るだけでなく、それぞれの処理状況や署名を促すリマインダーを送信することも出来ます。

WAN-Sign

BtoBの厳密な契約から、BtoCのライトな契約まで、幅広い分野に対応してくれるのがWAN-Signです。契約の重さによって電子証明書で締結をするのか、メール認証で締結をするかなどが選べるので、用途に合わせた契約書の作成が可能です。

契約を行う当事者が3者に及ぶ場合もあるかと思いますが、3者間での締結も可能というのも、WAN-Signの魅力の一つです。契約書をフォルダに分けて管理することが出来るので、関連する契約書が自分なりにまとめられるということはもちろん、今まで台帳管理していたという方が電子管理をはじめたとしても、違和感なく切り替えることが可能です。

管理リストをダウンロードすることも可能なので、どこまでも管理が明確化できるシステムと言えます。

paperlogic電子契約

電子証明が必要な契約なのか、簡易的な署名でいいのかということを簡単に選択しながら契約書が作成できるのがpaperlogic電子契約です。とにかく操作が簡単なので作成がスムーズで、署名者が誰なのかということまでプルダウンの選択メニューから行うことが出来るので、複数人で管理をするという時も安心です。

契約書だけでなく、請求書や見積書も一括で作成することが出来るので、取引先とやり取りする書類すべての作成や管理をスムーズにすることが出来ます。社外書類だけでなく、社内の稟議の電子管理もできるようになるというのも特徴の一つです。

とにかく会社内で使っている書類をすべて電子管理したいという方におすすめのサービスです。

電子契約システムまとめ

電子契約システムは、これかペーパーレス化やテレワークなどが進むにつれて、絶対に必要となるシステムだと言えます。

これまでは直筆のサインや押印で契約を締結したり稟議を承認したりしていたので、電子で契約を行うことに抵抗があるという方もおおいかもしれませんが、電子契約にも法的効力がしっかりと発揮され、セキュリティ管理で安全性も担保されるので、その点を心配する必要はありません。

導入することで今の業務が格段に楽になることは間違いなしなので、これから来る新しい時代に備える意味でも、たくさんある電子契約システムの中から自社に合ったものを選んで、いち早く導入していくことをおすすめします。

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