【2023年最新】電子契約システムの選び方のポイントとおすすめのシステム18選

最近ペーパーレス化やテレワークがどんどん広まりつつあることもあって、今まで常識だったことがどんどん変化を遂げています。

印鑑やサインなど、今までは直接会社に出向いて行っていた業務も、いつでもどこでもできるようになるので、時間も短縮できますし、手続きもスムーズに行えるようになるので、どんな企業でも取り入れると業務の効率をアップすることに繋がるかもしれません。

最近注目されている業務を効率化できるかもしれないシステムの一つが、電子契約システムです。

名前を聞いたことはあるけどどんなものなのか分からないという方のために今回は、そもそも電子契約システムとはなんなのか、自社により合ったシステムはどれなのかなど、その選び方についても詳しく紹介していきます。

そもそも電子契約システムとは、見積もりや契約書の提出から管理までをクラウド上で行えるシステムのことを言います。

今までは紙媒体で管理を行っていたという方も多いと思いますが、ペーパーレスで提出が出来ることから、収入印紙や郵送料が不要になることはもちろん、やりとりをする時間も大幅に短縮することができます。

またこれまで提出したものの管理や内容の確認もすべてクラウド上で行うことが出来るので、アフターフォローの業務も楽になります。

さらに紙媒体の契約書では、直筆のサインと押印が必要となりますが、電子契約システムではそれらを電子署名で行います。

それでは不正がないのかと不安になる方も多いかもしれませんが、電子証明書によって本人による作成であることも証明できるので、電子署名であっても改ざんされてない証明をすることも可能となります。

従来の契約書と大きく違う点と言えるのは、やはり押印と直筆のサインが必要なくなるという点です。

今までは自社で契約書を二部作成した後先方にそれを送り、先方に押印とサインをした後にまた送り返してもらって、自社でもサインと押印をしてさらに送り返すという手間がかかっていたところを、電子契約であれば作成して電子署名を作成した後、それを先方に確認してもらって同じように電子署名を作成してもらうという手間のみで契約を締結することが出来るので、時間も手間も大幅に削減できます。

さらに締結後も、ファイリングをして管理する手間が省けるだけでなく、内容を確認したいときもいつでもどこでもできるようになります。

電子契約システムのメリットを述べます。

電子契約システムとは、紙面で行われていた契約を電子的に行うという事です。新たな契約方法ですので慣れない方もおられるかと思いますが、これから主流となってきますので、これらの知識を得ることは大切です。

1.契約周りの事務処理の効率化

電子契約システムで作成されるデータは電子的な記録ですので、複写などが簡単にできます。

検索も非常に膨大な量を瞬時に行うことが可能です。このようなことから、これまで紙面で行なう際には大変な労力と時間を要していた作業が簡単に短時間でできるようになり、作業の効率化が可能となります。

契約書を作る際、参照するべき過去の書類などを見つける際にも一瞬で検索可能です。

契約書の写しなどを作る際にも多くの労力と時間が必要だったものを簡単に複写できます。

2.コンプライアンス強化

紙面による契約の際には、従来から多く報道されているように書面改竄が行われます。

これは紙というものの上に、字を書いていることから来ています。紙上の字を書き換えたり紙自体を取り替えても識別できないことがあり、改竄が行われることになります。

電子契約システムでは電子データを用いていますが、電子契約システムのデータは変更を行った際には、誰がどこを変更したかということが帰属されます。

このことにより、データの改竄なども明確に明らかにすることができます。

印紙税が不要に、コストも削減

紙面による契約の際は、紙面に書かれていることの内容を保証するために、印紙税を払う為に収入印紙を添付する必要があります。

これは、日常使っている紙というものを契約に用いるために必要となってくる事です。

収入印紙を貼ることにより、内容の証明を行う必要がある訳です。それに対して電子データーは、先程も述べたようにあらかじめセキュリティーが高く設定できるようにされます。

元々そのような仕組みがシステム自体に組み込まれていますので、電子契約システムの場合には収入印紙のような付加的に証明を行うものは必要なくなりました。

収入印紙に必要な経費は、300万円を超える契約の際には印紙税が1,000円、500万円を超える際には2,000円となっていますので、頻繁に契約を行う様な場合には積み重なって大きな金額と成ります。

ここまで電子契約システムのメリットを述べました。

メリットの大きい電子契約システムですが、新たな契約方法ということで現在まだ対応は難しい面もあります。

時間が経ち電子契約システムが定着すればなくなりますが、以下に述べる注意が必要です。

1.電子契約可能ではない契約がある

使用されれば大変メリットの大きい電子契約システムですが、現在の法律では書面化することが明記され電子化できないものがあります。

法律に記述されていることですので、その法律が改正されない限り電子化を行うことはできません。

法律の改正には多くの場合長い時間が必要となってきますので、当面の間は電子化は難しいかと考えられます。ただ、現在の政府において電子化を進めるような動きがありますので、今後電子化は加速されるということもあります。

書面化が義務づけられている契約は、不動産関係の不動産取引における重要事項説明、定期借地契約、定期建物賃貸借契約、マンション管理業務委託契約などです。

2.取引先との協力が必要

電子契約システムは、契約を行う次世代のシステムのセキュリティなども万全ですが、契約というものは契約をする両者が納得をしなければ成立するものではありません。

電子契約システムを用いた契約方法も、相手先が納得するものでなければならないということになります。

そのような際、取引先に電子契約システムに関する知識が無かったり興味がなかったりすると、こちらがいくら電子契約システムで契約を結ぼうとしても成立しないということになってしまいます。

3.サービス事業者の依存リスク

電子契約システムでは、情報やセキュリティに関する高度な知識が必要となりますので、他の分野で本業を持つ会社などが自前でそのシステムを開発や運用するということはほとんど不可能です。

したがって電子契約システムを用いる際には、そのサービスを提供する専門の業者に依頼を行う必要が出てきます。

このようなサービスを行う業者にはいくつかのものがありますが、業者が契約のデータをどの様に扱うかということは、業者に依存せざるを得ないことになります。

その取り扱いは、ブラックボックスになってしまいます。

電子契約システムは、技術的に優れていますが、公に使われる場合においては法律的な根拠がなければなりません。

したがって電子契約システムを用いるには、法律の改正や新たな法律の制定などが必要になります。

ここでは、どの様な法律が関わるかということを解説します。

1.電子署名法

書面で契約を行う際には、その契約を行った当人が確かに同意したものであるということを示す証拠が必要となります。

書面の契約であれば、サインをしたり印鑑を押すなどという方法がとられます。このことから、サインや印鑑のある契約書には本人が同意しているということを示します。

電子契約システムにおいては、紙面での契約のようなサインを行ったり印鑑を押したりするということはできません。画像でそのようなものを貼り付けても、いくらでも改竄ができますので、契約書では使えないということになっています。

契約書で使う際には、電子署名ということを行ないます。

電子契約システムにおいて、電子署名が書面契約の印鑑やサインと同じような効力を発揮すると定めた法律が電子署名法です。

民法第522条契約の成立と方式に関して述べます。

日本は法治国家ですので、全てのことで法律に基づいた判断がなされます。日常の活動などの分野をカバーするのが民法ですが、この民法の中に契約に関する事項があります。

契約が成立するということは、民法のこの規定を満足する必要がある訳です。

この法律は昔からありますので、現在の電子予約システムの登場は想定されていませんでした。このようなことから、電子契約システムにも対応できるように民法522条が改定されました。

従来契約における成立の要件として、何に記されたものかということが明文化されておらず、電子契約システムの普及の妨げとなっていました。

改正後は、書面による表記を伴わなくても契約が成立することが明記され、電子契約システムが正式の契約と認められるようになってきました。

電子契約システムの基本機能について述べます。

ここまで述べてきたように、これまでの書面契約に代わる契約方法の電子契約システム登場してきています。

新たなシステムということで、書面契約における事項に加え更に高度な機能を持っています。ここでは、電子契約システムの持つ機能の説明を行ないます。

1.電子署名・電子サイン機能

電子署名は、書面契約の実印と印鑑証明に当たるものを電子的に行う仕組みです。

第三者機関である電子認証局が発行した電子証明書と第三者機関である時刻認証局が発行したタイムスタンプを電子契約書に埋め込むことで、その契約が本人に行われたことを証明する電子署名となります。

電子署名はセキュリティが高いものとなっていますが、それを得るためには第三者機関へ申し込みを行わなければならないという手続きが発生してしまいます。

厳密性は少し劣りますが、本人だけで認証が行える電子サインというものが多く使われるようになってきます。

電子サインでは電子契約書の作成の際に、多くの人が通常用いるメールアドレスとパスワードや企業やソーシャルのIDやSMSを用いて認証手続きを行い、システムログなどを合わせて本人確認を行います。

2.タイムスタンプ機能

電子ファイルなどの内容証明の際に重要な役割を果たす事項は、その書類が何時作られたのか何時改訂されたのかということです。

その様な際に重要な役割を果たすのがタイムスタンプです。タイムスタンプとは、ファイルなどが作成されたり改定されたりした時間の記録です。

このことから契約後にファイルに改ざんなどがされた際にその事がわかり、内容を無効とすることが可能となります。

通常はシステムが自動的にファイルなどに記録されますが、法律的には認定タイムスタンプというものが必要です。

3.ワークフロー機能

通常会社同士で契約を行う際に、担当者1人だけで契約で決められるということはほとんどありません。

多くの場合には会社の中の多くの人々が、承認を得る事が必要です。

その際には、契約の承認をする順番が決まっている場合も多くあります。契約内容や場合により、承認の順番を変える必要も出てきます。

その様な事を、自動的に行ってくれる機能がワークフロー機能です。電子契約システムでは、このようなことを自動的に行ないます。

4.テンプレート機能

多くの公的文書には決められた書式等があります。

電子契約システムにおいても、そのような書式が存在します。この書式を最初から作るのは、専門的な知識が必要な場合もありますので大変苦労が多くますので面倒です。

電子契約システムの中には、弁護士などに監修されたテンプレートが入っている場合があります。

法律的な知識が少ない人でも、必要事項を記入するだけでいいので大変便利です。

一度使った電子契約書の内容を再利用して、次回契約の際に変更があった部分だけ再記入するだけでいいという便利さもあります。

5.ステータス管理機能

通常会社などでは、多数の契約を様々な時期に結ぶということがよく行われます。

その様な際、先程述べた承認のプロセスや書類作りのプロセスの管理を行うことが大切となってきます。

電子契約書システムでは、このような並行して行われる多数の業務のスケジュールや、それぞれの業務がどのような状況になっているかということを把握するステータス管理機能が組み込まれています。

このステータス管理機能によって、予定の契約へ準備がどの程度まで進んでいるかということを簡単に把握することが可能となります。

電子契約システムを導入して業務を簡素化したいとおもっても、電子契約システムにもたくさんの種類があるので、どれを導入すべきなのか迷ってしまうのではないでしょうか。

ここからは電子契約システムを選ぶ時のポイントを解説していきます。

1.自社業務と合うか

電子契約システムにはたくさんの種類がありますが、それぞれに特徴があるため自社に合ったものを選ぶ必要があります。

その上で既存業務との適合性があるかというのは、とても重要なポイントとなります。

電子契約システムの中には、もちろん企業向けのものもたくさんありますが、個人事業主との取引に対応していたり、融資取引に特化していたりするものもあります。

契約のステータスが管理出来てテンプレート機能があるという基準だけで選んでしまうと、自社の業務に全く関係のないものに特化したものを選んでしまって、全然使えなかったというトラブルにもなりかねません。

自社の現在の業務と照らし合わせて適合性があるのかという視点で選ぶと、より便利に使えるようになるのでおすすめです。

2.契約状況のステータス管理

まず大切となるのが、契約状況のステータス管理が可能かということです。ステータス管理機能とは、手続きを行っている契約書が今どこのプロセスまで進んでいるのかということを把握できる機能のことで、同時に複数の契約書の手続きを進めている場合には必須の機能と言えます。

さらにチーム内で他の人が担当している契約書のステータスが把握できるようになることで、誰が次どんな行動をすべきなのかということを、報告なしでも確認できるようになります。

またプロセスを把握することで、締結漏れなどのミスを防ぐことにも繋がるので、契約状況のステータス管理機能は電子契約システムの中でもとても重要な機能と言えます。

導入前にはステータスの管理が出来るのかどうか、そしてどのような管理をするのかまで確認するのがおすすめです。

3.テンプレート機能

次に確認してほしいポイントが、テンプレート機能があるかどうかです。テンプレート機能とは契約書や見積書のテンプレートの保存を行い、必要に応じてそれを活用する機能のことです。

テンプレートを保存できるだけで新規資料の作成がとてもスムーズとなり、誤字脱字などのミスも格段に減らすことが出来ます。

また契約内容の漏れや抜けを防止することにもつながるので、こちらも実はとても重要な機能となります。契約書は一から作成するととても時間がかかるものなので、その作成の時間を大幅に減らせるというのも、テンプレート機能が必要である理由の一つと言えます。

4.セキュリティ面

電子契約システムでは、クラウド上でさまざまな操作を行うということもあり、ハッカーなどによるサイバー攻撃の的となるリスクが大変大きくなります。

そのためにセキュリティ面での対策というのは十分なものが必要となってきます。電子契約システムに入る際、本人確認のためのIDとパスワードの認証や接続先のIPアドレスの確認を行うなどということも必須のファクターとなります。

加えて、契約に関する情報や認証情報の暗号化とバックアップなどのセキュリティ管理、データ管理サーバーの保安管理なども十分に行う必要があります。

5.自社と取引先でお互い使いやすいか

自社の電子契約システムと取引先のそれが同じであるかを確かめる必要があります。

もし新たに導入するのであれば、取引先が使う電子契約システムを導入する方がいいでしょう。そうでなければ、取引先は自社が使っているシステムでの業務ができなかったり、利用に際して料金がかかったりするという場合もあります。

電子契約システムを選ぶ際には取引先のシステムの確認を事前に行い、必要であれば取引先が使っている電子契約システムサービスの利用を考えます。

6.電子契約の種類

電子契約方法には、当事者型と立会人型の2種類です。

それぞれメリットとデメリットがあります。立会人型とは、電子サインとタイムスタンプを使って電子契約システムで手続きを行うという方法です。

電子サインは、電子メールなどで認証が簡単にできますし、相手先にアカウントを作ってもらう必要がありませんが、書類の改竄対策には弱い部分もあります。

これに対し、当事者型とは電子証明と電子証明書とタイムスタンプを使って契約を取り交わすも方法です。

立会人型と比べると、書類の改竄がはっきりと分かりますが、電子証明書を得る為に第3者認証機関に届出をしなければならず、取引先も同じ認証機関でアカウントを持っていなければならないという面倒さがあります。

7.持続可能性が高い企業か

持続可能性が高い企業かについて述べます。

電子契約システムには、自社と取引先にとって大切な電子契約書を保管するという役割があります。

しかし電子契約システムのサービスを行う会社も通常の会社ですので、場合によっては倒産などということがある訳です。

そのようなことになった際には、契約事項が全くなくなってしまうという危険性があります。

電子契約システムサービスを採用する際には、サービスを行う会社が十分に長期間存続し得るものかどうかということを確かめる事が必要です。

電子契約システムを選ぶポイントをおさえた上で、自社に合ったものを選びたいという方のために、ここからはおすすめの電子契約システムをいくつか紹介していきます。

クラウドサイン

クラウドサイン 媒体資料

電子契約システムの中でも人気が高いのが、クラウドサインです。クラウドサインは日本の法律に特化した弁護士の監修によってつくられた電子契約サービスなので、より安心して電子契約システムを利用することが出来ます。

契約締結がシステム内で出来るということはもちろん、締結された契約書は高いセキュリティのもと保管されるので、安全面にも問題ありません。さらに契約書名や企業名で契約書を検索できる機能があるので、管理もとても楽にすることが出来ます。

電子契約システムを選ぶ上で重要なテンプレート機能が備わっており、メール認証に加えて送信者の任意でアクセスコード認証まで付けることが出来るので、電子契約のセキュリティが心配という方におすすめのサービスです。

GMO電子印鑑Agree

GMO電子印鑑Agree 媒体資料

実印と契約印に相当する２つの電子契約を採用することで、法律要件をしっかり満たした契約を結ぶことが出来るのが、GMO電子印鑑Agreeです。電子署名の中でも法的効力が強く、偽造防止にもなる電子証明書による認証を社内外に用いる契約書類に用いるので、電子契約でも法的効力を発揮するのか心配という方も安心して利用をすることが出来ます。

文書ごとにリマインド通知を設定することが出来るので、契約の更新や解約漏れを防ぐことが出来るというのが、GMO電子印鑑Agreeの最大のメリットとも言えます。契約は締結して終わりではなく、更新や解約をしっかり行うことが必須ともいえるので、より正確な管理がしたいという方におすすめのサービスです。

BtoBプラットフォーム契約書

BtoBプラットフォーム 契約書 媒体資料

BtoB専門のサービスで20年間の実績があるというのが、BtoBプラットフォーム契約書です。20年以上の実績があるということで、契約書締結までの手続きがスムーズであることはもちろん、国内最高レベルのサーバー保安管理システムが導入されているので、セキュリティ面にも問題ありません。

取引先と結ぶ契約書の締結、管理をするといった基本的な機能に加えて、社内稟議をクラウド上で申請したり、それを承認や却下したりすることも可能なので、社内の書類管理も同時に行うことが出来ます。

その他にも社内ルールに従った順番で社内稟議を回す機能や、承認グループの管理などもすることが出来るので、契約書以外に社内書類の管理にも困っているという企業におすすめのサービスです。

ドキュサイン・ジャパンサイト

ドキュサイン 媒体資料

世界中でも広く利用されている電子契約システムが、ドキュサイン・ジャパンサイトです。世界各地の厳しいセキュリティ基準を満たしているので、安心して利用が出来ることはもちろん、世界180か国以上44言語で署名をすることができるので、海外のお客様との契約を締結する可能性があるという方におすすめです。

また契約書をAIが分析することによって、契約内容のリスクを特定したり、不適合性を見つけ出したりすることも可能です。

契約書は締結するというだけでなく、内容の精査が最重要事項となるので、内容の確認まで行うことが出来るならより安心ですよね。契約書のステータス管理やテンプレート機能などの、基本的な機能も利用することが出来ます。

NINJA SIGN

契約書の作成がとてもスムーズに行えるという事で人気となっているのが、NINJA SIGNです。

登録したテンプレートを利用して作成ができるというのはもちろん、相手方の情報などをあらかじめ入力項目として設定することで、作成時に相手方が入力しなくてもよくなるので、取引先にとっても便利なサービスと言えます。

契約書に修正があった場合には、その修正履歴を保存することも出来るので、誰がいつ修正したかというのが一目で確認できます。契約書ごとにコメントを残すことも出来るので、締結時にリマインドしておきたいことがあっても忘れることなく管理が可能です。

使い方がとてもシンプルなので、電子契約システムを初めて使うという方でも使いやすいというのも、おすすめのポイントです。

リーテックスデジタル契約

リーテックスデジタル契約 媒体資料

本人確認を厳重に行ったり、特定認証機関の電子署名を使って第三者による契約書の改ざんを防止したりして契約書の締結が出来るので、法的安全性がより高い契約書が作成できるのがリーテックスデジタル契約です。

利用申し込み時に本人確認を実施することで取引権限の明確化をしたり、反社会的勢力が取引関係に入るのを未然に防止したりもするので、コンプライアンスやガバナンスに関しても安心安全な取引関係を築くことが可能です。

電子証明法と電子記録債権法を併用した新しい電子契約システムともいえるので、より法的効力や安全性にこだわるという方におすすめです。

Holmes

電子契約のプロセス構築や管理に重きを置いたサービスを提供しているのが、Holmesです。契約の基本とも言えるプロセスの把握や、契約に紐づく情報の抜けや漏れの防止がないかの確認がよりスムーズに行えるシステムを構築しているというのはもちろん、契約に関わる部署間の連携まで考え尽くされたサービスを提供しています。

契約のステータスや取引先とのコミュニケーションがどのように行われているのかというのを、営業部や法務部、経理部間で共有することでそれぞれが行う必要がある業務を瞬時に把握して行えるようになるので、伝達ミスによる手続きの漏れも防ぐことが可能です。

また契約をする上で得た知識を管理する機能もあるので、業務をすればするほどその知識が企業の財産として蓄積されていくというのも、Holmesの魅力の一つです。

Adobe Sign

様々な電子システムで有名なAdobeからも、電子契約システムが登場しています。Adobe Signでは実際の印鑑を画像にして登録することで、電子サインとして印鑑を利用することが可能となるので、今ある印鑑をいかしたいという方にもおすすめです。

契約書の作成や署名、締結や管理ができることはもちろん、どのデバイスからでも署名が出来るので、出先であっても手続きが可能となります。

また一つの文書を数百人に一斉送信することで個別の署名入り文書を回収するという機能もあるので、複数人と契約を締結したいときには一人一人に送信する手間が省くことが出来るだけでなく、それぞれの処理状況や署名を促すリマインダーを送信することも出来ます。

WAN-Sign

電子契約サービス「WAN-Sign」 サービス概要・料金・導入実績

BtoBの厳密な契約から、BtoCのライトな契約まで、幅広い分野に対応してくれるのがWAN-Signです。契約の重さによって電子証明書で締結をするのか、メール認証で締結をするかなどが選べるので、用途に合わせた契約書の作成が可能です。

契約を行う当事者が３者に及ぶ場合もあるかと思いますが、３者間での締結も可能というのも、WAN-Signの魅力の一つです。契約書をフォルダに分けて管理することが出来るので、関連する契約書が自分なりにまとめられるということはもちろん、今まで台帳管理していたという方が電子管理をはじめたとしても、違和感なく切り替えることが可能です。

管理リストをダウンロードすることも可能なので、どこまでも管理が明確化できるシステムと言えます。

paperlogic電子契約

電子証明が必要な契約なのか、簡易的な署名でいいのかということを簡単に選択しながら契約書が作成できるのがpaperlogic電子契約です。とにかく操作が簡単なので作成がスムーズで、署名者が誰なのかということまでプルダウンの選択メニューから行うことが出来るので、複数人で管理をするという時も安心です。

契約書だけでなく、請求書や見積書も一括で作成することが出来るので、取引先とやり取りする書類すべての作成や管理をスムーズにすることが出来ます。社外書類だけでなく、社内の稟議の電子管理もできるようになるというのも特徴の一つです。

とにかく会社内で使っている書類をすべて電子管理したいという方におすすめのサービスです。

CONTRACTHUB@absonne

CONTRACTHUB@absonneは、電子契約サービスを行うサービス会社です。

SaaS/ASPという形で、普及が急速な電子契約システムを簡単に導入できます。これまで述べた電子署名法や電子データの保存方法に関わる電子帳簿保存法などの法的環境に対応し、電子署名やタイムスタンプなどの技術整備を行い軽快なサービスを提供できます。

これまで多くの企業間で行われてきた紙面による契約などの煩雑な業務から、低価格で企業を開放し安心で確実にペーパレス化を実現します。

その業務形態の特徴は、オーダーメイド型電子契約サービスです。各企業の状況に合わせてシステムの構築を行ない、低コスト化を図ります。

企業によっては必要のない部分の削ぎ落としを行いコスト削減を行います。自由な課金システムで、様々な方法での利用が可能ですので顧客の状況に合わせ利用可能です。

Signing

Signingは、多彩な機能を持つ電子契約サービスを行う会社です。

多くの企業等で用いられる契約書のテンプレートを豊富に準備し、実際に使う際の手間を大幅に省くことができます。

早い場合には、電子契約書を10分で作成できるようなテンプレートを準備しています。先程述べた時刻認証局によるタイムスタンプを自動的に付与するサービスも行っており、契約書のセキュリティーを高めます。

AdobeAcrobatで有名なAdobe社が認定を行うルート証明書での署名として知られるAdobe認定証明書の利用が可能です。

データ管理も高いセキュリティーを誇るAWSサーバーを利用しています。

契約書データの保管はAWSサーバーで行い、全ての契約データは自動的にバックアップされます。

イースタンプ

電子契約サービスを行う、イースタンプではこれまで述べてきた電子サインによるサービスと電子署名によるサービスを行うことが可能です。

イースタンプの特徴は、他の多くの電子契約システムサービスが取っている様な機能の取捨選択を行うということは行わずに、オールインワンパッケージのサービス提供を行うことです。

電子契約システムサービスを用いる企業などは未経験の場合が多く、どの機能を利用したらいいかということがある場合があるので、全て機能が利用できるというオールインワンパッケージのサービスを提供しています。

サポートサービスも充実していて、ベーシックに加えプラチナサービスがあります。

みんなの電子署名

電子契約システムサービスであるみんなの電子署名は、基本料金が完全無料という驚くようなプランを出している会社です。

無料というと、よくあるようなお試し版が無料で使えて、実際に使える様なものは有料になるという風な有料版への誘導が行われるサービスがよくありますが、みんなの電子署名では無料であるために様々な機能制限などがあるかという事もなく、利用できるユーザー数や送信できる件数は無制限で利用できる電子契約システムサービスです。

機能制限がありませんので、これまで電子契約システムを使ったことがないという方や、フリーランスなどで予算がかけられないという方に向いています。

取引先に両社で利用する際の電子契約サービスの話を持ちかける際にも大変言い易いという特徴もあります。

かんたん電子契約 for クラウド

かんたん電子契約forクラウドは、セイコーソリューションズが提供していたパッケージ型電子契約サービスのかんたん電子契約をクラウド版にした物です。

かんたん電子契約forクラウドでは、電子サインであるメール認証を利用しています。

前にも述べたように、取引先に負担をかけない方法として大変便利に使えます。かんたん電子契約forクラウド特徴は、大企業での利用を想定していることです。

大手の企業などでは、様々な業務管理システムを用いていますので、そのような外部システムとの連携構築が容易であるという特徴を持っているからです。

これには最近の時流である、電子契約システムが大手企業で利用されているという背景もあります。

ラクラク電子契約

電子契約システムサービスのラクラク電子契約の特徴は、電子契約書作成から始まり電子署名に至るまでの工数の可能な限りの削減を行い、極めて簡単に多くの企業での契約書作成に関わるオペレーションを5分で完了させ作業を終える事が出来るようにした点です。

今まで述べてきたシステムの中には、電子契約書類作成に十分というところもありましたが、ラクラク電子契約ではそれを遥かにしのぐ速さで契約書の作成が可能です。

職業などを広めて低く抑えることが可能であり、初めてこのシステムを導入する際の敷居を下げることができます。

電子証明書の発行もラクラク電子契約で行うことができますので、外部へのデータの流出などもなくセキュリティの面でも安心です。

e-sign

e-signはxID株式会社が提供する電子契約システムサービスです。

xID株式会社は、99%のデジタルIDカードの普及率を誇るエストニアに本拠を置く会社であり、これまでの長いシステム開発のノウハウを持っています。

e-signの特徴は、そのセキュリティの高さにあります。現在大変なブームと成っている仮想通貨で使われているブロックチェーン技術がe-signでは利用されているからです。

ブロックチェーン技術を用いる事により契約書の改竄が簡単には出来ないようになっています。このようなセキュリティの高さは、その内容が極めて大きな重要度を持つ際には最も大切なこととなります。

このようなことから、公的機関などでもよく使われているということは言われています。e-signには法人での認証というものはなく、会社の代表者が個人で電子署名を行う事になっています。

ここまで有名な電子契約システムサービスの紹介を行ってきました。

電子契約システムには、ここで挙げた以外にも様々なものがあります。それぞれ特徴がありますので、その特徴が自社の用途と合っているか確認し選択する事が必要です。

電子契約システムサービスの中には、費用が無料というものもありますので、自分がどの程度支出できるかということの検討も必要になります。

契約書のレビュー支援のLegalForce

LegalForceは、2人の弁護士が立ち上げたリーガルテックの会社です。

極めてユニークな活動を行っており、最近隆盛となっているAIを用いた電子契約書のレビューを行なうシステムを開発しています。

これまでにない技術開発ということで、多方面から注目され多くの企業に採用されています。使用方法は極めて簡単で、契約書が書かれた電子ファイルをシステムに投入することで問題点などを指摘してくれます。

言語も日本語のみならず英語を始めとして40ヶ国語に対応します。したがって、海外との契約を行う際にも法律等が似ているのであれば一つのファイルを改定し取り扱いが可能となります。

ファイルソフトのアドインとして登録できるようなガジェットも作り出されており、利用範囲が大変広がります。

契約書データを管理するMarshall

電子契約システムサービスで有名なLegalForceが提供するMarshallは、締結済みの契約書を自動でデータベース化するサービスです。

これまで培ってきた自然言語解析や機械学習の機能を利用し、契約の終わった電子契約書を自動で分類を行いデータベース化します。

このようなデーターベース化を行なうことで、これまで問題となったことがどういうことかを明らかにし、それへの対策を行うことも容易です。

問題点を明らかにすることにより、これからどのような対策をとったらいいかという指針を与えます。

このような高機能なサービスであることから、利用法が難しいという風に考えられるかもしれませんが、利用法は至って簡単です。

使用済みの契約書を投入することで自動で解析を行ってくれます。

電子契約システムは、これかペーパーレス化やテレワークなどが進むにつれて、絶対に必要となるシステムだと言えます。

これまでは直筆のサインや押印で契約を締結したり稟議を承認したりしていたので、電子で契約を行うことに抵抗があるという方もおおいかもしれませんが、電子契約にも法的効力がしっかりと発揮され、セキュリティ管理で安全性も担保されるので、その点を心配する必要はありません。

導入することで今の業務が格段に楽になることは間違いなしなので、これから来る新しい時代に備える意味でも、たくさんある電子契約システムの中から自社に合ったものを選んで、いち早く導入していくことをおすすめします。