納品書とは？請求書、領収書との違いやおすすめのサービス7選も紹介！
ビジネスにおいて欠かせないのが納品書です。納品書がないとトラブルも生じやすくなりますし、帳簿管理も上手く出来ません。何といっても納品書がないと色々と商業上効率性も悪くなってきます。
だからこそ、納品書はしっかりと作成しておきたいところですが、納品書を作成するのも中々大変です。
特に購入物品数が多い場合には一々手作業で記入するのも時間がかかります。
だからこそお勧めしたいのが納品書作成ソフトウェアです。納品書作成ソフトウェアを用いることで簡単に納品書も作成できるようになりますし、業務も効率化します。
過去の納品書について検索するといったことも可能ですから、確定申告や税務申告等の際にも役立ってくることは言うまでもありません。
ここではそんな納品書作成ソフトウェアについて紹介しますから、「作成で手間取っている」「なるべく業務も効率化したい」といった場合に参考にしてみてください。
実は意外とこうしたソフトウェアは安いことも見逃せません。
納品書とは
納品書は何らかの物品を提供した際やサービスを提供した際に作成します。納品書は言ってみれば商品・サービスを提供した証拠であり、商業的に大変重要です。
納品書はもしも何らかの商業的なトラブルが生じた際にも役立ってきます。商業行為をしたという証拠ですから、もしも商品やサービスの提供後に揉めた際には「これこれの物品を提供した」という証拠として裁判所に提供することも可能です。
やはり口約束ではうまくいきませんから、しっかりと書面に残しておく必要性もあります。
納品書で大事なのがサインやハンコです。サインなどがないと偽造されることもありますし、トラブルにもなりやすいです。
だからこそ、納品書を取り扱う際にはサイン等についても気をつけないといけません。ハンコもシャチハタではなく届出印等を用いる慎重さが必要です。
ちなみに、納品書は販売側が購入側に渡します。デパートなどでなにか勝った際にレシートをもらいますが、このレシートは簡易的な納品書と考えても良いです。
一方、物品受領書もありますが、これは購入者からハンコをもらって販売側が保管しておくのが通常です。
このように、納品書は物品受領書と対になっていることは理解しておきましょう。
納品書には色々なことを記入することもポイント。物品名や購入日、購入者、販売者、購入数量などなど、必要に応じて色々な項目を記載します。
業界によってもどのような項目を盛り込むべきかは決まっており、業界の慣習を理解しておく必要性もあります。
納品日と支払日についても理解しておきましょう。納品日は納品をする日のことであり、実際に代金を支払う火を支払日と呼びます。
この納品日と支払日は同じ日である必要性もありません。例えば、商品だけ受け取って、支払日を数週間後にすることも出来ます。こうした支払日についても納品書に記載する必要性があります。
納品書と請求書、領収書の違い
納品書と間違いやすい用語はけっこう多いです。例えば、請求書や領収書などがあります。それぞれ役割が違うので、ここでしっかりと理解しておいてください。
まず、請求書ですが、これはサービスや商品を提供した後に料金の支払いをサービスや商品の受け取り側に請求する際に用います。
言ってみれば、「これこれの物品・サービスを提供したから、これこれの期日までに支払ってほしい」という内容を書面化したものといっても良いです。
請求書には支払代金総額や支払い方法、支払期日等を盛り込んでおく必要性があります。初回は支払い振込先等の情報も必要となってきます。
この請求書はサービスや商品の受け取り側にとっても、税務申告上大変大事です。書き方も業界の慣習があるので気をつけないといけません。
ほかに、領収書もありますが、これは代金の受取人が発行するものであり、支払い者に何らかの対価として金銭を支払われたことを証明するために発行されます。簡単に言えばレシートですが、領収書は多様な形式があることが特徴です。
領収書は返品する際やクーリングオフをする際にも必要となってきます。記載する内容は金額や日付、双方の名前などです。
納品書の必須項目
納品書の作成は実は色々と決まりがあって難しいもの。まず、商品代金、商品名、受取日、支払い方法等を詳しく記載する必要性があります。
業界の慣習もあるので、他社の例を参考にしておくことも大事です。
納品書の様式も色々とあります。どのような商品・サービスなのかによっても用いるべき様式が変わりますから、テンプレート等を参考にしてみると良いです。
納品書作成ソフトウェアを用いれば、多様なテンプレートも用意されていて簡単に最適な納品書が作成できることも利点。
また、納品書のデータは管理も必要になってきます。個人情報が含まれていますから、管理も疎かに出来ません。
だからこそ、納品書作成ソフトウェア等を利用して、余計なトラブルなどが生じないようにしておかないといけません。
納品書作成ソフトウェアであればセキュリティーもしっかりしていて、不用意な情報流出等も避けられるようになっています。
おすすめの納品書作成ソフト
納品書作成ソフトウェアと一口に言っても実は色々なものがあります。
選ぶ際にはトライアルがあるかどうか、サポート体制は整っているか、郵送代行もしてくれるか、といったことを比較検討しておくと良いです。
下記ではオススメな納品書作成ソフトウェアを紹介していきますから、是非とも参考にしてみてください。
「楽楽明細」
導入社数8000社以上！クラウド型電子帳票発行システム 「楽楽明細」 製品資料
「楽楽明細」はその名の通り実に簡単に納品書や請求書等の作成が出来るソフトウェアで8000社以上が導入しています。
こちらはWeb上で入力・作成可能なクラウド型になっており、端末を気にすることなく利用できることが利点。
初期費用は10万円、月額費用は2万5千円からとなっており、帳票発行件数によって料金が柔軟に変わるシステムになっていることも特徴。
使わない時期はコストを抑えられるのが嬉しいところです。
BtoBプラットフォーム請求書
BtoBプラットフォーム請求書は請求書発注業務が魅力的なソフトウェアです。
もちろん、請求書だけでなく納品書等も簡単に作成できます。こちらは実に機能豊富でしっかりとしたプラットフォームになっており、実に多様な業務がこなせることが利点。
郵送料等のコスト削減にも役立ちますし、より短時間で各種書類が作成できるようになっています。
初期費用は30万円、月額費用は1万5千円かかってきますから、それなりの費用はかかってきます。大企業向きといっても良いでしょう。
多様な企業で採用されていますし、「サクサク請求書作成が出来る」「サポート体制も実に充実している」といったように良いレビューが多くなっています。
全体的なレベルが高いですから、無難な納品書・請求書発行ソフトウェアを探しているという場合におすすめします。資料なども無料でもらえるのでとっつきやすいことも利点です。
受発注CO-NECT
受発注CO-NECTは大企業向けの納品書作成ソフトウェアになっています。
こちらは納品書情報共有等も簡単に出来るので、発注ミス等も防げるようになっているのが特徴。
他にも、再発注も簡単ですし、相手先が受発注CO-NECTを導入していなくても発注書をFAXやメールで送れます。
価格的にも安いですから利用してみやすいことも利点。コスト削減だけでなく業務時間の作成にも役立ってきますから、検討してみても良いでしょう。
board
boardは各種帳簿の作成や納品書・請求書の作成などが簡単に出来るソフトウェアです。
こちらは「バックオフィス業務のために起業したのではない」というキャッチコピーからもわかるように、中小企業や個人事業主向けなことも特徴。
実際、中小企業におけるシェアはかなり高いですし、個人事業主の利用者数も確実に増えています。
また、経営管理等も出来ますし、スケジュール管理等も可能です。実に多様なことが出来るソフトウェアですから、色々な業務を一つのソフトウェアで処理したい場合にもおすすめします。
様々な代行サービスも充実していることも利点。帳簿の郵送代行サービスもありますから、郵送料等を減らしたい場合にも活用しておきたいところです。
価格も格安なので、個人事業主や中小企業にとっては実に嬉しいところでしょう。月額費用が980円の「Personal」や月額費用が5980円の「Premium」等、4つのプランが用意されています。
会社や事業者の規模によって選べますから、費用を支払いすぎることもありまセん。ユーザー数も1ユーザーにつき216円で簡単に増やせますから、会社規模が増えてしまっても問題ありません。
SVFTransPrint
SVFTransPrintはウイングアークが提供している納品書作成ソフトウェアです。こちらは無料トライアルもしており、簡単に始められることが利点。
対応している請求書や納品書のテンプレートも多く、色々な業界で用いることが出来ます。
SVFTransPrintはWeb配信や郵送配送等色々なオプションが選べることも利点です。
Web配信ならば余計なコストも一気に少なくすることが出来ます。何といってもSPACLOUDがべースになっていることもあり、作成済み帳票類の電子保管等も簡単に出来ます。
セキュリティー面でも実にレベルが高いですから、情報漏えい等も気にせずに使っていけることも利点。
小さな工夫が施されていることもSVFTransPrintの特徴です。例えば、取引先が帳票類をダウンロードしたのかどうか確認出来るようになっています。
これは実に役立つもので、リマインドメール等も送ることが可能です。リマインドメールを送れば納品書のみ忘れも防止可能。
全体的に実に良く作り込まれていますが、多少費用が高いのが難点かもしれません。じっくりと他の納品書作成ソフトウェアと比較検討してみると良いでしょう。
eee CLOUD
eee CLOUD(イークラウド)は納品書や請求書の作成が簡単に出来るソフトウェアです。
在庫管理等も可能であり、どのくらい在庫があるのかもすぐに解ります。これは特に多様な請求書を作成する際に役立ってくることでしょう。
クラウド型なこともあり複数の倉庫を管理するといったことも容易に出来るようになっています。ユーザー数も無制限ですし、月額3万円で使えることも利点。
オプションも多数用意されており、ハンディターミナルでの登録等も出来ます。カスタマイズも無料ですから、どんな業界でも使いやすいことも利点です。
請求の助
請求の助(せいきゅうのすけ)は簡単操作でらくらく作成出来るのが特徴です。請求書・納品書・見積書等に対応しており、クラウド型なこともありどこでも作成が可能担っています。
また、郵送やFAX等から送付方法は選べますし、自動的に郵送対応等もしてくれるので手間もありません。
郵送料は業界最安値の165円、FAXの場合には30円であり、コスト削減にも役立ってくるソフトウェアになっています。
初期費用や申込み月のシステム利用料金も無料ですから、トライアル的に試したい場合にもおすすめします。
どちらかといえば個人事業主や中小企業向けですが、大企業でも採用例がけっこうあります。こちらは特に利用費用が安いですから、個人事業主やフリーランス等の人におすすめです。
納品書まとめ
納品書作成ソフトウェアには実に色々なものがあります。どれもそれぞれ違いがありますが、中でも「楽楽明細」などはおすすめでできるところでしょう。
また、事業規模によっても用いるべきソフトウェアは変わるので、会社の規模に合ったものを選んでみてください。
無料トライアルをしているところも多いですから、まずは利用感を確かめるためにも取り敢えず導入してみるといったこともありです。
“御社のサービス・媒体資料を掲載してみませんか？”
