業務が効率化できるワークフローシステムとは?おすすめのシステム10選も紹介

最終更新日 : 2020-10-29 Box

ワークフローシステムとは?

ワークフローを使っている企業にお勤めの方であれば、ワークフローシステムという言葉は聞いたことが何度もあるかもしれませんが、何をワークフローシステムとさしているのか、具体的に何がワークフローシステムのメリットなのかをよくわからないで使っている人も多いかと思います。

具体的にどのようなものなのかというと、業務の一連の流れがわかり、そしてその流れ通りに書類が提出されていく流れをシステム的に管理してくれるもので、適宜必要な上長承認等がシステム化されて行えるようになっているシステムを指します。

もし会社がとても少人数で上司が一人で決済が終わるようなものであればよいのかもしれませんが、たいていの会社では承認を取るまでに決済者が複数人存在し、書類毎に承認の流れも変わるのものなので、書類を提出する人も誰に承認をもらえばよいか、書類の提出先はどこかがあまり把握できていないというようなことはよくあります。

ワークフローシステムを使えば、もし自分がその書類がどの流れで提出されて承認されていくかを把握していない場合でも、自動的に正しいルートで書類の審査が進んで最終決裁まで終わらせる事が出来るようになっています。

そのように、ワークフローシステムを使う事で業務が効率化され、煩雑化されていた業務の申請先なども一現管理する事が出来るようになります。それによって、その業務の内在的な問題点などを洗い出す事ができ、実際に必要な申請作業のみに絞っていくことが出来ます。

各社から提供されているワークフローシステムを使う事で、工夫されたわかりやすいインターフェースで申請者は自分が必要な申請フォームを適宜選び、提出することができます。

この申請作業が業務のスタートとなり、その先の申請の流れはすでにワークフローシステムに登録されていて申請毎に決められていますので、自動的に承認者や決裁者に書類が進んでいくことになります。

さらに紙の書類とは違い、ワークフローシステムでは決済後の書類等が簡単にデータ化されたものとして管理できますので、書類の保管場所や保管方法、およびセキュリティに悩むこともありません。

ワークフローシステムの導入メリット

ワークフローを導入するメリットはたくさんありますが、業務のスピードが上がる事はかなり大きなメリットです。

どの会社でもよく聞く悩みではありますが、とにかく承認が下りない、承認者の判子待ちがボトルネックになっていて動きが取れないといった問題があります。

出張が長く続いていたり、在宅での仕事が続いていてなかなか会社に行く事がなく、行けたとしても承認者を捕まえる事ができず、結局無駄足になってしまったり、書類のやりとりだけのために示し合わせてともに出社しなければならなかったりといった非効率的な物事が起きる事もあります。

電子決済のワークフローシステムを使えば、もし営業先に出ている時や出張先などからでも書類の確認ができますし、書類提出日や承認の締め切りなども一目でわかるので、決裁者も決済判断をする書類の順番に迷うことなく、締め切りの早いものから順番に決済をしていける事になります。

提出側も随時提出ができるので、上司が席にいないときなどでもシステム上から提出することができて、業務スピードが上がります。

書類の提出に紙を使いませんので、社内のペーパーレス化が進みコストカットにもつながりますし、管理も紙よりもずっと簡単にできます。人の入れ替わりが激しいような企業や、社員だけではなくパートナー社員や派遣社員を多く雇っている会社などでは、決済に必要な申請の流れをすべて把握できている人が社内にあまりいないという状況はよく見かける光景でもあり、古くからいる古参の社員にいつも聞いてばかりいたり、社内総務部に確認したりしながら申請している人も多くいるのではないでしょうか。

そのような煩雑な作業をしていると聞かれる方も作業の手を止めて答える事になりますので業務効率も下がりますし、申請側もいちいち調べたり聞いたりといったことに時間を取られてしまい、簡単に申請できなくなってしまいます。

それをシステム化で明示化しておけば、だれでもその場でフローを確認することができるようになり、書類申請にかける人的コストも小さくすることが可能です。

セキュリティの観点からも紙でのやりとりよりも、システム上で行った方が安全です。紙でのやり取りの場合は、承認者が離籍しているからといって机の上に紙を置いていくわけにはいきません。

電子化されていれば承認者がどこにいるかは関係ありませんので、タイミングを見計らう必要もなく効率的です。ではいざワークフローシステムを導入しようと思った場合、どのようなポイントを重視して導入すればよいのでしょうか。ワークフローシステムはどれも同じように感じるかもしれませんが、各社から様々な特徴を持つワークフローシステムが出ています。それぞれの特徴を理解して一番自社に合ったものを導入するようにしましょう。

おすすめのワークフローシステム10選

WaWaFlow

WaWaFlowのワークフローシステムは、ソフトをインストールする必要がなく、導入もバージョンアップもインターネット上でおこなえるため、コストはかなり抑える事が出来ます。

エンジニアが多い会社であれば対応できる人もいるかもしれませんが、営業部隊ばかりの会社などでは難しいプログラムをかかないといけないようなワークフローシステムは導入することすら難しく感じるかもしれませんが、WaWaFlowはプログラムの知識がなくても簡単に作成することができます。

複雑な承認ルート設定でも条件により分岐させていく形で設定することができる点、またCSVでもデータを出力できたり携帯電話でも承認が実行できることが特徴です。

初期費用がかからず、月400円と言う格安な料金設定も魅力です。

ジョブカンワークフロー

ジョブカンワークフローは申請や承認業務の時間を大幅に削減できることが特徴です。

それにより会社の意思決定がスピーディーに行われます。使いやすさをとことん追求しているUI設計なので、ITリテラシーのあるなしにかかわらず直感的に使いやすい設計になっています。

申請書のテンプレートは50種類以上用意してあり、テンプレートを選んで自社にそくした形にカスタマイズもすることができます。

そして入力された内容から、自動で判断された経路に申請を進めてくれる機能がついていたり、入力ミス等が起きないように入力制御機能が付いていることも嬉しいポイントです。

重要な書類に入力ミスは起こしてはいけませんが、紙の書類ではどうしても人の目でしかチェックができないため、間違えてしまう事もありますが、機械的なチェックが入る事でミスを格段と減らす事が可能です。

SmartFlow

SmartFlowはオリジナルのテンプレートをドラッグ&ドロップだけの簡単な操作だけで、作成することができます。

さらに圧倒的に価格が安く抑えられていて初期費用は0円、また20ユーザまでは利用料すらかかりません。

クラウドで展開されているワークフローシステムですので、自社のパソコンなどにインストールする必要なく最短1分で利用を試してみることができます。

導入当初は慣れておらずわからないことが多いかもしれませんが、電話やメール、さらにはチャットでもサポートを受けることができるので、随時やり方を教えてもらうことができます。

スラックやLINEワークスといったSNSツールとの連携も可能です。

らくらく申請WF

らくらく申請WFはわかりやすい事、そして使いやすい事に特化したワークフローシステムです。

テンプレートは30種類以上あり、また既存で使っている申請書を取り込むことでそのままワークフローとして使うこともできます。ですので今までの運用を変えることなく、紙の運用から電子申請の運用に切り替えることができます。

担当者承認者の不在によって進まない申請等が発生した場合も、代理の人が承認したりといった対応ができる仕様になっています。

申請された書類は期間や内容で集計をすることができるので、まとめて確認したい時などはとても便利な機能です。

楽々WorkflowII

楽々WorkflowIIは多くの部門にまたがっていたり、経路が煩雑な大規模なワークフローでも対応することができ、長期の運用にも向いています。

例えば複数の人に承認して欲しいようなワークフローがあっても、同時にその複数の承認者に回すことができたり、多数決の承認を取る事もできます。事前に関係者に周知しておきたいような根回しと言ったことも、ワークフローですることができることが大きな特徴です。

根回しをすることで承認の是非が大きく変わることもあるので、これは口頭ですることが多かったものではありますが、ワークフローシステムでもできると言うのは大きなメリットです。

X-point Cloud

X-point Cloudは使い慣れた上のデザインのまま使うことができるワークフローシステムです。

新しいインターフェースのもので運用を始めるとその運用に慣れるまでの時間がかかりまた教育にもコストがかかるためあまり得策とは言えませんが、今現在使っているデザインのまま電子化される社員の抵抗もなく自然に受け入れて利用することができるのでオススメです。

クラウドサービスなので自社でサーバーを持つ必要はありません。パッケージ版としてエックスポイントがありますが、そのクラウド版と言えるのがエックスポイントクラウドで予算や用途に応じて2種類から選ぶことができます。自社での運用コストや管理コストを抑えたいのであればエックスポイントクラウドの方がふさわしいと言えるでしょう。

Create!Webフロー

Create!Webフローは組織の階層や役割権限によるルートや条件を分岐することで、承認者を判定してくれるシステムがついています。

また他のシステムともつながることができるので便利です。クラウド版は1ユーザにつき500円で使うことができ、パッケージ版は50ユーザで600,000円からと値段が変わりますので、ユーザ数に応じて検討してみると良いでしょう。

POWER EGG

POWER EGGは世界中のどこにいても自分のオフィスにいるかのように、様々な電子決済ができます。

紙の申請で出来るような事は全てできるため、急ぎの承認決済も複数の承認者がいる場合の承認もスピード感をもって承認をもらうことができます。

そして承認漏れを防ぐために、様々な通知がプッシュで配信されるナビビューが付いています。

せっかく紙の書類が提出できても、なかなか回答がもらえないので承認者に何度もメールをしたり電話をしてせかしながら進めると言うケースが散見していますが、このナビがあれば承認者も忘れずに対応してくれるでしょう。

承認ルートは自動生成ですのでその所属部署の情報をもとに、自分の上司を取る形で自動的に処理が進みます。承認状況も確認できるので、場合によっては決められた承認ルートとは違う形で1つ上の承認者に先に進めると言うような柔軟な対応も可能です。

Garoon

Garoonは大企業や中堅企業向けのグループウェアでで企業のプロセスに沿った形のワークフローを作ることができます。

プログラミングをする必要はなく独自の業務に沿った申請方法や承認経路が簡単に作成できます。

コラボフロー

コラボフローは導入がとても簡単で導入や運用がとても簡単な点が挙げられます。

Excelなどの簡単なツールでフォームが作れるため、専門の知識は必要ありません。

運用することが簡単なので一定の人しか使えないと言う状況にはならず属人化が起きづらく、修正や変更を誰でも簡単にでき、引き継ぎ等も簡単に行えます。このように導入や運用が簡単であっても機能はしっかり充実しているので、APIや他のサービスと連携することもできます。

ワークフローシステムまとめ

ワークフローシステムは、ペーパーレス化がすすめられている今の日本の社会では、コストカットの面からもエコの観点からも非常に重要なものとなっています。

紙でのやりとりは煩雑で属人化しやすく、非常に時間がかかるものも多いです。ハンコをもらうだけのために会社に出社したり、出張先でも書類を郵送したりしなければならないと言うのは、今の日本にはまるで合わない仕事の形と言えるでしょう。

今後リモートワーク化も進む中で書類申請類はワークフローシステムを使うことで自宅からでも行うことができますし、決裁者も自宅から行うこともできます。

承認のプロセスを可視化することができるのもワークフローシステムの大きな役割の1つです。

承認のプロセスを可視化することで、無駄なルートや問題点が発見しやすく、必要のない作業を削減することで可能です。

導入にはある程度コストがかかりますが、クラウド化されているものも多いのでインストールが必要なく初期投資がかからないものもありますので、会社の規模や予算に応じて必要なものを検討してみるとよいでしょう。

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