Boxの基本機能と使い方から活用方法まで徹底解説!

最終更新日 : 2021-01-19 Box

Boxはインターネット上でファイルを保存し、そのファイルを共有したり、様々なデバイスからアクセス可能なオンラインストレージサービスです。

Boxはセキュリティの高さからたくさんの人々や企業から支持されているサービスでもあり、このサービスを利用すると様々なメリットが得られます。

そこで、注目のオンラインストレージサービスのBoxについて、これからどんなサービスなのかやプラン、特徴や使い方などの具体的な点に関して解説していきます。

オンラインストレージサービス「Box」とは何か

Boxは世界最大シェアの法人向けオンラインストレージサービスで、会社の社外問わずにいつでもどこからでもビジネス環境にアクセスでき、仕事の効率や生産性、競争力などの向上を図ることができる注目度の高いサービスです。

Boxを用いると、情報共有を行ったり共有ファイルをやりとりするという使い方ができます。

米ビジネス専門誌のFortuneによると、全米売上の高上位500社のうち6割が利用しているサービスでもあり、たくさんの企業から支持されています。

その最大の理由として挙げられるのが万全なセキュリティ対策で、この点は多くの大企業から信頼されるサービスです。

また、容量が無制限でファイル共有が容易で、シンプルなコラボレーションツールなどがあるなど、多くの魅力が挙げられています。

Boxの料金プラン

Boxには大きく4タイプの料金プランが設けられており、個人プラン、ビジネスプラン、エンタープライズスイート、プラットフォームという種類があります。

そして、どのタイプも高いセキュリティ機能が備わっています。

(1)個人向けプラン

BoxにはIndividualプランという個人向けプランがあり、Individualプランには無料で利用できるIndividualと大容量で利用できる有料のPersonal Proの2種類があります。

Individualは無料で利用できるプランで、ファイルを安全に保存し、どこにいてもアクセスができる個人ユーザー向けのプランです。

ストレージ容量は10GBでアップロード容量はファイルアップロードが250MBまでとなっているプランです。

それに対して、Personal Proプランは、個人ユーザー向けプランをより柔軟にして、大容量にアップグレード可能になった有料プランになります。

月額1200円で、100GBのストレージ容量と5GBまでのアップロード容量を利用することができるのが特徴です。

(2)企業向けプラン

企業向けのBusinessプランは、Starter、Business、Business Plus、Enterpriseの4タイプあります。

Starterプランはセキュアなファイル共有とストレージで利用できるプランで、小規模チーム向けのプランです。1ユーザーが月当たり522.501円で利用できる年一括払いのプランで、このプランでは100GBのストレージ容量と2GBのファイルアップロードが可能です。

Businessプランはあらゆるビジネスコラボを可能にするプランで、3人から利用でき、1人月当たり1710円で利用できます。

容量は無制限で、5GBのアップロードができます。Business Plusプランは組織全体のコンテンツ管理ができるプランで、1人月当たり2850円、容量無制限で5GBまでアップロード可能です。

Enterpriseプランは高度なコンテンツ管理とデータ保護ができるプランで、1人月当たり4200円、容量無制限で5GBまでアップロード可能、バージョン履歴も100件まで可能になります。

Boxの登録方法

Boxに登録する時には、まず始めにBoxのウェブサイトにアクセスしてから必要事項を入力します。次に、登録メールアドレス宛に返信メールが届けられるようになっていますので、メール確認ボタンを押して認証を行うという流れです。

そうしたら、必要事項を入力してサインインすれば登録が完了します。さらに、画面の案内に沿ってどのような用途で使用するのかに関して、プライベートか仕事用かを選択すればBoxを使う準備はOKです。

Boxのログイン方法

Boxのログイン方法は、ログインページに移動し、メールアドレス・ユーザー名を入力します。

その後、パスワードを入力してからログインボタンをクリックしましょう。そうするとログインできますが、パスワードを忘れてしまったという時は、パスワードをリセットというリンクをクリックして、再度パスワードリセットの手続きを行うと良いです。

Boxの基本機能・使い方

Boxは高セキュリティ機能で、ビジネスファイル共有などで多く利用されているオンラインストレージサービスになります。

そこで、これからBoxの基本機能や使い方について、具体的に解説していきます。

(1)Boxにファイルをアップロード

Boxでは、ファイルやフォルダを簡単にアップロード可能な機能があり、複数のファイルを選択してアップロードする使い方も可能です。

アップロードする時には、画面右上のアップロードボタンを押すとファイルやフォルダの選択ができるようになります。

ファイルを選択して、「開く」または「アップロード」というボタンを押せばOKです。ファイルを複数選択する場合は、コントロールキーを押しながらファイル選択を行うという使い方をします。

(2)Boxのファイルをダウンロード

Boxでファイルをダウンロードする場合は、まずはファイル名の横をクリックし、ファイル選択を行います。

そうすると操作選択バーが現れてきますので、ダウンロード項目を選んでクリックします。その後ダウンロードがスタートし、ダウンロードも複数ファイルを同時に行うことが可能です。

この場合はShiftキーを押しながらファイルを選択します。その際、ダウンロード時に、選択ファイルが1つのzipとされて一括ダウンロードされます。

(3)フォルダの新規作成

フォルダを作成するとファイルの管理が容易になり、同類ファイルをまとめて分類できます。フォルダを新規に作成するときにはまず、新規ボタンをクリックして、メニューからフォルダを選択しましょう。

その後、ダイアログボックスのフォルダの新規作成で、作成したいフォルダの名を入力します。

また、この時、必要に応じ、他ユーザーがこのフォルダにアクセス可能になるように各ユーザーのメールアドレスを入力してアクセス権限を付与します。

他のユーザーのアクセスレベルを制御するなどの機能も活用可能です。

そして、作成したフォルダに別フォルダを作ってサブフォルダを作成したいという場合は、上位レベルのフォルダを選択して開いた状態でこの手順を繰り返す、という形の使い方でフォルダが新規作成可能です。

(4)ファイルの共有

Boxではファイル共有という機能はとても重要な機能です。そこで、ファイルの共有に関してご解説します。

1.共有リンク

Boxで共有リンクを利用してファイル共有を行うと1度で多くの人々とファイル共有できるというメリットが得られる使い方ができます。

この使い方では、共有リンクを発行する際に、表示およびダウンロード可能権限と表示のみ可能権限を付与可能です。

しかし、個別権限が付与できないという点がデメリットに挙げられ、リンクを知っている人全てに同じ権限が与えられるので、個別で権限設定を希望する場合は、メールアドレスによるファイル共有を利用するという使い方をします。

2.メールアドレスで共有

メールアドレスを活用してファイル共有を行うと、一人ひとりに権限設定ができます。

この使い方として、メールアドレスを利用し、共有を希望するユーザーを招待します。

編集者は、ファイルアップロードとダウンロード、プレビューや共有、編集ができ、ビューアーはダウンロードとプレビュー、共有が可能です。

Boxの無料版では権限については編集者とビューアーの2つですが、有料版は7段階に権限を設定する使い方ができるようになっています。

3.埋め込みウィジェット

ウィジェット作成には、最初のフォルダ設定で権限を確認し、フォルダ共有の許可とビューアー以上のコラボレーションが可能になっていることをチェックしましょう。

その上で、省略記号を選択するか、ファイルのところを右クリックし、その他のオプションを開きます。

それから、埋め込みウィジェットを選ぶようにします。そうすると新しいウィンドウが開き、新しいウィジェット用のHTML iframeコードやウィジェットサイズ調整とデフォルト表示タイプの設定ができるページが開くという流れです。

プレビューを押すと、埋め込まれたフォルダを確認できます。

カスタマイズ完了時は、コードを埋め込むというフィールドのHTMLコードをコピーし貼り付けるとウィジェットが公開されます。

ウィジェットの関連付けフォルダに新しいファイルを追加すると、そのファイルが自動的にウィジェットに表示されます。

(5)ファイルの更新

Boxでファイル更新を行う際に、ファイルを新しくする度に共有リンクを発行していると手間がかかります。

そこで、使い方としてはファイル更新は共有リンクのURLはそのままで既存ファイルを上書きする機能を活用します。

まず、更新を希望するファイルを選択して、新しいバージョンをアップロードし、フォルダから上書きしたいファイルを選択すると更新が完了です。

ファイル更新を行うと、共有リンク機能によってURLの遷移先が、新バージョンのファイルに書き換わるようになっており、手間を大きく省くことができて、シンプルに更新できます。

(6)ファイルの削除・復元方法

Boxにはゴミ箱機能があり、このゴミ箱は削除フォルダを一時的に保管できるようになっており、ある程度ゴミ箱にためてから削除できるようになっています。

ごみ箱から削除すると完全にデータが削除されますが、もし誤って削除してゴミ箱に移した場合であっても、このゴミ箱から復元することも可能です。

ファイルの削除方法は、対象ファイルを選択してゴミ箱アイコンをクリックして、削除ボタンを選択すればファイルは削除されます。

ゴミ箱からの復元方法は、ゴミ箱アイコンをクリックし、ゴミ箱の中を確認してから、その中から復元したいファイルを選ぶと良いでしょう。

復元ボタンを押してから、OKをクリックすれば一度削除してゴミ箱に入ったファイルも元の場所に戻ります。

Boxの活用方法

高セキュリティでビジネスシーンで社会などからファイル共有が可能なBoxを使う場合、どのような活用方法があるのでしょうか?

そこで、これからどのようにBoxを使うことができるのかというその活用方法に関して紹介します。

(1)BoxDrive

Box DriveはBoxのアプリケーションの一つで、このアプリを活用することで、Box内のデータに簡単にアクセス可能です。

Box Driveによって、自身のコンピュータのデスクトップからBox内データにダイレクトアクセスできるようになります。

そのため、自宅にいて会社で使用している共有データにアクセスしたい場合も、ネット環境があればブラウザなしでBoxにアプローチでき、すぐにデータを閲覧したいなどという場合にもスピーディで便利です。

BoxDriveのメリット

BoxDriveを利用すると色々なメリットが得られます。

例えば、ネット環境があればブラウザを開かなくてもアクセスでき、同期速度の向上やアップロードまで自動といった点などが利点として挙げられます。

PC側の更新データが実際にBoxへ反映されるタイムロスがなく、ほぼ即時反映されるため使いやすいという点はメリットです。

さらに、他の利用者がファイル更新を行った場合もBoxDriveは即時反映されて、同期ファイルを更新するだけで自動アップロードされ、手間が省けるという点も利点です。

加えて、このシステムではファイルそのものを同期していないため、PCの容量を圧迫しないという点やログが保存されるという点がメリットに挙げられます。

BoxDriveのデメリット

メリットが多いBoxDriveですが、デメリットもあります。デメリットはまず、全てのファイルが自動同期されるため、深い階層のファイル編集に多くのクリックが必要になるという点が挙げられます。

そのため、逆に不便になってしまうということです。また、どこからでもこのシステムにアクセスすることが可能になっていますが、利用するためにはネット接続が必須という点もデメリットでしょう。

ネットに接続されていなければファイル共有などが行えません。BoxDriveはファイル自体が同期する仕組みではないので、ファイルの閲覧や編集はネット接続が必要です。

確かにデメリットも多少ありますが、それ以上にメリットの方が大きいのも事実といえます。

(2)Box Sync

Box Syncは、ウェブブラウザを使用することなくBoxに保存されているデータをデスクトップに同期させるための便利なツールです。

このツールはオフラインアクセスに対応していますので、ネット環境なしで利用でき、生産性の向上を図るなどの点で有利なツールです。同期しているファイルをローカルで変更すると、コンピュータ上で変更した内容が自動的にBoxアカウントと同期されるようになっています。

さらに、コンピュータ搭載の標準のファイルブラウジングインターフェースを用いて、オンライン上のBoxに保存されているコンテンツを操作したり、変更することができるので、ネット環境フリーで動機ができるシステムが注目されています。

(3)Box Edit

Box Edit はアドオン機能をもっており、Box上でファイルを開いたり編集するためのツールです。

Box Edit はBox上にファイルがあることをあまり意識せずにBoxへ保存するためのプロセスを行うことができるという特徴があり、その利用方法はBox Edit をダウンロードしてからインストールし、インストーラのウィザードに沿ってインストールを完了させるという使い方です。

完了すると、パソコン上でブラウザを問わずに利用できます。Box Edit を利用する場合、自動的にデスクトップ上のアプリでファイルが開きますので編集を行います。

編集が完了したら、通常通り保存することで自動的にBox上へアップロードされるようになります。

(4)メールの通知設定

Boxでは通知設定を行うことができ、Box内データに追加された変更内容を自動的にメール通知させる機能が設定可能です。

例えば、ファイル編集が行われた、ファイル削除が成されたという変更を、個別にメール通知する設定ができ、その設定は保存フォルダごとにできます。

何人かのユーザーでファイルを共有している時には、だれがいつデータに変更を行ったのかがはっきりするのはメンバーにとってもメリットです。

そのため、メール通知設定機能によってファイル共有時のセキュリティ性を向上させることができるなどのメリットがあります。

(5)7段階のアクセス権限

Boxには豊富なアクセス権限があり、7段階のアクセス権限が提供されています。

その中から選んで選ぶことが可能になっており、ユーザ毎にアクセス権限を設定することが可能です。したがって、閲覧のみやアップロードのみといった権限設定ができるので便利で、アクセス権限は共同所有者、編集者、ビューア/アップローダ、プレビュー/アップローダ、ビューア、プレビューア、アップローダという7種類があります。

アップロードとダウンロード、プレビュー、リンクの取得、ファイル編集、削除、所有という権限があり、権限のないフォルダは画面上に表示されないので適切な権限を与えることによって必要なファイルへのアクセススピードが向上したり、業務効率改善にもつながるといったメリットが得られます。

このように、Boxでは7段階のアクセス権限が用意されていて便利です。

(6)バージョン管理

Boxにはバージョン管理機能があります。バージョン管理とは上書きを重ねたとき、最初のものを1世代、次の上書きの時のバージョンを2世代としBusinessプランでは最大50世代まで上書きをすることができるようになっており、Enterpriseプランは100世代まで上書きが可能です。

バージョン管理は、重ねた上書きのバーションの中から任意のバージョンを取り出したり、最新のファイルとして取り出したバージョンを設定することもできるといった、バージョンに関する管理機能なります。

上書きが多い共有ファイルではこうした機能は便利です。

Boxのビジネス面での活用シーン

Boxは高セキュリティ性を備えた便利な共有ファイル機能が利用できるツールで、ビジネスシーンでたいへんよく利用されています。

そこで、ビジネスシーンでの活用方法について、解説していきます。

(1)ファイル共有

Boxのファイル共有機能を活用すると、クライアントや外注先とのファイルのやりとりが可能です。

例えば、クライアントとのビジネス業務においては、クライアントとのファイルやりとりは頻繁に必要となります。

それぞれのファイルサイズが小さく、有料ツールを利用しなくてもよいケースもありますので、Boxを用いるとコストなく便利にやり取りができます。こ

のツールならファイル整理や共有が可能で、個別に権限を設定して共有するのも可能なので便利です。

(2)営業シーンで活用

Boxは営業の提案資料の共有に活用することもできます。営業では、通常であればメール添付で提案資料を配布することが多いです。

しかし、時にファイルサイズが大きく、メール添付して送れないという事もあります。そんな時、

Boxはメール添付できないようなファイルサイズの資料も共有することが可能になっていますので、メールで送れないという場合にはとても便利です。

Boxを活用すると、ファイルサイズが大きい提案資料もスムーズに提示できますし、やりとりができます。

(3)セミナー・ウェビナー・イベントの資料

Boxはセミナー・ウェビナーやイベント資料共有にも便利です。

その具体的な活用方法として、ある会社では、セミナーが終了した後にアンケートに答えた方に当日資料を配布するという形で活用されています。

アンケートフォームの自動返信メールにBox共有リンクを設定し、ファイルサイズが大きい資料が共有できるので便利です。

共有資料は内容をアップデートさせることも多く、その会社ではBoxの更新機能も活用しながら最新の情報を提供しています。

他社と比較した場合のBoxのポイント

Boxには他社と比較した場合のメリットが3点あり、まず、10GBから無制限という大きな容量が挙げられます。

Boxのビジネス用プランは4種類あり、Starterプランは100GBの容量が提供されていますが、それ以上の3プランはストレージ容量の上限がなく、無制限で利用可能です。

音声や動画といった大きな容量が必要とされるデータをいくらでも保存できます。2点目はセキュリティの高さが挙げられます。

Boxはこれまでに多くの企業や個人によって利用されてきていますが、現在まで重大な情報漏洩が発生したことが一度もありません。

このような高セキュリティ性が大きなメリットです。さらに、アクセス権限設定が簡単という点も使いやすさという点で大きなメリットです。

7段階のアクセス権限の設定が、管理者よって容易に可能という点は利用しやすさにつながっていると言えるでしょう。このように、Boxは他社と比較した時の大きなメリットを3点挙げることができます。

Boxをおすすめできる企業

高いセキュリティ性や使いやすさなどから多くの企業に導入されているBoxですが、Boxを使うのに向いている企業とはどのような会社なのでしょうか?

この点に関しては、まずはセキュリティ管理をしっかり行いたい企業という点が挙げられます。

Boxは大きなセキュリティ問題が起こっていないことで評判がよいオンラインストレージサービスです。

情報漏洩は深刻な信用問題になりますので、こうした高セキュリティ性を求める企業におすすめです。また、多様なデバイスで使用したい企業にもおすすめです。Boxはパソコンやスマホ、タブレットなど多様なデバイスに対応していますので、こうしたデバイスで除法共有したい会社に向いています。

さらに、カスタマイズについてもストレージを使いやすいように出来るようになっています。

そのため、カスタマイズしたい企業などにもおすすめです。このように、Boxをおすすめできるのは安心して多様なデバイスでカスタマイズしながら使いたいという企業です。

Boxの使い方まとめ

Boxはオンライン上にあるファイルなどの情報共有ができるストレージサービスです。

Boxにはビジネスで活用できる使い方プランがとても充実しており、有料でセキュリティ性の高いサービスが提供されています。

このシステムを活用すると、クライアントなどとの情報の共有が便利で、営業活動の提案資料など、大きなサイズのファイルも簡単にやり取りできるといったメリットなどが得られるので利便性も高いです。

そのため、大きな容量のファイルを安全に共有し、多様なデバイスでカスタマイズ性も重視しながら活用していきたい企業などにおすすめのサービスです。

 

Box以外にも様々なオンラインストレージがあります。オンラインストレージを探している人はこちらで完全網羅しているので、参考にしてみてください。

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