無料でも利用できるおすすめCRMツールと選ぶポイントを解説！
顧客情報の管理や分析のためにCRMを導入する企業は増えていますが、有料CRMを導入すると高いコストがかかってしまいます。
有料でなければ満足できる管理ができないと思っている人も多いですが、無料で使えるCRMの中にもおすすめのサービスはたくさんあります。
ここでは、無料で使うことができるCRMの特徴や利用する際の注意点を紹介します。
サービス選びや導入で失敗をしないためにも、あらかじめ詳しい内容を知っておくことが大切です。
CRM（顧客管理システム）とは
そもそも、CRMは顧客管理システムを表す言葉だと言えます。
導入すれば会社の顧客管理を効率化することができるので、これまでよりも簡単に管理できるようになるケースがほとんどです。
日本語に直訳すると顧客関係管理という言葉で表現することができますが、営業支援システムであるSFAと対比させる目的から顧客管理システムと呼ばれることが多いことを知っておきましょう。
企業の規模が大きくなれば大きくなるほど、顧客との1対1の関係づくりや維持は困難になります。
会社自体が小さかったとしても、顧客に対応できる人数が少なければ効率化が必要です。
CRMを導入すれば顧客情報によって購入履歴やクレーム情報などをクラウド上でまとめることができ、担当者に関係なく円滑に顧客とコミュニケーションが取れるようになります。
顧客情報を一元化することによって、管理や分析が容易となるので、最適な顧客管理を行うことができるはずです。
優良顧客を確保や育成するためにも顧客管理は重要なので、円滑に実施できるCRMを用いるべきだと言えます。
CRM導入のメリット
具体的な導入メリットとしては、顧客情報の管理や蓄積が容易に実施できるというものがあり、リアルタイムで顧客の様々な情報を更新することが可能です。
営業担当者個人の財産ではなく、会社全体の財産として情報を保管し、社員全員がスムーズに顧客対応を実施できる環境を形成することができます。
顧客情報の分析ができる点も大きなメリットであり、これまでの購入履歴や属性などから今後利用してくれる可能性のあるサービスについて分析することが可能です。
更に、顧客とのコンタクト管理を行うことができ、顧客情報を見ながら通話することができるので、過去の取引やクレームを意識した対応が可能となります。
メールについても要望や購入、クレームなどの要素で分類することができるので、コンタクト管理が最適化されるはずです。
CRMで抑えておきたい機能
CRMの導入を検討しているのであれば、押さえておきたい機能がいくつかあります。
利用するサービスごとに活用できる機能は違いますが、あったほうが良い機能や便利な機能を知っておくと、より最適なものが選べるはずです。
セグメント別メール配信機能が便利であり、これが搭載されていれば顧客のステータスごとに分類を行い、最適なメールを配信することができるので、きめ細やかなフォローアップが実現できます。
分析機能も重要であり、バスケット分析やアプローチタイミング分析、LTV計測などが搭載されていると、スムーズな分析を実現することができ、顧客情報を踏まえたアプローチが実施できるので大切な機能です。
顧客管理システムですが、顧客データをただ管理するだけでなく、使いこなせるような機能や仕組みが搭載されていることが大切だと言えます。
有料版CRMと無料版CRMの違い
便利なCRMですが、有料版のものと無料版のものがあるので違いについて理解しておくべきです。
利用できる機能やSFA機能や他のシステムとの連携性、受けられるサポート内容が違ってくるケースが多いと言えます。
有料ではオプション以外の機能を制限なく利用でき、連携性やサポートも充実しているケースが多いですが、無料の場合は簡易的な機能のみ利用できるケースが多いです。
企業や利用する目的によってどちらが便利なのかということは違ってくるので、それぞれの違いをきちんと理解した上で最適なサービスを選ぶようにしてください。
CRMツールを無料で使う方法
CRMツールを無料で使ってみたいと思う場合は、いくつかの方法で利用することができます。
方法について解説するので、最適なものが選べるようにしておきましょう。
1.エクセルやスプレッドシートで管理
エクセルやスプレッドシートを活用して管理することもできます。
企業のPCにはこういった表計算ソフトが導入されていることが多いので、インストールされているものを使えば無料でCRMツールを得ることが可能です。
顧客情報を一覧表にして管理したり、計算式で分析を行ったり、グラフ化したりすることもできます。
ただし、全ての情報は自分で打ち込む必要があるので、効率化という意味では不十分な部分が大きいです。
上手に管理することができなければデータの場所が分からなくなってしまったり、二重入力で管理しづらくなったりします。
お金をかけずにすぐにでも導入することができますが、データ数が多い場合や効率化を優先したい場合は別の方法が便利です。
2.無料トライアル版のCRMツールを使う
無料トライアル版のCRMツールを使うこともできます。
これは無料で利用できる期間が決められており、その期間内であればCRMツールを使ってみることができるでしょう。
期間を過ぎてしまうと本契約を結ばなければ利用し続けることはできませんが、自社に最適なサービスを見つけるために役立ちます。
初めから有料のCRMを導入すると、想像していたより使い勝手が悪かった、自社に向いていなかったという問題が起こりがちですが、トライアル版を利用する場合は気に入れば正規品を購入したり契約したりすることができ、気に入らなければ他のサービスを探すことができるので便利です。
いずれ契約や購入を検討しているけれど、失敗しないサービス選びを実現したいと考えている場合は、無料トライアル版のCRMツールを利用してみることがおすすめだと言えます。
3.無料のCRMツールを使う
無料のCRMツールを利用することも可能です。
トライアル版と何が違うのだろうと思うかもしれませんが、こちらはトライアル版のような期間の制限がありません。
無料トライアル版の場合は一定期間が経過すると契約や購入を行うか使用をやめるか決めなければなりませんが、無料CRMツールは期限を気にすることなく使い続けることができます。
無料の場合は利用人数やデータ上限が設けられていることが多いですが、多くの場合は有料版に移行することが可能です。
有料版も用意されているものを選んでおけば、利用していて機能や容量を増やしたいときに素早く対処することができます。
有料版に移行するスタートアップ企業や中小企業で多くの機能は必要ない場合、利用する中で必要に応じて有料CRMツールに切り替えたいと考えている企業にとって非常に便利です。
4.オープンソースのCRMツールを使う
オープンソースのCRMツールを使うこともできます。ソフトを構成するプログラムが一般公開されているので、誰でも無料で利用や改良を行うことが可能です。
多くの場合は自社に最適なカスタマイズを行う必要があり、特定の企業が提供しているサービスと違って導入時にサポートを受けることはできません。
つまり、オープンソースのソフトを扱える知識や技術のある社員がいなければ、この方法で利用することは難しいです。
利用は完全に自己責任であり、知識がない状態でシステムを構築すると使っている中でデータが消えてしまう顧客情報が流出してしまうという問題が起こりかねません。
セキュリティ面も自社で整備する必要があるので、これについて詳しい人材も必要です。
技術者がいる場合はオープンソースのCRMツールもおすすめですが、そうでない場合は他の方法を選んだほうが良いと言えます。
無料トライアルで利用できるCRMツール
ここからは無料トライアルで利用できるCRMツールの特徴を紹介するので、自社に最適なものを探してみると良いでしょう。
1.Salesforce Sales Cloud
Salesforce Sales Cloudは20年以上ビジネスツールの提供を行っている会社が提供しているサービスであり、30日間の無料トライアルを利用することができます。
申し込みを行ってサインアップすれば、すぐにトライアルを利用することが可能です。
営業とマーケティング、サービスとコーマスのチーム連携を目的としており、高品質なアナリティクス機能やインテリジェンス機能があるサービスだと言えます。
売上予測やリード管理を始めとするたくさんの機能が備わっているので、これを活用することによって成約数アップを期待することもできるでしょう。
複数のプランが用意されていますが、全て無料トライアルが利用できるので、自社に合ったお試し版を利用することができます。
2.FreshworksCRM
FreshworksCRMは21日間の無料トライアルが利用できるCRMツールです。
低コストで簡単に素早く導入できることが売りのサービスであり、競合製品の6割以下の料金で利用できるケースが多いと言えます。
機器や設備が不要なクラウド型なので、サーバーを用意する手間がかかりませんし、思い立ったときにすぐ利用開始が可能です。
直感的に操作できる機能が豊富に搭載されているので、初めてこういったシステムを導入する企業でも安心だと言えます。
100以上の連携アプリがあるので、様々なアプリを取り入れながらより自社に最適なシステムに仕上げることが可能です。
3つのプランが用意されていますが、全てトライアルが用意されているので、自社に合うかどうか判断してから本格的に契約を結ぶことができます。
3.Knowledge Suite
Knowledge Suite（ ナレッジスイート ）サービス概要・料金・導入実績
Knowledge Suiteもトライアル期間が用意されているサービスです。
名刺管理をスムーズに行えるサービスとして人気が高く、オンラインで名刺交換を行ったり、受け取ったものを顧客データとして簡単に保存したりすることができます。
名刺を放置してしまうケースは多いですが、このサービスを利用することで名刺の手入力の手間がなくなり、社員の負担を軽減することが可能です。
顧客情報と営業報告の両方をデジタル化することができるので、過去の営業活動を可視化したい、引継ぎをスムーズに行いたい場合にも便利だと言えます。
最初はトライアル版で利用を開始することができるサービスなので、名刺を活用したCRMを行いたい場合におすすめです。
無料で利用できるクラウド型CRMツール
続いて、無料で利用できるクラウド型CRMツールの紹介を行うので、どういったサービスがあるのか確認をしておきましょう。
1.Zoho CRM
Zoho CRMは、無料で利用できるクラウド型CRMツールの1つです。
初期費用が必要ありませんし、スプレッドシートや他のCRMツールからデータ移行をスムーズに行うこともできます。
BtoBにもBtoCにも対応したサービスであり、世界で15万社以上が導入していることが特徴的です。
有料プランを利用するのであれば、認定パートナーによるコンサルティングや開発サポートまで受けられるので、CRMを導入しても上手く使いこなせる自信がないという場合にもおすすめだと言えます。
他社より有料版のコストも安いという魅力があるので、まずは無料版を試してみて、より優れた機能や便利な機能を使いたいと感じる場合は有料版の利用を検討してみると良いでしょう。
2.HubSpot
HubSpotは使いやすさが追求されているサービスです。
煩雑な作業をツールに任せることができるので、社員が煩わしい作業を行う時間を削減することができ、専念すべき作業に取り組めるようになります。
無料版の場合は無料で期限なく利用することができますし、事前にクレジットカードなどの決済情報を伝えておく必要もありません。
無料アカウントを取得すればスムーズに利用を開始できるので、素早くお金をかけずに利用したい人にピッタリです。
人数制限もないので、1人でも100名以上でも、それ以上でも利用することができ、最大100万件のコンタクトも登録できます。
ストレージ容量も無制限なので、ユーザーやストレージ、期限を気にすることなく無料で利用したい場合におすすめです。
3.Sugar CRM
Sugar CRMは無料でも利用開始できるクラウド型CRMであり、マーケティングチームやセールスチーム、サービスチームの全てが利用しやすい内容となっています。
部署に関係なく使い勝手の良い仕様になっており、全社員で情報共有ができるので確実な顧客管理に繋げることが可能です。
海外企業が多く導入しているサービスの1つだと言えますが、対応言語に日本語も含まれているので安心して使うことができます。
最新AI技術が豊富に取り入れられており、特に有料プランに切り替えた場合は多彩な機能を使うことが可能です。
カスタマイズ性が高く、顧客管理を行うと同時に、人材や資産、製造などの管理まで一元化できるシステムなので非常に便利だと言えます。
4.Fullfree
Fullfreeは無料ダウンロードすることができるCRMであり、全ての項目を自由にカスタマイズできる点が特徴的です。
無料で提供されているものにはカスタマイズ性が低くて不便なものもありますが、このサービスでは自社に最適な使い方が実現できます。
クラウド共有も無料で行えるので、離れた場所で同じものを共有したり、同時に編集したりすることも可能です。
エクセルの表や階層データを組み込んだり、表と表のリンクも扱ったりすることができるので、利便性が高いと言えます。
電話を取る前に顧客情報が表示されるシステム、既存システムとの連携性の高さ、自動バックアップなどの嬉しい魅力がたくさんあるサービスを、無料で使えるのでおすすめです。
5.フリーウェイ顧客管理
フリーウェイ顧客管理は、3人同時利用と1,000データまで無料のCRMだと言えます。
小規模な会社やまだ取り扱いデータが少ない会社が導入を検討しているときに、このサービスの無料版から利用することがおすすめです。
操作性の良いシンプルな画面であること、データベースの共有が容易であること、データベースのカスタマイズ性に優れていることがおすすめポイントだと言えます。
金融機関でも採用されているセキュリティが採用されているので、セキュリティ面でも安心して利用することができるでしょう。
無期限で無料版を利用したり試したりすることができるので、取り扱いデータや会社の規模が大きくなるまでお金をかけたくない場合にピッタリです。
6.Ambassador Relations Tool
Ambassador Relations Toolは、マーケティングに必要な全ての機能が無料で利用できることが特徴的だと言えます。
顧客情報を活用して分析やNPS計測、メールマーケティングやMAに役立てることが可能です。
無料でも10,000人まで顧客情報が登録できますし、メール配信も1回で10,000通送ることができます。
他の無料版より分析機能も優れており、顧客のスコアリングやSNSと連携させたアンケートの実施、集計や分析が可能です。
登録人数が増えた場合やカスタマイズ性を求める場合は有料プランが利用できますが、人数をクリアしているのであれば無料版でも有料版とほぼ同じ機能が使えるので、無料でも快適に利用することができるサービスだと言えます。
無料で利用できるオープンソース型CRMツール
無料で利用できるオープンソース型CRMツールも紹介するので、技術者がいる場合はこちらから自社に合うものを探すことがおすすめです。
1.F-RevoCRM
F-RevoCRMは無料で利用できるオープンソースですが、すぐに始めるための基本的な機能がしっかりと搭載されているので安心だと言えます。
販売管理やマーケティング、営業支援や共通機能、保守サポートやプロジェクト管理がデフォルトで備わっているので、こういった機能はカスタマイズなしでも利用可能です。
シンプルで分かりやすいツールを素早く使うことができますし、高いスキルを持った技術者がウェブと基幹をCRMで繋いでシステムを構築する、便利なオープンソースを用いて本格的なシステムを開発することもできます。
お問い合わせサービスも用意されており、気になる点はカスタマーサポートに相談することができる点も安心感のあるサービスだと言えるでしょう。
2.vtiger CRM
vtiger CRMでは無料で利用できるオープンソースを手に入れることができ、使い勝手の良いシステムを構築することができます。
UIは直感的に利用できる上に高速なものが採用されていますし、高度なAIで時間削減に繋がる工夫が取り入れられていることが特徴的です。
世界の30万社以上が利用しているオープンソースであることから、安心して利用することができます。
管理した顧客情報を元に見込み客の特定や営業担当者の割り当て、サービス利用者へのヘルプデスクの用意なども可能です。
デフォルトはシンプルかつ使いやすい内容ですが、自社の技術者の力があれば、自社に特化した便利な機能を取り入れたり、ソフトと連携させたりすることができるでしょう。
3.SuiteCRM
SuiteCRMも無料で使えるオープンソースを配布しているサービスであり、拡張機能や統合機能を備えたものを手に入れることができます。
コミュニティが用意されているので、疑問や要望がある場合はコミュニティを活用することも可能です。
海外で開発されたオープンソースですが、69言語に対応していますし、ダウンロード数は100万回を超えています。
世界的に多くの企業や個人から利用されているものなので、人気が高いオープンソースを選択したい場合にもピッタリです。
4.CiviCRM
CiviCRMは海外で開発されたオープンソースですが、日本人でも安心して利用できるものだと言えます。
日本の利用者のためのウェブサイトが用意されており、ここで新機能や最新バーションの情報を得ることが可能です。
日本語翻訳ファイルや日本語で情報交換を行うためのフォーラムまで準備されているので、海外開発のオープンソースでも安心して使うことができます。
CMRと会計ソフトの統合が簡単にできる、プロファイル編集画面が使いやすい、便利な検索ビルダーが用意されているといった魅力も感じられるはずです。
優れたオープンソースでも海外のものであれば利用を避けていたかもしれませんが、他の日本人利用者から情報を得られるCiviCRMはとても便利だと言えます。
無料で使う場合の注意点
無料でCRMを利用できるサービスはたくさんありますが、事前に注意点を知っておくことも大切です。
注意点について詳しく解説するので、これを理解した上で無料サービスを利用してください。
1.機能制限
無料で利用する際は機能制限を受けやすいことを知っておく必要があります。
有料版とほぼ同じ内容で利用できるケースもありますが、多くの場合は活用できる機能に制限がかかるはずです。
無理に無料内で済ませようとすると、作業の効率が悪くなってCRMを取り入れることが逆効果になる恐れがあるので注意が必要だと言えます。
2.サポートの制限
有料版と違ってサポートの制限がある場合も多いです。
サポートサービス自体利用できないケース、メールのみの対応になるケース、受付時間が限られている場合がほとんどだと言えます。
困ったときにサポートが得られない、すぐに対応してもらうことができないという問題に繋がりがちなので、無料で利用する場合はどの程度のサポートが利用できるのか調べておくことが大切です。
3.データの移行・引き継ぎ
データ数が少ないうちは無料製品で十分だと感じられるかもしれませんが、顧客数や社員の増加によって無料サービスだけでは使いこなせなくなる可能性があります。
その際にデータ移行や引き継ぎがしっかりと行えるものであれば問題ありませんが、蓄積したデータを移行できない、移行ミスのリスクがある場合は問題です。
有料版に切り替えるにあたってデータが失われてしまえば、また最初からデータ入力などを行う必要があります。そのまま有料プランに切り替えることができるか、他製品へデータを移行できるか調べておくことが大切です。
CRMツールの選ぶポイント
CRMを選ぶ場合にはいくつかのポイントを押さえておく必要があります。
導入後に後悔しないためにも、これから紹介する意識しておくべきポイントを把握しておきましょう。
1.価格
無料版も利用することが可能ですが、ある程度の規模になると有料版を使わざるを得ません。
そのときには価格を意識しておくことが大切であり、自社に合った料金体系やプランを選ぶようにしてください。
規模や利用目的によって便利な料金形態は違いますし、利用したい機能によって高いけれど機能が充実しているサービスを選ぶべきか、安いけれど機能が少ないサービスを使うべきか変わってきます。
安さだけを意識すると、追加料金発生や人数制限を受ける可能性があるので、利用したい内容と価格のバランスを考えることが重要です。
2.見やすさと操作性
見やすくて操作が簡単であることも大事なポイントだと言えます。
情報が複数のページにまたがってしまう、目的の情報が検索しづらければ使い勝手の悪さで効率アップが期待できません。
蓄積できても容易に引き出したり閲覧できたりする性能がなければ意味がないと理解しておく必要があります。操作性の簡単さも重要で、誰でも利用しやすい内容であれば少ない研修で社員全員がこれを使いこなせるようになるでしょう。
複雑な操作のものはミスも招きやすいので、簡単に利用できるものを選ぶと良いです。
3.マルチデバイス対応か
PCだけではなく、スマートフォンやタブレットのアプリに対応していると非常に便利だと言えます。
社内からアクセスできるだけではなく、外回り中の営業担当者、出張中の社員も素早く情報を得たり共有したりすることができるでしょう。
全てのCRMツールがアプリに対応しているわけではないので、利便性を追求するのであればマルチデバイス対応かどうかチェックしておくべきです。
より効果的に利用するためにも、確認が必須である部分だと言えます。
4.SFA、MAと連携できるか
SFAやMAと連携することができるかどうかも重要です。
前者は営業活動の効率化や生産性向上、後者はマーケティング効率化に必須となりつつある機能ですが、これが搭載されていないケースもあります。
連携できるだろうと思っていたのに連携できなければ、CRMツールを存分に使いこなすことができません。
このツールは他のツールと連携させることでパフォーマンスが向上するので、連携機能の充実性をあらかじめ確認しておくことが大切だと言えます。
5.クラウド型かオープンソース型か
クラウド型とオープンソース型のどちらであるかチェックしておくことも大事です。
クラウドは導入の手間やコストが少ない、どこからでも利用しやすいといったメリットがありますし、オープンソースは自社でカスタマイズできるというメリットがあります。
反対にそれぞれにはデメリットもあるので、不適なものを選ぶとCRMを使いこなすことができなくなります。
確実に利用できるものを選択するためにも、どちらのタイプか確認し、自社で導入しやすいものを選ぶようにしてください。
無料のCRMツールまとめ
便利なCRMは無料でも利用することができますが、種類の違いを把握した上で選ぶことが大切だと言えます。
トライアル版や無料版、オープンソース版では特徴が違っているので、最適なものが選べるようにしておくべきです。
多彩な機能を求めない場合やお試しで利用したい場合は無料CRMが便利ですが、利用する前には注意点まで知っておくことが大切だと言えます。
CRMの特徴やおすすめのサービス、利用する上での注意点まで紹介したので、これを参考に理解を深めておき、トラブルなくCRMが使えるようにしておきましょう。
さらに有料・無料問わずCRMツールを探している方はこちらもご参照ください。
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