【これで完璧!】ウェビナーの始め方について抑えるべきポイントを徹底解説!

最近では、説明会や会社の面接をオンラインで開催するところが増えてきました。しかし慣れないオンライン配信では色々と悩みが多いかと思います。

そこで、気軽に使うことができるツールを知っておくことが大切になります。ウェビナーでは、インターネットを利用してセミナー動画を配信したり会社の研修をすることが可能です。開催者側と参加者側が、満足して利用ができるシステムといえます。

ウェビナーとは

ウェビナーとは、ウェブとセミナーを合わせて作られた言葉であり、オンライン上で行えるセミナーを意味します。
動画活用が進んでいる現代で、注目を浴びているシステムになります。

主に、商品説明会や社内研修とったシーンで活用が可能です。他にも、行政イベントや議会の中継など規模の大きなものにも対応ができます。

特に、マーケティングの業界で人気のあるツールです。

ウェビナー配信:2種類の配信方法

ウェビナーの始め方について知る前に、どのような特徴あるのか知っておくと良いです。

ウェビナーでの配信の始め方として、2種類の方法があります。1つ目は、配信時間を先に決めておいてリアルタイムに進行していくリアルタイム配信です。

2つ目は、セミナーの内容をあらかじめ録画して後で配信する録画配信があります。

①リアルタイム配信

リアルタイム配信の始め方の特徴で、撮影をしながら同時に配信も行うことができることがあげられます。

生放送になるので、オンライン上といいながらも臨場感あるライブ感が魅力といえます。リアルタイムなので、講師および進行役は画面の向こう側で存在しているのでコミュニケーションが取れるもの大きな特徴です。

他にも、参加者が飽きてきたらアンケートを実施したりクイズを出題したりとさまざまな方向で進行ができます。

場合によっては、チャット機能などを活用して参加者のコメントも表示することができることから幅広い内容をカバーすることができることになります。

②録画配信

録画配信の特徴は、リアルタイムと違い配信時間に決まりがないことです。

生放送ではなく、録画されているものなので、いつでも参加者は視聴することができます。

配信時間が決まっているリアルタイム配信は、参加者が時間を合わせる必要があるため場合によっては不参加となる恐れがあります。

ですが、録画配信は参加者の好きな時間帯で視聴が可能なので時間に縛られないのが魅力です。また、事前に動画を編集することができるため、コンテンツ内容がしっかりしたものを配信できます。

効果音やVTRを付けることで、参加者が満足し集客率を上げるといった手法が使えるでしょう。

ウェビナーを実施することによるメリット

従来のセミナーのやり方ではなく、ウェビナーを使うことでオンラインでの配信ができます。

オンラインでセミナーをするということは、参加者側と主催者側にとってメリットが存在するということです。

ここではウェビナーを実施することで得られるメリットを解説します。

①コストを抑えられる

1つ目のメリットは、コストを抑えられることです。

従来の来場型セミナーであれば会場費や交通費など主催者側はさまざまな費用がかかっていました。

ところが、ウェビナーであれば自社のオフィスを1部屋確保するだけで配信が可能であり交通費もかからないことから大幅にコストを削減できます。

配信の始め方として、パソコンやカメラとマイクに通信環境があれば会場が完成なので高い機材の購入や人件費も不要です。

参加者にとっては、通信環境と配信をみるための端末が手元にあればいいので移動時間を気にする必要はありません。

担当者の顔が見えるように配信すれば、説明内容も理解が深まりコミュニケーションも取れるので最適です。
広告戦略が上手くできれば、来場型のセミナーよりも集客数が伸びて売り上げを伸ばせるケースもあります。

②開催場所が制限されない

2つ目は、開催場所が制限されないことです。来場型のセミナーであれば、会場の立地や交通手段など便利の良い場所を確保しなくてはなりません。

ですが、オンライン配信であれば開催場所を確保する必要がないので制限も気にしなくて良いです。

社内の会議室などを借りるだけで、簡単に配信を行えるので交通費もかかりません。今までのように、資料を用意して会場に運ぶといった手間もないので従業員の時間を奪うこともなくなります。

必要な資料があれば、データで共有すればいいのでいちいち印刷する時間と紙代がかかりません。

配布する資料の印刷費用も、安いとはいえないことからデータで共有できるウェビナーは便利といえます。
参加者もどこにいても参加ができるので、足を運ぶ手間が省けます。

③集客率のアップ

3つ目は、集客率のアップが見込めることです。

来場型セミナーであれば、集客率を考えて近隣に住む人がターゲットになります。会場があることから、どうしても特定の相手に対してしか対応することができませんでした。

一方、ウェビナーであればインターネットを利用して参加が可能なので国内外を問わずターゲットとすることが可能です。

会場がないため、遠くに住んでいる人や日中は多忙な人もターゲットとして集客することができます。チャット機能などを駆使して、アンケートやコメントを活用すれば参加者の疑問を解決できたり意見を集計できるも魅力です。

疑問や質問は、次回以降の課題として改善したりデータにすることで自社への関心が高い参加者を知ることができます。

④双方向でのコミュニケーションによる信頼関係を築ける 

4つ目は、双方向でのコミュニケーションによる信頼関係を築けることです。

通常のセミナーは、どうしても一方的に説明をしてしまうことから参加者と距離が出来てしまいます。

ですが、ウェビナーであれば主催者との距離を身近に感じることが可能です。講師を通じて、画面越しに商品やサービスを説明するため広告やサイトに比べて親近感があります。

講師の顔が見えるのであれば、雰囲気や話し方で信頼感がサイトよりもアップにつながるといえるでしょう。

参加者は、商品やサービスだけでなく会社の雰囲気やスタッフの姿勢も見ています。サービス以外に雰囲気や販売姿勢を見たうえで、購入を決める人も少なくありません。

チャット機能を使って質問に答えるといったやり取りをすることで、新規顧客の開拓にもつながります。

⑤参加者のデータの獲得、分析ができる

5つ目は、参加者のデータの獲得と分析ができることです。ウェビナーでは、配信ツールによって参加者が何分間視聴したかやどういう人がどんな質問をしたのかを知ることができます。

参加者一人あたりどのくらい視聴しているのかしることで、セミナーの内容を改善することも可能です。

よく視聴している人は、自社の商品やサービスに関心が高い人物に該当することから見込み客になるため追記しておけば良いでしょう。

状況によって、営業メールを送れば営業効率が上がるのが魅力です。自社への質問や要望が多い人も、後に営業メールをおくればリピーターになってくれる可能性があります。

ウェビナーを利用することで、参加者の行動を定量的に分析しやすいのが特徴です。

ウェビナーを実施することによるリスク

ウェビナーを実施することによって、メリットも存在すればばデメリットもあります。初め方を試す前に、注意点を覚えておくことでしっかり対策をしてからセミナーを開催しましょう。

具体的な注意点を説明するので、覚えてください。

①配信環境の不具合

1つ目は、配信環境の不具合が発生することがあります。

インターネットを介して配信を行うため、配信環境が悪いとどうしても不具合が起こります。

ウェビナーの始め方として、配信環境が整っていることが前提にあるので不具合があれば配信にも影響を及ぼすことになります。

マイクの故障があれば音声が届かなくなり、カメラが故障すれば動画が配信できません。

また、ウェビナーのツール事態が不具合であれば配信が安定しないことがあります。不具合が発生すれば、主催者側だけでなく参加者にも迷惑が掛かります。

こうなってしまうと、オンラインの意味がなくなるので始め方としてまず事前の練習をしっかり行うことが必要です。

②退席されやすい

2つ目は、参加者に退席されやすいことです。情報コンテンツやサイトに比べれば、離脱されにくいですがオンライン配信であることから参加者は参加もしやすければ離脱もしやすいことがあげられます。

動画を配信する側は、受講者が飽きることがないよう対策をきちんとすることが求められます。

オンラインセミナーは、参加しやすければ離脱もあるのでなるべく退席されない動画作りが大切です。

そのためにも、編集技術や言葉遣いなどできる対策を考えることが必要になります。

ウェビナーを導入する前の準備

成約が取れるウェビナーの始め方には、まず準備があります。すぐに配信ができるわけではありません。導入する前に、準備を行ってウェビナーをスタートしてください。

ここでは、ウェビナーの始め方を知るために準備について説明します。

①開催の目的や目標を決める

1つ目は、開催の目的や目標を決めることです。セミナーの目的が不明確であれば、受講者に何を伝えたいのや理解してほしいことがわかりません。

また、主催者側もゴールという目標がなくてはどう行動すべきなのか見失ってしまうでしょう。ウェビナーで、セミナーを始め方をマスターする前に開催するセミナーの目的が何でゴールは何かを知ることが大切です。

自社の商品を売るのが会社からの使命でウェビナーを利用するのであれば、目的は多くの顧客に自社の商品やサービスの魅力を理解してもらうことになります。

目標は、参加者が1人でも多く自社の製品を購入することがゴールです。このように、目的と目標があらかじめ決まっていれば配信するターゲットやコンテンツの内容を充実したものに変化することができます。

ポイントは、伝える順番や時間配分に質疑応答のタイミングがあげられます。

②ターゲットと内容決める

2つ目は、ターゲットと内容決めることです。ウェビナーを通じて、誰に対して配信するのかは大事な要素になります。

大きな視点でいけば、ターゲット自社の商品を買ってくれそうな見込み客です。ですが、ひとえに見込み客といえどもさまざまな分類にわけることができます。

分類は、自社のことを何も知らない人やサービスは知っているが成約までは至らない人に成約は取れたがリピーターにはなっていないなど事情が考えられます。

成約が取れているお客については、見込み客ではなく既存顧客ですがリピーターになっていないのであれば更なるアプローチを仕掛ける価値があるでしょう。

どんなターゲットに向けて、セミナーを行うのか参考にすることでより明確なコンテンツを作成してください。

ターゲットの種類によって、コンテンツの中身は全然変わってきます。全く知らない相手であれば一から説明が必要となりますが、ある程度知っているターゲットならコアな部分を説明することが求められます。

③配信方法、ツールを決める

3つ目は、配信方法、ツールを決めるを決めることです。ウェビナーで始め方を実践する前に、目的や内容にあった配信方法を決定ることが必要です。

ウェビナーでは、リアルタイム配信と録画配信があるため自社の製品をより魅力的に伝えることができるほうを選ぶことになります。

ツールを決めるのに、最も意識したいのは参加者側の目線です。参加者が最後までセミナーを視聴してくれるように、ログインの仕方はもちろん資料の共有やチャット機能の性能などを確認しましょう。

参加者がアプリをインストールしなくてはいけないシステムも存在するので、ツール選びは慎重にしてください。

また、長期的にウェビナーを利用してオンライン配信をスタートするなら始め方や利便性もチェックしておくと良いです。

参加者データの管理方法や視聴分析といった、アフターフォローが充実している機能は見逃せません。開催する商品やサービスをよりよくするためにも、配信方法やツールはベストなものが重要です。

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④撮影会場を選ぶ

4つ目は、撮影会場を選ぶことです。撮影会場で重要なのは、インターネット回線があることになります。

安定的な動画の配信を行うなら、無線は厳しいところです。参加者に快適に利用してもらうためにも、有線LAN一択です。ウェビナーの始め方として、回線は速度の速いものがおすすめです。自宅でも可能ですが、信ぴょう性を高めるためにも、撮影会場ではポイントを抑えて確保するよいでしょう。

まず、騒音がない場所が望ましいです。オンライン配信中に、工事の音やインターホンのチャイムが鳴ると内容に集中できません。

音声に影響のない環境にするのが無難です。ゴミなどの無駄なものが、撮影の背景に移らないようにするもこだわりも必要となります。撮影時に、整理整頓されたきれいな場所で行いましょう。商品やサービスの内容にもよりますが、生活感のあるような場所はビジネスシーンでは向いていません。

ホワイトボードを活用するなど、あくまでも仕事という雰囲気が大切です。暗い照明になっていないかも、始め方を実践する前に確認しておくべきポイントです。適度な明るさがなくては、せっかくの商品も暗い印象になってしまいます。

⑤集客をする

5つ目は、集客をすることです。どんなに良い商品やサービスでも、参加者がセミナーの存在を知らなくては意味がありません。

人が集まらなくては、充実したコンテンツでも売り上げにつながることがないです。そのため、ターゲットをウェビナーに集客することはとても大切なことになります。

集客のポイントして、告知が重要です。告知方法は、サイトやSNSにメルマガがあげられます。他には、魅力的なタイトルや開催時間に有名な講師なども集客につながります。あえて定員数を設けることで、参加者に急いでウェビナーを利用しなくてはと思わせるのも良いでしょう。

また、資料の一部を先に配布して気になる続きはウェビナーで説明するという方式も心理的に効果が期待できます。セミナーを実施する前に、アンケートを取って疑問を解決してくスタイルも参加者が利用しやすいです。参加者が何を求めているのか、

明確なので5つ目は、集客をすることです。どんなに良い商品やサービスでも、参加者がセミナーの存在を知らなくては意味がありません。人が集まらなくては、充実したコンテンツでも売り上げにつながることがないです。

そのため、ターゲットをウェビナーに集客することはとても大切なことになります。集客するためのポイントを知っておきましょう。集客のポイントして、告知が重要です。告知方法は、サイトやSNSにメルマガがあげられます。他には、魅力的なタイトルや開催時間に有名な講師なども集客につながります。

あえて定員数を設けることで、参加者に急いでウェビナーを利用しなくてはと思わせるのも良いです。また、資料の一部を先に配布して気になる続きはウェビナーで説明するという方式も心理的に効果が期待できます。セミナーを実施する前に、アンケートを取って疑問を解決してくスタイルも参加者が利用しやすいです。

参加者が何を求めているのか、明確なのでウェビナー活用する価値があると判断されます。

⑥配信の練習を行う

6つ目は、配信の練習を十分に行うことです。配信がスタートすれば、何が起こるかわかりません。

想定していなかった事態が起きて、対応できずにセミナーを終わらせることがないよう十分な練習と配信のテストを行ってください。

しっかりと練習することで、当日にトラブルがあっても乗り越えることができます。用意したデータが共有されていることやスライド資料がちゃんと動くか実践しておくことも大切です。担当者は、本題に入るタイミングや時間配分など慎重に考えてることが求めらます。

録画配信であれば、編集した内容がきちんと再生できるのかや音声が途切れていないかを入念にチェックが必要といえます。

問題が何もなければ、一般公開してかまいません。参加者にとって、有益な内容であればそこがらどんどん情報が広がっていくことになります。

⑦ウェビナー配信前のリマインド

7つ目は、ウェビナー配信前のリマインドです。ウェビナーでは、受付を行ってから配信までの期間が長い傾向があります。

開催まで時間が空いてしまうと、せっかく確保した参加者が来ることを忘れる恐れがあります。そうならないためにも主催者側は、参加者がセミナーの開催時期を忘れないためにも定期的にリマインドメールを送るようにしましょう。

リマインドを行うことで、受講者が離れにくくなります。リマインドを贈る際の目安は、開催の3日前や前日であれば自然な形で参加を促せます。

開催を忘れている相手には、直前あたりに送ると思い出してもらえるので効果的です。事前に、テスト放送があることや対応しているOSを案内しておけば余計なトラブルを抱えることも少なくなります。

ウェビナー配信

効果的なオンラインセミナーを配信をすることで、成功を収めることができます。有意義なセミナーにするためにも、開催時のポイントについて覚えておくと良いです。

①配信環境を整える

1つ目は、配信環境を整えることが重要になります。良いコンテンツであっても、映像が途切れたり画質が悪いものを受講者は好みません。

そのため、配信環境を整えることは必要不可欠です。インターネット回線は、通信が不安定になりやすい傾向にあることからオススメできません。やはり、通信が安定する有線LANが良いでしょう。

有線LANであれば、途中で映像が切れたり音声が途切れることも少ないです。人間は、目からの情報が多いため映像というのは大事なコンテンツとなります。

参加者が不快に感じないためにも、画面の明るさや画質は良いものにしてください。カメラやマイクを使用するなら、スペックがなるべく良い製品をそろえておきましょう。

②参加者が喜ぶポイント

2つ目は、参加者が喜ぶポイントを抑えることが求められます。多くの企業は、視聴をしてくれた参加者には何かしらの特典をプレゼントしています。

特典が付くことで、参加者はセミナーに参加することを楽しみにするので何か魅力的な特典を考えましょう。

特典の内容として考えられるのは、無料レポートや商品の一部をプレゼントなどのケースが多いです。こうしたプレゼントを用意することで、セミナーの内容に興味がなかった視聴者も呼び込むことが可能になります。

オンラインセミナーでは、集客が最も大事なため参加者が喜ぶことをメインにするのが一番です。

特典に関する情報の提供も、人気があるプレゼントになります。参加者が退屈しないようにするためにも、配信中はさまざまな仕掛けをすることが求められます。

ただ、主催者側が説明をするのではなくコミュニケーションを積極的が大事です。ウェビナーに参加しやすいよう、冒頭で一斉にチャット操作をしてもらったり参加者に話しかけることでアクティブに参加を促すことが大切です。

参加者の全員に一体感を持たすために、定期的にクイズを実施するなどすると良いでしょう。

同じクイズを解くことで、一体感も生まれ互いに話をするきっかけになります。話しやすい空気を作ることで、その後の質疑応答もしやすくなることからコミュニケーションをとることができます。あくまでも、参加者が楽しめるコンテンツが求められます。

ウェビナー配信後

さらに、自社の商品やサービスの成約をあげるためには配信だけでなくアフターフォローも大切な要素です。

配信が終わったから何もしないのではなく、配信後に気を付けるべきポイント知ることで売り上げをもっとあげましょう。

①参加者へのアンケート実施やアフターフォロー

セミナーに参加した人たちというのは、自社の製品やサービスに興味を持ってくれたということです。配信完了後に、しっかりフォローをすれば新規の顧客またはリピーターとなって成約をしてくれうチャンスになります。

わざわざ時間を割いて参加してくれた人たちなので、内容に満足できたかアンケートを実施するのも良いです。アフターフォローとして、配信では触れなかった話題や使用した資料を共通することも効果的といえます。

または、参加者にとって役立つ情報を定期的にメルマガで配信したり質疑応答でさばききれなかった内容を深く解説すれば顧客の発掘につながります。

オンラインセミナーの配信が終わったら、最後にアンケート調査を実施してください。参加者の意見というのは、とても大切なことが書かれていることがほとんどです。顧客の生の声というのは、なかなか聞ける機会もないのできちんと集計が大切です。

この意見を生かすことで、次回以降のウェビナーをさらに内容をパワーアップさせることが可能です。

②データや参加者行動を元に次回への改善、PDCAを行う

アンケートから活かせる情報を収集しましょう。配信時にあったコメントも有益な情報で使えます。受講中に感じた疑問や知りたい情報を把握できるだけでなく、自社が気づかなかった問題点を発見が可能です。

受講者からの情報を活かして、セミナーの質を改善するPDCAサイクルを生みだせます。質が良くなれば、集客効果を向上させていけます。

一生懸命コンテンツ作成しても、参加者にとって効果があるとはいえません。そこで、参加やからのアンケートや質問を通してコンテンツの改善が求められます。

③録画したウェビナーをコンテンツにする

しっかりとしたコンテンツが完成すれば、ずっと見てもらえるようになります。

完成したセミナーの動画は、録画して配信すればウェビナーをとおして、成約やできるようになるので定期的に振り返って実施が重要です。

さらに、効果的なアプローチができるようになります。

ウェビナーの始め方まとめ

ウェビナーで成約の始め方を学んで、効果的なセミナーを開催することが重要です。

そうすれば、非常に効果的なアプローチになります。成功を収めるためには、ポイント抑えて参加者目線の動画を作成が求められます。

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