5W1H/5W2Hとは？ビジネスでのフレームワーク活用方法を徹底解説！
5W1H/5W2Hは社会人が知っておくべきフレームワークです。
必要なことを確実に伝達するために活用できるものなので、使い方を覚えておいて損はありません。
ここでは5W1H/5W2Hについて詳しく説明をしていきます。
使いこなすことができるように、5W1H/5W2Hの内容をしっかりと理解しておきましょう。
5W1H/5W2Hとは
5W1H/5W2Hは必要事項を伝えるためのフレームワークです。
大切なことをただ伝えるだけでなく、漏れを生じさせることなく伝える目的で5W1H/5W2Hが誕生しました。
5W1Hはいつ・どこで・誰が・何を・なぜ・どうするの6つを意識することになりますが、5W2Hの場合はいくら、もしくはいくつという切り口が加わります。
思いつくがままに情報を伝えると大切な内容が抜け落ちてしまったり、相手にスムーズに伝えることができなかったりするはずです。
5W1H/5W2Hを活用するのであれば、確実に必要な情報をしっかりと伝えることができるようになります。
確実な意思疎通を実現することは簡単ではありませんが、5W1H/5W2Hを意識するだけでコミュニケーションの円滑化を実現することができるでしょう。
5W1H/5W2Hが活用できるシーン
ビジネスでは様々なタイミングで5W1H/5W2Hが使えます。
業務報告やプレゼンテーション、事業計画やマーケティング、企画書などで利用することが可能です。
理由から内容、時間から人物、場所や方法などの全てが網羅されていることから、日常的に報告業務でこれを用いる人が多いと言えます。
プレゼンやマーケティングで活用する場合は実施する意味や手法まで考えることができますし、事業計画や企画書においても必要書類を埋めるために必要な項目が揃っているので便利です。
5W1H/5W2Hの要素
5W1H/5W2Hの要素について詳しく解説します。
間違えて認識していると正しく使うことができないので、それぞれの要素が何を示すか把握しておくことが大事です。
1.When(いつ？)
When（いつ）は、日時やタイミング、期限をあらわしています。
伝達内容の時間軸に合わせて決定する部分です。Whenを入れておくことによって、受け手は報告されたできごとが発生したタイミングを確実に把握したり、いつまでに作業を終えなければならないとスケジュールを調整したりすることができます。
企画書の場合は、「企画した製品が発売されることは暑い夏だ」などと想像を膨らませやすくなるという効果も得られるでしょう。
2.Where(どこで？)
5W1H/5W2HのWhere（どこで）は、場所もしくは環境を示します。
位置を明確にすることによって、相手は基点となる場所からの距離感を思い描きやすくなるはずです。
移動手段や経過時間まで想像できるようになります。提案書などでは関係ない項目だと思うかもしれませんが、施設をつくるときに具体名を出した上で「あの場所のような施設をつくりたい」と提案すれば、聞き手は容易にイメージを浮かべることが可能です。
3.Who(誰が？)
Who（誰が）は人物や関係、役割などを示す項目だと言えます。
ビジネスシーンでは社名や担当者、顧客名や消費者名、ライバル企業などがこれに当てはまるケースが多いです。
関係する人物を全て登場させていき、立場や関係性を明確にすることで新たな発見があることも多いと言えます。
他者に情報を伝えるときに詳細が伝えやすくなるだけでなく、自分の中でも情報を整理したり、新たなアイデアを生み出したりするために役立つ要素です。
4.What(何を？)
What（何を）は対象物を指しています。商品やサービスだけでなく、テーマやコンセプト、議題や価値などもここに含まれる存在です。
物理的に存在するもの以外に概念も含めることができるため、伝えたい内容に合わせて柔軟にこの項目を考える必要があります。
言語化されていない内容や形になっていないアイデアなどは相手に伝わりづらいです。
受け手の立場になりながら想像できる表現を選ぶことで、効果的にWhatの内容を決められるようになります。
5.Why(なぜ？)
Why（なぜ）は理由と原因をあらわす要素です。トラブルが起こったときに、なぜそのトラブルが発生したのか明確にすることで、再発防止に役立てられるようになります。
5W1H/5W2Hを使うときにWhyで何のためにという目的をハッキリさせておくと、業務をスムーズに進めることができるというメリットも感じられるはずです。
プレゼンテーションを行うときや企画書を作成するときなどには、この部分に力を入れておくことが大切だと言えます。
6.How(どうやって？)
5W1H/5W2HのHow（どうやって）は、方法や手段を示すために用いることができる要素です。
問題をどのようにして解決するのか、どのような方法で改善していくのか、製品をどのようにつくるかなどがこれに該当します。
事実を伝えたり提案したりするだけでは発展させることが難しいです。そこからどのように成果に結びつけるのかということを表現するために、5W1H/5W2HのHowを使用することができます。
費用や時間、労力などを考慮しながら内容を比較し、Howを決めていくと良いです。
7.How much(いくらで？）
How much（いくらで）も非常に重要なポイントだと言えます。
先述した通り、Howを決めるときには費用や時間、労力をどれほどかけるか考慮しなければなりません。
素晴らしい提案をしたと思っても、実現するために現実的ではない資源や時間が必要であれば提案が受け入れられる可能性は低いです。
あらかじめHow muchまできちんと考えておくことができれば、聞き手に「無理なく実現することができそうだ」と思わせられるようになります。
5W1H/5W2Hのメリット・デメリット
5W1H/5W2Hを用いることにはメリットとデメリットの両方があるので、どちらも理解しておくべきです。
メリットには必要なポイントを抑えながら情報が伝達できる、相手に伝わりやすくなるというものがあります。
デメリットは、状況や相手によっては5W1H/5W2Hでは不便さを感じることがあるという点です。
5W1H/5W2Hの全ての要素を取り入れて報告することにこだわってしまうと、不自然さや分かりづらさを招くこともあります。
メリットとデメリットを理解し、適切な場面で5W1H/5W2Hを使えるようにしておくと良いです。
5W1H/5W2Hと組み合わせて活用できるフレームワーク
実は5W1H/5W2Hは他のフレームワークと組み合わせて使うことができます。
組み合わせられるものを紹介するので、一緒に活用することがおすすめします。
1.PDCA
PDCAサイクルは計画・実行・評価・改善のサイクルを回すフレームワークであり、プロジェクト管理などでも取り入れられることが多いと言えます。
5W1H/5W2Hで立てた計画をPDCAサイクルで管理し、再検討のときには5W1H/5W2Hのどこに問題があったか調べることで効果的にプロジェクトが進められるようになるでしょう。
5W1H/5W2Hで考えた内容の質を向上させるためにも、PDCAサイクルが有効だと言えます。
2.PREP法
PREP法と一緒に5W1H/5W2Hを使うことも可能です。
結論・理由・具体例・結論という4部構成で文章を整理するテクニックがPREP法ですが、これを用いると分かりやすい文章を作成しやすくなります。
5W1H/5W2Hで書き出した内容を何となくまとめるのではなく、PREP法に従ってまとめ直すことによって質の高い文章に仕上げることが可能です。
慣れないうちは書き出したものを再構築する必要がありますが、慣れれば5W1H/5W2HとPREP法の両方を意識しながら文章をつくることもできます。
6W1H、7W2Hもある
5W1H/5W2Hと類似するものに、6W1Hや7W2Hもあります。
6W1Hは「Whom（誰に）」という要素が加わっており、7W2Hには「Whom（誰に）」「Which（どちら）」が含まれると知っておくと良いです。
状況によっては、こちらを活用するほうが充実した報告や提案となる可能性があります。
余裕があればこれらを使用することができないかどうか確認してみることがおすすめです。
5W1H/5W2Hまとめ
ビジネスシーンで5W1H/5W2Hは重宝します。
報告を行うときやプレゼンを行うときに内容が不十分だと指摘されることがある場合は、5W1H/5W2Hを意識するだけでクオリティが格段に向上する可能性もあるでしょう。
使い方に慣れるまでには時間がかかるかもしれませんが、コツを覚えてしまえばビジネスのあらゆるシーンで取り入れることができるので便利です。
詳しい内容を理解し、いつでも5W1H/5W2Hが使えるようにしておくことをおすすめします。
“御社のサービス・媒体資料を掲載してみませんか？”
