問合せが止まらない！？メール営業のコンバージョン率を上げる6つのポイント

以前、メール営業を行う際に重要な考え方についてご紹介をしましたが、今回はそれと対になる、具体的なポイントを紹介していきます。

営業メールでアポや問合せを獲得するためには、今よりもコンバージョン率を上げるためには、実際にどのような文章を作れば良いのでしょうか。

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1.件名はわかりやすく

メールを作るときにまず大事なのは、本文よりも件名です。

あなたのメールボックスを見てみてください。
いきなり、本文が一覧に並んでいるわけではないですよね？
携帯電話のメールボックスや待ち受け画面の通知も、送信者の名前と件名が表示されることが多いと思います。

既にやり取りのあるお客様であれば、あなたからのメールであることがわかれば、基本的にはメールを見てもらえるでしょう。
しかし、新規のお客様や初めてメールを送るお客様は、あなたからのメールの重要度が高いと思わなければ、見てもらえない可能性が高いのです。

メールを読む／読まないは、本文以前に件名で決まります。
それだけ、件名は大切なのです。

まずはダメな件名の例を見てみましょう。
ダメだけど意外と使われていることが多い件名はこちらです。

＜ダメな件名＞

• お打ち合わせの件
• 先日の件
• 御見積書の件

良く言えばシンプルですが、ここには具体性も興味を引き付けるポイントもありません。
これらを改善すると、例えばこうなります。

＜改善した件名＞

• 8月10日（火）お打ち合わせ時間調整のお願い
• 新規ご発注内容確認のお願い
• 【至急ご確認】御見積書の件

日時や依頼・相談したい内容、メールの目的などを明記することで、具体性がアップします。
また、【】のカッコを使うことで、視覚的な見やすさを作ることもできます。

2.書き出しには必ず「社名」「名前」「挨拶」をいれる

これは、早速例を見てみてください。

～悪い例～

先日のお打ち合わせの件ですが・・・・・

～良い例～

株式会社○○工業
山田　太郎　様

お世話になっております。営業代行の笹田でございます。

先日のお打ち合わせの件ですが・・・

メールは相手方の「社名」「名前」そして「挨拶」を必ず入れるようにしましょう。
超が付くほど基本的なことではありますが、SNSなどを使った簡易的なコミュニケーションが増えてきている昨今、対外的なやり取りでもこういった基本的と思われていた内容が抜けていることも少なくないのです。

しかし、仕事のやり取り、特にメールにはいわゆる“オトナのマナー”的なルールが多くあります。
相手の了承を得ているのであれば、こういった内容から始めなくも良いですが、無難にメールでのやり取りを進めたいのであれば、しっかりと定型に則った書き出しをオススメします。

3.箇条書きを使う

メールの本文を考える際、いかに良い文章を書くかを考えてしまいがちです。
しかし、営業メールは純文学ではありません。

重要なのは、「どう読まれるか」よりも、「どう見てもらえる」かです。
「読みやすさ」よりも「見やすさ」を意識しましょう。

そこで役に立つのが箇条書きです。
これも具体例で比較してみましょう。

～悪い例～

次回のお打ち合わせについてですが、お打ち合わせ場所は貴社新橋オフィスへのお伺いで問題ないでしょうか。
また、日時もあわせて確認をお願いいたします。当初13時30分開始を予定しておりましたが、30分早めて13時からお願いしたいと思っております。
当日は次回プロジェクトの内容と先月までの振り返りをさせていただきます。
ご確認、よろしくお願いいたします。

～良い例～

～次回お打ち合わせについて～
日時：8月10日（火）13時
※当初13時半開始予定でしたが、30分前倒しでお願いいたします。
場所：貴社新橋オフィス
議題：
　１）次回プロジェクト内容の方針決定
　　・プロジェクト名
　　・大枠のスケジュール
　　・取り組み内容
　２）プロジェクト振り返り
　　・弊社からのプロジェクト振り返り報告
　　・貴社からの質問

上記でお願いできればと存じます。ご確認、よろしくお願いいたします。

いかがでしょうか。見やすさが明らかに違います。
箇条書きを使うことで、見るべきポイント・確認して欲しいポイントが定まります。

文章で伝えようとせず、箇条書きで伝える癖をつけていきましょう。

4.お願いをするときは、「前置き」を利用する

仕事でメールを送る時には、ほとんどの場合、相手に何かをお願いしていると思います。
「確認のお願い」「返答のお願い」「対応のお願い」などです。

そのお願いの文章にも、一言添えるだけでトゲをなくすことができます。

～悪い例～

• こちらご対応ください。
• 来週水曜日までにご返信ください。
• あとはお任せいたします。

このような内容だと、どうしても突き放すような印象を与えてしまいがちです。
そこで、前置きの一言を添えてあげるのです。

～良い例～

• お忙しい中と存じますが、ご対応のほどよろしくお願いいたします。
• 弊社内での調整が必要となってくるため、急なお願いで恐縮ですが、来週水曜日までにご返信をお願いいたします。
• 私の方で、ここまで進めておきましたので、残りの部分については、ご対応をお願いいたします。

相手の状況を理解している旨や、依頼の裏にある背景、こちらが対応した内容などを伝えることで、相手も「やろう」という気持ちを持ってもらうことが大切なのです。

5.強調したいときには、記号を”少し”使う

メールの中で、必ず確認してほしい部分などを強調したい、と思う時があると思います。
その際、Wordなどであれば、太字にしたり、文字の色を変えたり、フォントのサイズを変えたり、いろいろと方法はありますよね。

メールにおいても、メールソフトによってはそのような加工が出来るものもありますが、これはあまりオススメできません。
相手方のメールソフトの都合で、見えづらくなったり、最悪まったく表示されなかったり受信されなかったりしてしまうケースがあるからです。
メールは、できるだけメールソフトの環境に頼らない形式で送る必要があります。

その上でどうすれば強調できるのか、まずは例をご覧ください。方法はいくつかあります。

読んで欲しい旨を素直に示す
「ここだけでも読んで欲しい」とはっきり文章で明示する方法です。
冒頭などに、「お忙しい中と存じますので、1の部分だけでもご確認ください。その他の部分は、お時間あるときにご確認いただければ大丈夫です」と伝えてあげれば親切です。

長文になりそうな際は、このような方法を使いましょう。

通常の箇条書きとあわせて、記号を使う
強調したい部分に、通常の箇条書きであれば「・」の部分を、「●」「○」「☆」等の記号で強弱をつけることです。

議題：
　１）次回プロジェクト内容の方針決定
　　☆プロジェクト名
　　・大枠のスケジュール
　　・取り組み内容

締めで繰り返す
「まとめ」などといった項目を追加し、重要事項を繰り返し記載することで、相手に重要度を伝えるのです。
メールのボリューム自体は増しますが、ポイントを改めて伝えることができます。

6.良いメールのチェックポイント

ここまでご紹介してきたポイントができているかチェックするために、私が使っている簡単なルールを最後にご紹介したいと思います。

①1行30字以内にまとめられている
1行の文書がダラダラと長くなっている場合、伝えたい事がまとまっていないケースがほとんどです。
長くなっている際は、箇条書きでまとめるなどの工夫が必要です。その基準を1行30字としてします。

また、30字以上になると、相手方のメールソフトの状況によって、文章の表示にばらつきが出ます。
延々と横に長く表示されるものもあれば、勝手に改行されてしまうものもあります。
相手の見やすさを考慮しても、30字が１つの基準となります。

②1ブロック5行までにまとめられている
これも見やすさを考慮した結果です。
改行を多く使うことで、相手も話しのまとまりを理解しやすくなります。
繰り返しになりますが、メールはまずは視認性を高めることが大切ですので、ブロックのまとめ方にも工夫をしましょう。

③1回のメールで伝えたい事は最大3つまでにする
1回のメールで伝えられる内容は3つまで、と考えておきましょう。
これ以上になるのであれば、箇条書きで要点だけ伝えて、あとは電話や訪問で話をしたほうが良いです。

文章だけでは、どうしても誤解を与えてしまうこともあります。
そしてそれは、伝える内容が多くなればなるほど、その可能性が高まります。

④とにかく具体的にする
件名でも本文でも同じことが言えます。出来る限り、曖昧な表現はやめましょう。
表現が曖昧だと、相手に解釈を委ねることとなり、これが誤解を生む最も大きなポイントになります。

そうした問題を生まないようにするためには、「数字」や「固有名詞」などを駆使し、出来る限り具体的な表現を使うことです。
この意識を持つだけで、トラブルを減らすことも、相手が誤解することも減らせます。

また、曖昧な表現の多いメールということは、それを読む相手からすれば、自分で考えなければいけない「面倒なメール」であるともいえます。
もう一度だけ繰り返しますが、見づらいメールはアウトです。
面倒に思われるメールは、メール営業ではコンバージョンにも悪影響が出ることもわかっています。

いかがでしたでしょうか。
どれも特別難しいことはないと思います。
ただ、1つ1つをしっかり意識しないと、本当に伝えたい事が相手に伝わらずに終わってしまうということになります。

ちょっと工夫をすることで、成果も出るようになります。余計なトラブルも防げます。
ぜひ、意識してメールを作ってみてください。