効果のあるセミナー・ウェビナーの案内状を作成するコツや案内状のテンプレートも

集客がうまくいかないパターン

まずは、失敗しやすいパターンから知ることが大切です。案内状を作成する際にやりがちなミスは意外とたくさんあります。

失敗しやすい内容を詳しく知っておくことによって、同じような失敗をしてしまうことがないようにしてください。

①件名で興味をもたれない

件名で興味を持ってもらえなければ意味がありません。メールが届いたとき最初に確認するのはこの部分です。

受け取った人の興味関心を刺激するような件名でない場合や、内容を詰め込みすぎて分かりにくい件名となっている場合は開封すらされない恐れがあります。

開封してもらえなければ、詳細な内容を知ってもらったり申し込みを行ってもらったりすることはできないので、受け取った人が気になると感じられるようなものにすることが大切です。

②セミナー・ウェビナー内容がわかりづらい、必要性を感じない

内容が分かりにくかったり必要性が感じられないものであったりすると、参加したいと思わせることができません。

実施者や実施内容を詳しく知らせる必要がありますが、冗長な文章は分かりづらさの原因となるので簡潔にまとめることも大切です。

そして、必要性が感じられるものでなければ、時間を割いて参加してもらうことは難しいと言えます。

ターゲットとする人の悩みが解決できるようなセミナーであると伝えられる内容になっていれば、参加する必要性を感じてもらえます。

相手のためになることを、案内状の中で分かりやすく表現することが大事です。

③ターゲットではない人に送っている

ターゲットではない人に送ってしまうと意味がないです。たとえば、IT企業の社長に飲食店の経営に関するセミナーの案内を送っても、興味を持ってもらうことは難しいと言えます。

たくさんの人にウェビナーの案内状を送信すれば、その分参加者を獲得しやすくなると考えているかもしれませんが、ターゲットとかけ離れた相手に送っても無駄になることを理解しておくべきです。

明らかにターゲットではないと判断できる相手には、わざわざ案内状を送る必要はないと言えます。

案内状を作る前のポイント

案内状を作るのであれば、事前にコツを知っておくことが大事です。

いくつかのポイントを知っておくだけでも、格段にクオリティを向上させることができます。簡単に実践できる内容なので、参考にしてみると良いです。

①ターゲットが誰か明確にする

案内状を作るときには、そのウェビナーのターゲットを明確にしておくことが重要だと言えます。

株のセミナーを実施する場合、内容が短期投資と長期投資のどちらに当てはまるものなのか分からなければ、案内状を受け取った人は自分に合うセミナーかどうか判断することができません。

他にも、銘柄の選び方なのか投資戦略なのか、全くの初心者に向けた導入なのか、具体的なことが分からなければ参加者を募ることが難しくなります。

主催者側でターゲットを決め、案内状の中に明記しておくと受け取った人は自分に合うかどうか判断することができるようになるはずです。

ターゲットを特定しないほうが多くの人が集まりそうだと考えるかもしれませんが、明確でなければ受け取った人は参加するべきかどうか決定することが難しいと知っておく必要があります。

②参加するメリット・根拠

参加するメリットやその根拠を記載することも重要です。

ダイエットに関するセミナーの場合は、ダイエットサプリの紹介や日々実施するべきことを紹介するなど、参加者がほしいと思えるような知識や商品を得られる点をアピールするべきだと言えます。

インターネットで調べただけでは分からないような内容、多くの人が躓きやすい問題の解決方法などを教えてくれるセミナーだと分かっていれば、参加者から大きなメリットが得られると判断されるはずです。

受講者の立場になって考えることで、受講するメリットだと感じられる内容を案内状でしっかりと伝えることが大切だと言えます。特典を用意している場合は、そういった内容も盛り込むことがおすすめです。

③参加者のゴール設定

参加者にとってのゴールを設定しておくことも重要だと言えます。サイト運営を行いたい人が参加するセミナーの場合は、サイトの内容を決定して実際に開設するところまでをゴールにすることができるでしょう。

最終的にたどり着ける場所が明確に分かっていなければ、有意義なセミナーになるかどうか判断することは難しいと言えます。

ウェビナーの時間内に到達することができる無理のないゴールを設定し、告知しておくことが効果的です。

到達できるゴールがハッキリと分かっているウェビナーであれば、そのゴールに到達するために参加したいと思ってもらえます。

情報を盛り込みすぎると、ついていけないかもしれないと思われてしまう可能性があるので、現実的なものを設定することが理想的です。

ウェビナーの案内状メールの書き方

ウェビナーの案内状メールを書くのであれば、具体的な書き方を理解しておくことが大切だと言えます。

それぞれの項目ごとに書いたほうが良い内容や工夫するべき点があるので、これを知った上で作成するようにしてください。

①件名

メールを読んでもらえるような魅力的な件名となるように工夫すると良いです。

目を引くようなワードを入れておくと、開封率やサイトへのアクセス率、申し込み率などをアップさせることができます。

文字数は30～50文字以内におさめることが理想的です。さらに、20文字程度でも本文の内容が伝わるように工夫しておけば、スマートフォンから確認した人に素早く内容を理解してもらうことができます。

重要なキーワードは最初のほうに配置し、その上で興味を持ってもらえるようなワードを入れ込むと良いです。

限られた文字数の中で表現する必要があるので、簡潔だけれど実施するウェビナーの内容が確実に伝わるようなものにすることが大事だと言えます。

②挨拶文

挨拶文は「いつもお世話になっております」「平素より大変お世話になっております」などが一般的です。

「お疲れさまです」「ご苦労さまです」は社内向けの挨拶文なので、社外に送る際には使用するべきではありません。

③ウェビナーの概要

本文の前半ではセミナーの概要を説明する必要があります。どのようなウェビナーを実施するのか、ハッキリさせることが大事です。

たとえば、「投資未経験の方に向けた、投資の始め方から銘柄の選び方まで説明するウェビナーを実施します」というように、具体的に記載する必要があります。

概要には担当する講師の名前を書いておくことも大切ですし、複数回実施する場合は回数まで記載しておくことが大事です。

受け取り手が最も注目しているのは参加することで学べる内容、メリットなので、これらが伝わる内容にすることが大切だと言えます。

参加者を多く獲得するために、情報を詰め込んでしまうことがないように注意しながら概要を作成すると良いです。

④セミナーの詳細

概要を説明した後には、開催日時や参加方法などの詳細を記載する必要があります。

内容・日時・参加方法・費用・定員数などを箇条書きで記載することがおすすめです。文章にしてしまうと要点を掴みにくいので、シンプルな箇条書きにすると良いでしょう。

具体的なタイムスケジュールや使用するウェビナーツールの種類、アクセス方法や支払い方法などの詳しい説明があることが望ましいですが、メールに全てを盛り込むと見づらくなってしまう可能性が高いです。

URLをクリックすることでアクセスできる詳細ページを用意しておき、そこにメールでは記載することができなかった情報を掲載しておくことをおすすめします。

メールに書いてある内容ばかりではアクセスしたことを後悔させることになるので、付加情報がしっかりと得られるような内容にしておくことが重要です。

受け取った人が見やすいと感じる案内状にするためには、重要事項を箇条書きで記載して、その他の必要な情報は別ページにまとめてください。

⑤セミナーへの申込方法

分かりやすくセミナーへの申し込み方法を記載しておくことも大切です。

興味を持ってもらえた場合でも、参加方法が分かりにくかったり、手続きが面倒だったりすると参加率が低くなる恐れがあります。

申し込み手順を分かりやすく記載するためには、別途申し込みフォームのリンクを用意したり、直接メールに返信してもらう形にしたりすることがおすすめです。

手順を簡潔にし、用意したフォームに必要最低限の情報を入力するだけであれば、簡単に申し込みできると思ってもらうことができます。文章を長々と読む必要がなく、すぐに申し込めるように工夫しておくことが大事です。

ウェビナーの案内状のテンプレート

これまで紹介したポイントを取り入れると、以下のような案内状を作ることができます。

ウェビナーの案内状のテンプレート例1

「いつも大変お世話になっております、株式会社○○の○○です。このたび、○○に関するセミナーを開催いたします。先日のお打ち合わせにて○○に興味があると伺いましたので、ぜひご参加いただきたく、ご案内いたします。
・内容：○○業界で注目を集めている○○の導入について
・日時：○月○日（○曜日）15：00～17：00（受付開始14：45～）
・使用ツール：ウェビナーシステムの○○
・費用：3,000円となっております
・定員：50名（先着順となっております）

多くの企業で導入が進んでいる○○について専門家をお招きして、基礎知識から導入方法、導入後の実践的な利用方法を、事例紹介を交えながら解説いたします。
参加のお申し込みは以下のURLよりアクセスしていただき、申し込みフォームに必要事項を記入してご送信ください。

○○様のご参加をスタッフ一同、心よりお待ちしておりますので、よろしくお願いいたします」

ウェビナーの案内状のテンプレート例2

「いつもお世話になっております、株式会社○○の○○です。メールによる本案内は、これまで弊社の主催する無料セミナーにご参加いただいた皆様にご案内させていただいております。
当社では、昨今の○○への関心の高まりを受け、○○に関するセミナーを実施します。
・内容：○○の基礎知識と実践的な活用方法について
・日時：○月○日（○曜日）13：00～15：00（受付開始12：45～）
・使用ツール：ウェビナーシステムの○○
・費用：無料となっております
・定員：100名（先着順となっております）
○○についての基本的な知識から実践的な活用方法について紹介するため、専門家の○○をお招きして説明を行っていただきます。
参加のお申し込み方法は、このメールに返信する形で、必要情報を記入してご送信ください。○○様のご参加を心よりお待ちしておりますので、よろしくお願いいたします」

詳細な内容は実施するウェビナーに合わせて変えていく必要がありますが、こういったテンプレートを活用することが可能です。

ウェビナーの案内状・メールを送るタイミング

ウェビナーの案内状を送るタイミングで迷ってしまう人は多いですが、参加者を募集することから始めるので、早めに送ることが大切だと言えます。

スケジュールを押さえる必要があるので、タイミングとしては1か月前には案内を送り終わっている状態が理想です。

早い段階から送信を行っておくと、想像以上に集客率が悪いときに新たなターゲットを発見してメールを送信することができます。

直前に準備し始めても対処することができないので、早め早めに行動することが大事です。

参加率を上げるためにさらにやっておきたいポイント

参加率をアップさせるためには、いくつか実施できることがあります。

ウェビナーの案内状を送る際に簡単な工夫を取り入れるだけで、参加者を増やしやすくなるので、紹介する内容を積極的に取り入れることが望ましいです。

①参加を検討するための材料を用意する

ウェビナーに参加したいと思わせるためには、参加を検討するための材料をたくさん用意しておくことが大事だと言えます。

案内状だけでセミナーの有用性を判断することは非常に難しいです。

チラシや別資料がある場合は添付することがおすすめですし、webサイトに誘導するためのURLを記載しておくことも有効だと言えます。

セミナーそのものについての情報だけではなく、講師や主催者側が発信する情報も検討材料になることが多いです。

参加を検討する際にチェックする人は少なくありません。ウェビナーを実施する前には、SNSや公式ホームページを活用して、積極的に企業の近況を発信したり、参加者にとって有用な情報を発信したりしておくことをおすすめします。

②ウェビナー案内を複数回送る

案内状を複数回送ることは失礼だと考える人も多いですが、集客力を高めるために必要な行為だと知っておくべきです。

数か月前に1度送っていても、ウェビナーの開催自体忘れられている可能性があります。

1か月前や10日前など、期間が迫ったタイミングでアプローチすると申し込みを行ってもらえる可能性があるでしょう。

その際には、定員間近であることや増枠したことなどを伝えると、参加する価値があると思ってもらいやすいです。

直前にならなければ予定が分からない人などは、数か月前の案内は問答無用でスルーするというケースもあります。

もちろん、過度に送ることは悪い印象に繋がってしまいますが、期間が迫ったタイミングで何度か送ることは問題ではないので、積極的に送ることがおすすめです。

参加者に送るリマインドメール

申し込みを行ってくれた参加者にはリマインドメールを送信することも大事です。

申し込みを行ってから開催するまでに日にちが空いてしまうと、つい実施日を忘れてしまう可能性があります。

有料セミナーはもちろんのこと、無料であっても参加する気持ちがある人にはリマインドメールを送るべきです。

1週間前から前日に送ると、ウェビナーの実施を思い出してもらえます。改めて当日の案内をしますという内容で送信し、日時やウェビナーへのアクセス方法、タイムスケジュールなどを記載しておくと親切です。

質疑応答がある場合は、事前に質問内容を考えておいてもらうようにお願いしておくこともできます。

参加し忘れる人を出さないためにも、リマインドメールをしっかりと送るようにしてください。

リマインドメールのテンプレート

リマインドメールを送る際には、必要事項が盛り込まれている以下のようなテンプレートを参考にすると良いです。

「お世話になっております、株式会社○○の○○です。○月○日（○曜日）開催のウェビナーまで、残すところあと2日になりました。改めて、当日のご案内をさせていただきますので、ご確認のほどよろしくお願いいたします。
・日時：○月○日（○曜日）15：00～17：00（受付開始14：45～）
・使用ツール：ウェビナーツールの○○（アクセス方法はこちらから）
当日のタイムスケジュールは以下のようになっております。
15：00～開会にあたってのご挨拶
15：10～専門家○○による○○の解説
16：00～実例に基づく実践的な利用方法を解説
16：45～専門家○○への質疑応答

当日は質疑応答の時間を15分ほど設けております。

普段直接質問することができない専門家の○○に質問を行うことができるので、気になることや不明点があれば最後に質問をよろしくお願いいたします。

ご不明点などがございましたら、このメール宛てにお問い合わせください。それでは、当日の参加を心よりお待ちしております」

リマインドメールのテンプレートは以上のようになっています。

必要に応じて詳細な説明のためのURLを記載しておくと、受け取り手に分かりやすいと感じてもらうことができるでしょう。