ウェビナーでありがちな失敗パターンと対策のポイントを徹底解説！

ウェビナーをこれから初めて実施する人や実施したけれど何故か上手くいかなかったという人は、よくある失敗と失敗しないためのポイントを知っておくことが大切だと言えます。

十分な知識を持ってウェビナーを行うようにすれば、失敗のない満足度の高い内容で実施することができるはずです。

ここでは多くの人が経験しやすい失敗や成功するために工夫できることを紹介するので、ウェビナーを実施する際に取り入れることができるようにしてください。

まずは、よくあるウェビナーの失敗例とその対策方法について解説していきます。

思わぬ失敗が大きなトラブルに繋がってしまうケースも多いので、トラブルが回避できるように対策まできちんと理解しておくことが大事です。

1.ウェビナー参加者の多くが不参加状態

あり得ないと思う人もいるかもしれませんが、ウェビナー当日に参加者の多くが不参加状態であったという失敗を経験する人もいます。

予約者や申込者が多かったとしても、当日になってみるとほとんど参加者がいないケースもあるので注意が必要です。

この問題が起こる理由としては、主催者が参加者に向けた情報の発信が不十分であり、視聴者が日時を忘れていたというものがあげられます。

他にも参加用のURLが間違っていた、届いていなかったというケースもあるので要注意です。

申し込みから受講までの期間が長ければ忘れる人が多くてもおかしくありませんし、送信したメールのURLを自分でも開いて確認しておかなければ、不備があるまま当日を迎える可能性があります。

対応策1：リマインドを送る

対策としては開催日が近づいてきたらリマインドメールを送ることが可能です。

思い出してもらうことが重要なので、3日前と前日、当日に送信することをおすすめします。1週間前など3日以上前に送っても忘れる可能性があるので、開催日が近くなってから送ることが効果的であると理解しておきましょう。

全員に何度もメールを送ることが大変だと感じられるかもしれませんが、ウェビナーツールの中にはメールアドレスの一元管理や一斉配信に対応しているものがあるので、そういったツールを活用するとスムーズにリマインドを送ることができます。

対応策2：参加方法についてしっかり説明する

参加方法についてしっかりと説明しておくことも失敗しないために大切です。

きちんとURLを添付して簡単に参加できる状態にしておいたとしても、初めて参加する人は勝手が分からないケースがあります。

自分では簡単に参加できるだろうと思っていても、ITツールに詳しくない人がいれば参加方法が分かっていない可能性も高いです。メールで詳細な手順を説明する、詳しい手順を画像つきで説明したページを用意しておくなどの対策を講じることができます。

セキュリティの問題やデバイスの問題でページが開けない人や参加できない人も少なくないので、そういった場合の解決方法を説明したページを紹介しておくこともおすすめです。

2.機材トラブル

ウェビナーを開催するときには様々な機材を使うことになります。

基本的な機材としてはマイクやカメラ、パソコンを使うことになりますが、いずれかに問題があるまま始めてしまうときちんと配信できない可能性が高いです。

自分では問題なく進行できているつもりでも、視聴者に音声や映像が届いていなかったという問題が起こることもあります。

主催者側で他のパソコンを利用して配信状況を確認している場合や、参加者からのコメントを受け取ることができる場合は配信トラブルや不具合に気づけますが、そうでなければ気がつかないまま進行する恐れがあるので要注意です。

素早く対処しなければ視聴者の意欲を失うことになり、離脱者が続出してもおかしくありません。

対応策1：開始前に事前に確認しておく

ミスをしないためには、事前にツールや機材の確認を行っておくことが大事です。

テスト配信を行ったり機材点検を行ったりすることで、配信時のトラブルに繋がる問題点がないかどうか確かめておくことができます。

ツールの設定を間違っていてトラブルが発生するケースもあるので、ツールの設定まで確実にチェックしておくことが大事です。

事前確認を徹底しておけば、開始後に大きな問題が発生するリスクを回避できるようになります。

対応策2：使い方を把握しておく

機材やツールの使い方を把握しておくことも大切だと言えるでしょう。

初めて開催する場合はツールや機材の使い方に慣れておらず、開始してから使い方に戸惑ってしまう恐れがあります。

あらかじめ使ったり説明を読んでおいたりすると、当日に焦ることがなくなるはずです。

何度か開催したことがある場合は平気だと思うかもしれませんが、ツールや機材を変更した場合は注意が必要だと言えます。

用いるツールや機材によって異なる部分も多いので、当日に戸惑わないように事前に使い方を確認しておくべきです。

対応策3：講師の機材や通信環境も確認しておく

別の場所にいる講師に登場してもらうケースもあるはずですが、その場合も機材や通信環境を確認しておく必要があります。

講師自身が確認しているだろうと思っていると、十分に確認しておらず、当日に大きなトラブルが起こってしまう危険性があるので注意が必要です。

自分自身の機材やツールだけを確認しておけば良いと思わず、講師が別にいる場合はそちらも確実にチェックしておきましょう。

確認を任せるのではなく、配信テストを行って機材や通信環境の状態をチェックしておくことがおすすめです。

対応策4：映像や音声をチェックするサポートを置く

映像や音声に問題がないか確認する担当者を配置しておくことも大切だと言えます。

会社で主催する場合などは、他の社員に協力してもらって確認作業を行ってもらうことがおすすめです。

視聴者から指摘を受ける前にいち早く問題に気がつくことができますし、同じ場所や近くでチェックを行っていれば、問題の内容や改善方法を素早く伝えてもらうことができます。

トラブルが起こってしまった場合も迅速に対応できるので、映像や音声の確認者を用意しておくことは非常に重要です。

3.参加者が途中離脱する

参加者が途中離脱するという問題も起こりやすいと言えます。

原因は様々だと言えますが、一方的に情報を伝えるだけになっていると、内容に飽きて離脱してしまう可能性が高いです。

進行がもたついてしまったり、講師の態度や見た目に問題があったりする場合も離脱を招きやすい傾向があります。

見込み顧客が離れていったりビジネスの機会を逃してしまったりする恐れがあるので、参加者を飽きさせない工夫や視聴したくないと思わせない工夫が大切です。

対応策1：時間が長くないか確認する

ウェビナーの時間は長ければ良いというものではありません。

オフラインで行うセミナーの場合は同じ時間でも評判が良かったのに、ウェビナーになると同じ時間で評判が悪くなるというケースがあります。

この方法では講師と自分の1対1という感覚になるので、疲労を感じやすい傾向があることを知っておくべきです。

通常は1時間半や2時間のセミナーを実施しているとしても、参加者が飽きない時間や疲れない時間に設定したい場合は40分から60分程度におさめることをおすすめします。

対応策2：リハーサルをしっかり行う

開催までにリハーサルをしっかりと行っておくことも大事です。

台本を用意することもあるはずですが、全て台本を読むようでは視聴者が退屈します。

内容をしっかりと頭に入れた上で、視聴者に語りかけるように話せることが理想的です。講師の落ち着きのなさや自信のなさ、説明や操作のもたつきなどがあれば見るに堪えない、聞くに堪えないと思われる可能性があります。

開催の1週間から前日までに通しでリハーサルを行っておくべきですし、できれば人に見てもらって改善点を述べてもらうようにしてください。

当日までにきちんとリハーサルとブラッシュアップを行うことができていれば、視聴者も満足できるようなウェビナーを行うことができるはずです。

対応策3：身だしなみなどに注意する

ウェビナーは講師を映し出すことになるケースが多いので、身だしなみや言葉遣いが目立ちやすいことを理解しておく必要があります。

服がシワだらけであったり汚れが目立ったりすれば印象が悪くなりますし、乱雑な言葉遣いや話し方もマイナスな印象に繋がりやすいです。

新品の服を着る必要はありませんが、清潔感のある見た目になるように配慮しておくことが大事ですし、髪が乱れないように結んだりセットしたりしておくこともおすすめだと言えます。

丁寧な話し方を意識すると誠実に感じてもらうことができますし、明るいトーンを意識しているとポジティブな印象を持ってもらえるはずです。

対応策4：参加者を引き込む内容にする

参加者を引き込む内容にしておく必要もあります。一方的に話し続けるウェビナーは飽きられる可能性が高いので、双方向のコミュニケーションを実現することがおすすめです。

投票機能やコメント機能、アンケート機能などが備わっているツールも多いので、そういった機能を活用することができます。

関連のある投票を行ってその結果を共有したり、コメント機能を活用した質疑応答を行ったりすることも可能です。

ソーシャルメディアを活用すれば、ハッシュタグを使って情報発信を行ったり、他の参加者と繋がったりすることもできます。

もちろん、続きが聞きたいと思わせることができるような魅力的なスライドや話を用意しておくことも大事です。

単調に話しているだけではつまらないと思われる可能性が高いので、資料の画面共有や画像の表示などを積極的に取り入れることもおすすめだと言えます。

4.配信に映してはいけないものを映してしまう

配信中に映してはいけない資料やスタッフを映してしまうケースも多いです。

カメラの使い方が悪かったり、共有機能の使い方を理解していなかったりすることで起こりやすい問題だと言えます。

講師の自宅から配信する場合は、趣味のものや生活感が出てしまうものが映り込んで視聴者からの印象が悪くなる恐れもあるでしょう。

映像のチェック者がいなければ、気がつかないまま延々と映し続けてしまう可能性もあるので注意が必要だと言えます。

対応策1：撮影風景や周囲の音には配慮する

ウェビナーを行うにあたって、撮影風景や周囲の音に配慮しておくことが大事です。

事前に対策を講じておけば映り込みの問題を防ぐことができます。自宅や会社のデスクから配信すると映り込みが起こったり、声や生活音が入り込んだりするので会議室や書斎などを活用することがおすすめです。

どうしても自宅から配信する必要がある場合は、鍵がかかる部屋を利用して子供やペットが部屋に入ってくることを防いだり、本棚や壁だけが映るように調整したりすることができます。

映り込み防止としては、壁紙設定が可能なツールを使って無地の壁や会社のロゴなどを表示しておくことも良いです。

対応策2：ウェビナーに関係ないものはオフにしておく

資料共有や画面共有などを行うときに、間違って見せてはいけないソフトや資料、通知などが見えてしまう恐れがあります。

個人情報や機密性の高い情報、趣味のアプリの通知などが入ってしまうと視聴者からの印象が悪くなる可能性が高いです。

あらかじめウェビナーツールと必要な資料以外は閉じておくことがおすすめだと言えます。ウィンドウを縮小しておけば問題ないと思うかもしれませんが、操作ミスで拡大されてしまい、見せてはいけないページや資料を見られてしまう可能性もあるでしょう。

通知をオフにすることも忘れがちですが、ウェビナー前にはアプリやメッセージツールなどの通知を切っておくべきです。

5.参加者が、他の参加者を不快にさせる行為をする

参加者が他の参加者を不快にさせる行為をするケースもあります。

コメント投稿機能がある場合は、その機能を使って周りの人が不快になるような発言をする人もいることを理解しておきましょう。

残念な話ではありますが、汚い言葉を使ったり、人を傷つけるような発言をしたりする人もいます。

ウェビナーの質が良かったとしても、こういった参加者がいることを目の当たりにしてしまうと、ウェビナーの満足度が下がってしまう可能性が高いです。

質の悪い参加者が視聴している可能性があることを理解し、早急に対処するための作戦を用意しておくことが大事です。

対応策：注意し、場合によっては強制退出させる

不快となるような発言やコメントを投稿するような迷惑行為が目立つ参加者がいる場合、まずは個別チャットで注意を行うこともできます。

全体チャットではなく、特定の相手だけに送ることができるので、迷惑行為を行った本人だけに注意することが可能です。

それでも改善が見られず周囲が不快になるような行動を続けるのであれば、強制退室を検討するようにしてください。

多くのウェビナーツールには強制退室システムが用意されているので、必要に応じて利用する必要があります。

主催者としてきちんと対応しなければ、不快な参加者がいても良しとする主催者だと思われてしまうので、毅然とした態度で対処することが大事です。

6.ウェビナー後に次につながらない

ウェビナー後に次に繋がらないという問題を抱えるケースも多いと言えます。

参加してもらった後に受注や商談を想定しているケースも多いはずですが、視聴者からのこういったアクションが得られないケースもあるはずです。

準備に多くの労力をかけて実施しても、次に繋がらなければ意味がありません。ビジネス機会の損失や企業の活動のコストを回避するためにも、事前に次につなげるための工夫を理解しておくことが大切だと言えます。

対応策１：アンケートを送る

終了後にはアンケートを送ることがおすすめです。アンケートで連絡先の情報を収集すれば、自社の製品やサービスに高い関心を持っている参加者にアプローチができるようになります。

ですが、アンケートであればどのようなものでも良いわけではないです。回答者にメリットがなければ回答してもらえない可能性が高いので、回答者には特別資料や動画などをプレゼントすると良いでしょう。

セミナーと関係のある情報、セミナーでは得ることができなかった嬉しい情報が手に入るのであれば、回答したいという気持ちにさせることができ、回答率を上げることができます。

ただし、アンケート量が多すぎたり、回答した人にきちんと特典が送付されなかったりすると印象が悪くなるので、アンケートを実施する際にはこうした失敗がないように注意しておくことも忘れないようにしてください。

対応策2：アフタフォローをしっかり行う

開催後にはアフターフォローを欠かさないことも大切です。

ウェビナーツールには、アフターフォローを行うための豊富な機能が用意されていることが多いと言えます。配信と同時に録画を行う機能、アンケートの集計機能や分析機能、参加者の情報収集機能などが利用できるケースが多いです。

これらの機能を活用すればアンケートを実施するだけではなく、録画映像の配信や開催内容を要約した記事のアップ、アンケート結果の集計情報の送付などができます。

更に、配信中に答えられなかった質問をメールや動画で送付することも可能です。

ウェビナーを行うだけでは参加者の次のアクションに繋がらない可能性が高いと言えます。行動を起こしたいという気持ちにさせるためにも、更なる情報の提供などでアフターフォローを行うことが重要であることを理解しておくべきです。

ウェビナーはオフラインで集まらなくてもセミナーを行うことができるので便利ですが、その一方で事前準備が十分でなければ失敗することになる可能性があります。

多少の失敗であれば問題ないと考える人もいるかもしれませんが、顧客のサービス利用意欲を削ぐことになったり、企業や講師に対する好感度を下げる原因になったりするかもしれません。

ウェビナーを成功させたいのであれば、ありがちな失敗と成功させるためのコツの両方を知り、良いウェビナーが実施できるようにしておきましょう。

 

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