請求処理が楽になる請求書発行システムの導入メリットとおすすめ8選

最終更新日 : 2020-06-24 Box

企業を運営している以上、月末や月初の請求書の発行は必要な業務であり、この作業の負担を減らしたいとお考えの方は多いでしょう。毎回同じ繰り返しの作業となってしまうため、これまでさまざまな簡略化・効率化の施策に取り組んできたはずです。

そんな方におすすめなのが、クラウド型の請求書発行システムです。多彩かつ実用的なフォーマットを使って見栄えの良い請求書がすぐに作成できたり、請求漏れや誤請求などのミスを未然に防いだりと導入によって得られる恩恵は図りしれません。

また便利な郵送代行サービスも備えていたりと、諸作業のサポートも充実しています。ここでは請求書発行システムについての基礎知識に加えて、その選び方やおすすめのシステムを紹介していきます。

請求書発行システムとは?

請求書発行システムとは、請求書の作成および送付にまつわる作業の効率化をメイン機能としたシステムです。発行書類の種類は請求書だけでなく見積書や注文書、納品書や検収書にも対応しています。

最近の請求書発行システムはさまざまな機能が充実しており、請求書の作成・送付から入金確認までの一連の流れのサポートに加えて、請求データを基に売上集計をしたり、発注データと照らし合わせた収益管理が行える機能が付加したサービスもあります。

請求書発行システム導入の4つのメリット

搭載されている基本的な機能を見るだけでも、請求書システムは請求書業務の効率化において威力を発揮しそうなことが分かるでしょう。多くの発行件数を抱えている大企業はもちろん、小規模の企業やバックオフィス業務に人員を割くことが厳しい現場であっても非常に活躍するシステムです。規模の大小に加えて、多様な業種の企業に対しメリットがあります。

ここからはさらに導入する際におけるメリットを、その効果ごとに詳しく4つに分けて解説していきます。請求書発行システムを導入することによって、どのようにして少ない人数で業務を回すことができ、また人員が変わってもスムーズに業務が移行できるようになるのかを具体的に見ていきましょう。

請求書の作成効率化

多くの請求書発行システムには基本機能として、請求書用のフォーマットが数多く用意されています。これにより必要項目を入力するだけで、エクセルの定型フォーマットよりもはるかに見栄えの良い請求書がスムーズに作成可能です。自動作成機能も充実しており、業務の特性上同じ金額や単純作業となりやすい場所を簡略化できます。

例を挙げると入力したデータが記憶されて次回以降の入力時に自動表示され、入力の手間が省ける取引先・品目のマスタ機能は非常に有用です。他にも同一企業への請求金額が定額である場合、前もって設定しておいた日程に自動的に発行および送付が行われる請求書自動作成機能や、請求書の作成と同時に送付状まで自動的に作成される機能などもあり、いずれも担当者の手間と時間を減らし負担軽減に役立ちます。

発送作業の手間削減(特に郵送代行)

請求書の発送業務には作成した請求書と送付状の印刷、封筒を調達して封入し切手を貼り、ポストか郵便局に行って投函といった一連の作業が必要です。外出する営業に投函を任せるなど分担作業をすれば、ある程度はまかなえるかもしれません。しかし送付先が毎月数百件にまでのぼると、その作業は膨大な量となります。

確認作業を含めると、丸一日以上かかってしまう企業も多いことでしょう。多くの企業では月に1回この作業を行うこととなり、どんな繁忙期であってもその作業はこなさなければなりません。

こんな時に効果的なのが、請求書発行システムの郵送代行サービスです。代行サービスは1通あたり150~200円ほどの手数料が上乗せされるものの、印刷および封入作業や送付の手間を大幅に削減することができます。

請求漏れや誤請求等の防止

人間が行う以上、どうしてもミスやチェック漏れが出てくるものでありそれを未然に防ぐことも請求書発行システムを導入する大きなメリットとなります。請求漏れは会社の損失に、誤請求は企業間での信頼関係の消失に繋がるため絶対に避けたい項目です。

加えて請求業務はその作業を行う頻度の低さにより、先方の詳細情報の確認作業を毎回行う必要があったり、期間を空けることによって発生する担当者や社名の変更などミスが発生する因子は無数にあります。

請求書発行システムでは、システム上の管理画面で先方のデータを常に管理・更新することができ宛先の誤記を防げます。管理機能では請求済みもしくは未請求が表示されるため請求漏れや、毎月の自動発行機能により作成漏れが防止可能です。

クラウド型利用による、その他のメリット

クラウド型の請求書発行システムを利用する上でのメリットは、社内共有および情報管理のスムーズさにあります。インターネット環境さえ整っていれば自宅やワーキングスペース、営業の際の移動時などいつでも情報更新や発送作業が可能です。わざわざ出社・帰社して作業を行ったり、電話連絡して誰かに依頼する必要がありません。

営業担当者がチーム内にて見積もりを共有したり、担当が作成した請求書を経営者が自分のタイミングで確認するなど、より社内での作業が円滑になります。

おすすめの請求書発行システム

ここからは実際にリリースされている、請求書発行システムを紹介していきます。システムによって搭載されている機能や特色が少しずつ異なるためどの業務範囲にまで活用するのか、自動化を利用するのはどの作業化かなどを明確にした上で選んでください。

請求管理ロボ

請求管理ロボ 媒体資料

請求から集金、消込や催促に至るまで全ての作業を自動化することで、経理業務の負担を減らすクラウドサービスです。取引先ごとの売上や債権残高など最新情報をリアルタイムで社員に共有でき、請求書発行のみならず経営分析や与信管理、営業評価などさまざまな分野で利用できます。

請求の周期・回数を事前登録することで、請求スケジュールを管理してくれます。銀行振り込みやカード決済など、4つの決済手段を一元管理可能です。

他にも顧客情報や入金状態を統合管理しているため企業のお金の流れが見えやすかったり、名前の不一致による自動消込が失敗した際も記憶して次回から対応可能となるなど便利な機能が満載です。SFAや会計ソフトの連携が可能な点も、特筆すべきポイントでしょう。

MakeLeaps

MakeLeaps 媒体資料

基本的な請求書発行システムの機能に加えて、メジャーな販売管理系のソフトとの連携に特化しているのが大きな特色です。最初から連携が搭載されているバージョンも用意されており、販売管理システムに特定のサービスを利用している場合は特におすすめします。

販売管理系のソフト内で、直接MakeLeapsの書類の作成や送付も可能です。そのため両方のシステムの画面上にて、どんな書類を送ったのかを取引先ごとに確認できたり、編集や再送の作業も手軽に行えます。請求書の他にも、見積書や納品書の作成も可能です。

オプションプランによって会計ソフトとも、連携することができます。法人プランにおいては取引先の数に応じた料金となるため、リーズナブルです。郵送代行に関しても、1通148円からとなっており導入しやすくなっています。

BtoBプラットフォーム請求書

BtoBプラットフォーム請求書 媒体資料

企業間における請求書のやりとりをデータ化して、請求書の受け渡しや発行など双方向の請求業務の効率化をアップさせる請求書発行システムです。時短による人件費削減はもちろん、ペーパーレス化により大幅なコストカットが見込めます。

支払い通知や督促機能、消込機能など基本的な機能は全て網羅しています。既に利用している販売管理システムと連携させることにより、データの取り込みで請求書の一括発行も可能です。

この請求書発行システムの導入により電子請求書へと切り替えることができ、受け取り後の社内承認や会計自動仕訳などで大幅な作業効率化が望めます。これにより、月次決算の早期化まで叶う仕組みです。公式ホームページでは、導入されている多くの企業の事例も確認できます。

マネーフォワードクラウド請求書

請求書発行システムをリリースしている、同じ会社の製品である会計ソフトと連携可能なシステムです。そのため簡略化できる業務・作業が多く見積書や納品書、請求書や領収書発行に加えて毎月の自動作成機能の品質も高くなっています。既にマネーフォワードの会計ソフトを導入している場合は、こちらの請求書発行システムを導入して揃えるのが望ましいです。

売上レポートが自動作成される他、便利なタグ管理機能も搭載しています。この企業に対しては電子送付不可といった注意事項や、担当者に確認する必要があるなど特記事項の情報も付随して保持できます。権限管理や作業履歴のプレビューなど、データ共有機能が充実しているのも大きな特徴です。

Misoca

Misoca 媒体資料

請求書だけでなく、見積書や納品書の郵送およびメール送付が可能な請求書発行システムです。シェア率の高い会計ソフト弥生が業務サポートしているのが主な特色で、弥生の他に各種会計ソフトと連携できるのは大きなアドバンテージとなります。毎月の送付漏れを防ぐべく、自動作成予約機能や自動メール送信機能を備えているのは嬉しいところです。

月々の収益や売上の増減が見やすい、レポートも自動作成させられるため請求書発行システムの導入と同時に経営分析も行いたい方におすすめです。月額は800円からとなっており、郵送代行については1通160円となっています。なお月間5通までであれば、無料となるプランもあるため試験的に導入してみるのも良いでしょう。

SVFCloud

帳票の作成および出力を目的とした、請求書発行システムです。レイアウト作成ツールによる多彩な帳票レイアウトが可能であり、各種クラウドサービスやアプリケーションのデータを組み合わせた帳票の作成が得意となります。それぞれの現場で異なるニーズに対応する、美しい帳票を作成できる上に多種多様な出力・配信方法に適合します。

日本国内においては帳票の緻密さが求められるシーンが多いですが、それらに対応した上でさまざまなクラウドサービスと連携して、利便性が高くスムーズな運用が実現するシステムです。

SVFでは2つのバージョンが用意されており、特定のメジャーなソフトとの連携に特化しているタイプ、連携インターフェースの提供によりあらゆる業務システムからの出力が可能となるタイプのどちらかを選ぶことができます。

board

board 媒体資料

請求書の発行といった基本的な業務に加えて、その周辺の作業も一括して効率化できるよう設計された請求書発行システムです。請求書や見積書の作成や発行、クラウド経営がスムーズに行えます。書類やステータスの管理が、案件単位で行うことも可能です。

任意のタイミングで、タスクの通知を行える機能も搭載されているため請求書業務において多発しがちなミスを未然に防ぐことができます。請求および入金管理においては、請求書ごとではなく顧客ごとに管理できるのも大きなアドバンテージです。

月額の費用は980円からとなっており、郵送代行については1通170円となっています。コスト面で自社によるERP保有は厳しいものの、請求書の作成・発行に加えて管理や分析も行いたいという企業に最適です。

nakao-san

見積書・請求書などの取引書類を、作成および受け取り・管理が可能な請求書発行システムであり、簡単なデータ入力と項目選択のみで手軽に作成および複製できます。発注書や納品書、検収書や領収書などあらゆる書類に対応しており、会社のロゴや印影の自動的な反映も可能です。

作成書類はPDFダウンロードやメール送信する際も、手軽であるため手間をかけずにデータ共有できます。社外から送付されてきた書類も、まとめて一元管理することが可能です。案件を取引先名や案件名、支払い期日などによってリスト化およびタグ付けもできるため、スムーズに管理できます。

案件ごとにスレッドを作成して、その業務に関わるメンバーを招待することで部署内の連携を高めて作業の効率化を図ることができるなど、非常に便利です。

請求書発行システムまとめ

請求書発行システムを導入することにより、入力や確認作業の手間が省けるだけでなく人為的なミスが減らせるのは大きなメリットです。請求漏れによる自社の損失や、誤請求によって発生する企業間の信頼関係への悪影響を顧みれば、こういったミスを未然に防ぐことができる恩恵は図りしれません。

もし既に会計システムや販売管理システムを導入している場合、連携可能な請求書発行システムを選ぶことによってより大きな効率化が期待できます。

自動的に作業してくれる部分はシステムに任せて、それまで負担がかかっていた担当者の労力を軽減し他の業務に回せるようになることで、手間の削減に加えて企業の生産性向上にも繋がります。無料期間を設けているサービスもあるため、一度導入して検討してみてください。

Twitter Facebook Bing