【2022】経費処理が楽になる経費精算システムの比較・選ぶポイントとおすすめのシステム20選
経費計算は、毎日の業務を行っていく上で欠かすことのできない作業です。しかし、手間のかかる作業が非常に多く、煩雑だと感じられてしまう場合が少なくありません。
企業では、さまざまな工夫を凝らして経費計算をスムーズにこなすように努めていますが、必ずしも時間短縮・負担軽減にはつながらないことが難点です。
経費計算にかかる時間を短縮させたいときは、経費精算システムを上手に活用する必要があります。
さまざまな経費精算システムがあるので、それぞれの企業の特徴に合わせたものを選ぶことが大切です。
適切な経費精算システムを選んで活用することができるようになると、経費計算の負担が軽くなり、主要な業務に力を注ぐことが可能になります。
経費精算システムとは？
経費精算システムは、企業において煩わしいと感じられる経費計算業務をサポートしてくれるシステムです。数値・データを経理担当者が入力するスタイルで経費計算を行っていると、どうしても入力ミスが発生し、その度に修正の手間がかかります。
経費精算システムを導入すれば、入力ミスを大幅に減らすことができて便利です。
また、経理担当者の業務量が少なくなるメリットもあります。経費精算システムでできることは多岐にわたるため、何ができるのかを把握することが大切です。
たとえば、領収書を撮影することで自動的にデータが入力されたり、会計ソフトとのデータ連携を行うことができたりします。領収書のチェックやデータ保管に対応している点も魅力です。
経費計算に時間を取られる理由
経費計算には時間がかかることが多いですが、それには3つの理由があります。1つ目は、入力が必要なデータ量が膨大だという点です。
2つ目は、当然のことながらデータを正確に入力しなければならないことです。そして3つ目として、上司による承認が必要になる点が挙げられます。
領収書整理
経費計算をする際にもっとも大変なのは、入力作業に必要な領収書を整理することです。たいていの場合、領収書を集めておいて、月末などにまとめて入力作業を行います。
そのときに領収書が揃っていない、内容が統一されていない、オンラインのものを印刷する必要がある、といった作業が発生しがちです。
領収書に記載された品名・金額などを、目で見ながら入力していく作業には手間がかかります。
月末は他の締め切りと重なることも多く、負担が非常に大きくなります。しかし経費精算システムを活用すれば、そのような手間を一気に省くことができるため安心です。
領収書をきちんと整理できる状況を作っておけば、月末にまとめて作業をするのも難しくありません。
正確な入力
経費計算の際に入力するデータというのは、手軽に入力できるものばかりではありません。単純な文字入力であればミスを減らすことが容易ですが、金額・日付となるとミスが発生しやすくなります。
また、金額・日付は少しでも間違えてしまうと正確な処理が不可能になるため、文字入力と比べて慎重な対応が求められます。
たとえば交通費の処理をする場合、正確な料金を調査しなければなりません。ICカード利用時と切符購入時で金額が異なることなど、厄介な問題もあります。
ただ単に数字を入力するだけなら簡単ですが、接待・会合で支出した費用を処理する際は、どのような勘定科目が適しているのかを判断する必要が生じます。
経費精算システムなら、これらの処理も自動化されるため安心です。
承認作業が必要
経費計算で非常に厄介な点の1つに、経理担当者の作業だけでは完了しない点が挙げられます。上司の承認を求める必要があるため、どうしても時間がかかってしまうことが多いです。
入力作業を行うだけでも時間がかかって大変なのに、さらに上司の承認まで必要となれば、大きな負担になるのは言うまでもありません。
特に大変なのは、直属の上司の承認では足りない場面もあることです。金額によっては上層部の承認が不可欠で、なかなか承認が得られないこともあります。たとえば上司の長期出張が多い場合、何日間も承認が得られず、作業が停滞しがちです。
経費精算システムを導入していないと、このような状況が頻繁に発生し、経費計算が思うように進みません。
経費計算システムのメリット・デメリット
経費精算システムを導入することの最大のメリットは、経費計算で必要な作業の時間を短縮し、経理担当者の手間を軽減させられることです。
1つ1つの作業でミスが発生しづらくなれば、確認作業に時間を取られることも少なくなります。とりわけ役立つ機能として挙げられるのは、領収書などをスマートフォンで撮影すれば、その内容が自動的に入力される機能です。
数字を手入力すると入力漏れ・入力ミスにつながりやすいですが、撮影する方法なら正確なデータを入力することができます。逆に経費精算システムのデメリットは、導入する際に料金がかかることです。
優れた機能を有する経費精算システムは、それだけ料金も高めになので、気軽には導入できない場合があります。
経費精算システムを選ぶ時のポイント
経費精算システムの利用を検討するのであれば、選定する際のポイントを知っておくことが大切です。
これから選び方のポイントを紹介するので、紹介した内容を参考に自社に最適なサービスが選べるようにしてください。
1.導入形態
導入形態をチェックして経費精算システムを選ぶことが大事です。
経費精算システムには、オンライン上で利用することができるクラウド型や自社でシステムを構築するオンプレミス型、パソコンにソフトをインストールして利用するパッケージ型などがあります。
クラウド型はサーバを用意する必要がない、オンプレミス型はカスタマイズ性が高い、パッケージ版は1度購入すれば同じソフトを使い続ける限りは追加費用が発生しづらいなどのメリットがあるでしょう。
一方で、クラウド型はセキュリティ性に注意する必要がある、オンプレミス型は専門知識を持った人材が必要、パッケージ版は古くなると買い替えが必要などのデメリットもあります。
導入形態ごとにメリットとデメリットの双方を確認し、自社に最適なものを選択してください。
2.自社に合った機能があるか
自社に最適な機能があるかどうかも重要です。
多彩な機能を備えている優れた経費精算システムであったとしても、自社で使用したい機能がなければ意味がありません。
最適な経費精算システムを選ぶためには、自社の業務効率化を実現することができるサービスを選ぶ必要があります。
事前に現在抱えている課題を洗い出しておき、何のために導入するのか目的を明確にしておくべきです。
目的がハッキリとしていれば必要な機能が見えてくるので、その機能が搭載されたものを選択すれば良いと言えます。
業務効率アップや人件費の削減に繋げることができるシステムなので、サービスごとに搭載されている機能を比較して利用するサービスを選ぶことがおすすめです。
3.コスト面
経費精算システムを導入する前には、コストを考慮しておく必要もあります。
初期費用が無料であったとしてもシステム維持費用が発生するケース、追加機能によって高額な費用が発生するケースも少なくないです。
最初に支払うことになる金額だけを意識していると、導入後に想定外の費用が発生する恐れがあるので、導入時だけではなく運用にかかる費用まで細かくチェックしておきましょう。
継続して利用することになるので、月額料金や追加料金が発生するような場合は無理なく支払っていくことができるかどうか確認しておくことも大切だと言えます。
4.導入後のサポート
導入後のサポートの有無も確認しておくべきポイントです。
メールやチャットによる質問は無料だけれど、電話や出張対応は有料というケースもあれば、そもそもサポートを用意していないというケースもあります。
特に無料で利用できるサービスや利用料が安価なサービスではサポートを用意していないことが多いです。
安くてもサポート体制がなければ、うまく使いこなすことができないという問題に直面する可能性があります。
きちんと経費精算システムを使うためにも、あらかじめ導入後まで手厚いサポートが受けられるかどうか確認しておくことが大事です。
5.セキュリティ
オンプレミス型を利用する場合は、自社サーバを利用するので強固なセキュリティ対策を行いやすい傾向があります。
けれども、クラウド型はセキュリティ性の確保をサービス提供会社に委ねることになるので要注意です。
堅牢なセキュリティを用意しているサービスも多いですが、暗号化通信やアクセス制御などの対策を講じていないサービスを利用してしまうとトラブルに巻き込まれる恐れがあります。
利用するサービスを選ぶときには、その会社がどういったセキュリティ対策を採用しているのかということまで調べておくと安心して利用できるはずです。
6.他のサービスとの連携機能
経費精算システムは会計ソフトやワークフローと連携できるケースが多いと言えます。
連携機能があるサービスを選択すれば、更なる業務効率アップを期待することが可能です。
連携可能であっても相性が悪ければ手間がかかるので、既存システムとの相性を確かめておくことも大切だと言えます。
公式ホームページなどで連携できるサービスが紹介されているケースも多いので、利用したいシステムがある場合は要チェックです。
将来的に現在利用しているソフトを乗り換える予定がある場合は、出力項目を自由に編集できる、CSVデータ出力が可能なサービスを選ぶと乗り換えの際に選択肢の幅を広げることができます。
おすすめの経費計算システム20選
経費精算システムには複数の種類があるため、安易に導入してしまうのではなく、特徴を比較した上で導入を決めることが大切です。
企業によって必要な機能は異なるので、必要な機能が揃っているかどうかを確認しなければなりません。
ハイ！経費
少しでも安く経費精算システムを利用したい場合に適しているのはハイ！経費です。ハイ！経費は、月額300円という業界最安値の水準で利用できる経費精算システムで、交通系のICカードを読み取って処理する機能が優れています。ただし、承認経路を設定する機能や管理側の機能には強くないため注意が必要です。
また、モバイルSuica・レシート撮影の機能もないので、レシートを撮影する機会が多い企業には適していません。しかし交通費精算を中心に行っている経理担当者にとっては、ハイ！経費を導入することで手間を約80％削減できるメリットがあるため非常に便利です。承認・申請は、パソコンだけでなくスマートフォンで行うこともできます。
Dr.経費精算
Dr.経費精算のサービス開始は2016年ですが、400社以上という多くの企業が導入しているのが特徴です。クラウド型の経費精算システムで、領収書・レシートを撮影することでその内容を自動的に入力できる点が魅力となっています。撮影したデータの処理は機械的に行われるものではなく、多数の日本人オペレーターが地道に対応しているため安心です。
印字された文字・数字に限らず、手書きの文字・数字も正確に読み取ることができます。Dr.経費精算の入力制度は99％以上で、安心感がある経費精算システムだといえます。ただし、Dr.経費精算では多数のオペレーターが作業を行うため、一般的な経費精算システムと比べて利用料金が高い点が難点です。
Concur Expense
Concur Expenseは海外発の経費精算システムですが、外部サービスとの連携がしやすい点が強みです。フォーチュン500の企業の約50％が利用しているので、Concur Expenseには安心感があります。クラウドシステムを採用し、経費精算に関するあらゆる情報を統合することが可能です。
しっかりと経費の分析を行ったり、経費精算管理を高度化したりすることが容易になります。経理担当者の業務時間が長くて困っている場合、Concur Expenseを導入することで90％の業務時間削減が期待できます。また、経費精算システムによって業務の自動化を図れば、時間削減だけでなく入力ミスの軽減にもつながるため安心です。
マネーフォワード クラウド
マネーフォワード クラウドは経費精算システムですが、同じくマネーフォワード社の提供するマネーフォワード クラウド会計との連携が図りやすい点が強みです。経理業務では経費計算以外の会計業務も必要になるため、双方を連携させられると業務がスムーズに進められます。
マネーフォワード クラウドでは125種のクレジットカードに対応している上に、15種の電子マネーにも対応しているのが特徴です。多くの種類に対応できることで、さまざまな業務ーが進めやすくなります。
経理担当者が行っている経費精算業務の時間を、マネーフォワード クラウドを取り入れることで1/10に短縮させることが可能です。レシート撮影・モバイルSuicaとの連携にも対応しています。
ジョブカン
ジョブカンは、シンプルなデザインを採用していて使いやすいのが魅力です。経費精算システムを初めて導入する場合でも、すぐに操作に慣れることができます。ジョブカンの機能は、電子帳簿法にきちんと対応しているため安心です。パソコン・スマートフォンから申請・承認・管理を行うことができます。
月額料金が400円からとなっているので、経費精算システムに高いお金を払うのが難しい場合でも導入しやすいです。ジョブカンは、経費精算で必要な申請書に不備が目立っている、内容チェックが大変だ、交通費を調べたりするのが面倒だ、と感じている企業に適しています。乗換案内との連携によって金額の自動算出ができたり、ICカードの履歴を交通費明細に反映させたりすることも可能です。
楽楽精算
楽楽精算を導入すると、仕訳作業・会計ソフトへの入力・交通費の金額チェックなどをスムーズに行えるようになります。紙やExcelで経理担当者が行っていた作業も、楽楽精算を利用すれば楽に完了させられるため魅力です。企業では多くの規定が設けられていますが、規定違反の有無をチェックするのは容易なことではありません。
しかし楽楽精算があれば、申請前に規定違反の有無を自動的に判定できるため、トラブルを減らすことが可能です。新たな経費精算システムを導入すると入力画面などを変えなければならないのではないかと不安になりがちですが、楽楽精算の場合は入力画面カスタマイズができる仕組みなので、導入にあたって運用を変える必要はありません。
jinjer経費
経費精算に膨大な時間がかかっていて困る企業には、jinjer経費を導入するのが適しています。時間を90％削減できる可能性がある経費精算システムです。
jinjer経費は、使いやすさ・低コストという2点にこだわっています。
経費精算を行う際の流れを自動化し、スムーズに処理を完了させられるようにサポートします。交際費申請時に人数が不明確だったり、領収書の宛名が不明だったり、交通費申請に定期圏内が含まれていたりする場合、経理担当者が対応するのは大きな手間です。
しかしjinjer経費で処理を行えば、いずれの処理もスピーディーに進められます。jinjer経費の機能はお客様の声に基づいて開発されているので、経理担当者にとってメリットに感じられるものが多いです。
経費精算freee
経費精算freeeは法人向けのクラウド型経費精算システムで、大幅な時間短縮に寄与します。一般的に経費精算は面倒で膨大な時間がかかる印象がありますが、経費精算freeeを活用すると効率的に経費精算処理を行うことが可能です。
たとえば、スマートフォンで写真を撮影するだけで自動的に情報を読み取ることができたり、どこにいても承認作業が行えたりします。
また、経費精算freeeのタグ機能を使えばプロジェクト・部門ごとにデータを確認することも可能です。集計表作成などのレポート機能が備わっていて、経費精算に関わるデータを把握しやすいところも魅力となっています。
Android端末を利用している場合、交通費精算freeeアプリで交通費精算を容易に行えます。
kincone（キンコン）
kincone（キンコン）の大きな特徴は、他社が提供しているサービスとも連携やしやすい点です。
Slack・Chatworkといった企業で多く利用されているサービスと連携すれば、企業における業務を効率化させられます。
また、カードリーダーとスマートフォンがあればkincone（キンコン）の利用を開始できるため、導入時に必要なコストが小さいです。
kincone（キンコン）の月額料金は1従業員200円なので、経費精算システムの料金が気になる企業にも向いています。5従業員から利用可能なので、規模の小さい企業でも安心です。
従業員ごとに労働条件は異なりますが、kincone（キンコン）では細かい条件設定ができるため、勤怠管理がスムーズになります。
RECEIPT POST
RECEIPT POSTは電子帳簿保存法対応の経費精算システムです。
2ステップで精算が完了するので、簡単に使いこなすことができます。領収書をスマホで撮影した後に専用ポストに投函するだけなので、申請者と経理担当者両方の作業時間を大幅に削減することが可能です。
スマホで撮影したデータをもとに入力が実施されますが、データベースと目視チェックをかけ合わせたシステムが採用されているので、精度が高く入力ミスが起こりにくいと言えます。
経費精算に必要な機能を追加オプションなしで利用することができるので、運用を開始して想定外の費用が発生するリスクを回避することも可能です。
クレジットカード明細や交通系ICカードの自動連携、自動仕訳後のデータを会計ソフトに連携させることもできます。
rakumo
rakumoケイヒはクラウド型の経費精算システムであり、交通費の自動計算を簡単に行うことが可能です。
NAVITIMEと連携させることができるので、運賃や乗り換え情報を細かく調べなくても、出発駅と到着液を入力すれば運賃やルートが表示され、簡単に入力することができるようになります。
定期区間の控除を自動的に行うこともできるので、間違った請求が発生するリスクを下げることが可能です。
経費精算書を自動でワークフローへ申請することができるので、経費精算をスムーズに行えるようになります。
他にも会計システムとCVS連携させることができる、電子帳簿保存法に対応している、データ出力項目設定ができるなどのメリットが得られるサービスだと言えます。
eKeihi
eKeihiは使いやすさを重視した経費精算システムとして有名です。
豊富な機能が搭載されていても使い勝手が悪ければスムーズに業務をこなすことができません。
この経費精算システムは誰にとっても使いやすい直感的な操作画面が採用されていますし、60種類以上の会計ソフトと連携させることができるので、あらゆるソフトを利用している人が安心して利用しやすいサービスだと言えます。
基本精算機能として交通費精算や経費申請と精算、出張申請と精算、承認フローが備わっているだけでなく、ICカードやクレジットカード、プリペイドカードを連携させることも可能です。
経理部門に特化した機能として送金システムとの連携や電子帳簿スキャナ保存、電子帳簿電子取引などを利用することもできます。
SmartGo Staple
SmartGo Stapleは経費と交通費精算を簡単に実施できる経費精算システムです。
電車に乗るだけで交通費の申請が完了し、申請者も経理担当者も煩わしい作業の手間を省くことができます。
モバイルSuicaと紐づけを行うことができ、改札を通過するだけで自動的に申請が行われるので非常に便利です。
あらかじめルールを設定することができ、私的な利用と仕事での利用を自動的に判定させることもできます。その他の経費については領収書の写真を撮影してアプリで送信するだけで申請完了です。
法人プリペイドカードであるStapleカードを利用できるので、社員による立替をなくしたい場合にも便利だと言えます。
電子帳簿保存法にも対応しており、レシートなどは画像データで確実に管理できるので安心です。
STREAMED
STREAMEDはレシートや通帳などをスキャンするだけで、1営業日以内に仕訳データを納品してもらうことができる経費精算システムだと言えます。
AIとオペレーター両方の力によって、99.9%の精度でデータ化が行われるので安心です。
領収書やレシートを1枚ずつスキャン必要もないので、こういったポイントからも作業時間を短縮させることができます。
19時までに依頼する必要はありますが、決算期や確定申告の時期などの繁忙期でも1営業以内に仕訳データとしての納品が約束されているので、他のサービスではすぐに対応してもらうことができないような時期でも問題なく利用できるでしょう。
仕訳データはCSV形式で出力して会計ソフトに取り込むことができ、幅広い会計ソフトと連携できるので便利です。
Staple
Stapleは法人プリペイドカード一体型の経費精算システムであり、決済から経費管理のシームレス化を実現することができます。
プリペイド式カードを利用するので与信審査なく利用が開始できますし、これを用いることによって従業員による経費立替や煩雑な精算業務をなくすことが可能です。
Slackや楽天銀行を始めとするメッセージツールや金融サービスなどと連携させることもできるため、スムーズに運用することができます。
管理機能を設定することができるので、金額によっては事前報告を行っていなければ申請を通すことができないなど、柔軟に対応させることが可能です。
30日間の無料トライアルも利用できるため、初めてこうした経費精算システムを利用する場合でも、使い勝手を確かめてから本格的に利用することができます。
WiMS/SaaS経費精算システム
WiMS/SaaS経費精算システムは、交通費精算や立替精算の効率化を重視した経費精算システムです。
スマホにも対応しているので、テレワークを推進している企業や出張などが多い企業でも取り入れやすいサービスだと言えます。
多段階承認や申請内容による条件分岐を始めとする多彩な設定も可能であり、あらゆるシーンで便利に活用することが可能です。
仕訳データの自動作成や自動チェックなども搭載されており、担当者の作業負担を大幅に軽減できます。
グループ会社を跨いでの承認や親会社代行支払、会社間取引など、他の経費精算システムには少ない機能もあるので便利です。
経路検索ソフトと連携しているので経路の選択で金額を間違いなく反映させることができますし、コーポレートカードの自動連携で立替をなくすことができます。
Spendia
Spendiaはペーパーレス化やキャッシュレス化、デジタル化などに柔軟に対応するための経費精算システムです。
簡単に操作しやすい画面が採用されていますが、柔軟性が高いので自社独自の業務プロセスや規則を反映させて使うことができます。
多言語や多通貨にも対応しているので、グローバル企業でも安心して利用することができるはずです。
他のシステムとの連携性も優れており、会計システムはもちろんのこと、社員マスタや組織マスタ、予約や手配サービスなどと連携させることもできます。
パソコンだけではなくスマホアプリから利用することもできるので、社内にいなくても申請や作業を行うことができるというメリットも感じられるでしょう。
ネクストICカード
ネクストICカードは経費精算システムとして利用できるだけではなく、勤怠管理システムや交通費精算システムとして利用することも可能です。
経費精算システムのみを利用することもできますが、必要に応じて多彩な機能を利用することができます。
見やすく使いやすいツールとなっているのでシステム利用が苦手な場合でも安心ですが、それでも問題が発生することもあるでしょう。
専任コンサルタントによる無料サポートも用意されているので、何か問題があったときには手厚いサポートを受けることができます。
オプションを利用すれば電車による移動費の精算だけではなく、移動距離をもとにした正しいガソリン代の算出や精算まで実施することが可能です。
MAJOR FLOW Z KEIHI
MAJOR FLOW Z KEIHIは申請から支払処理まで一元管理することができる経費精算システムであり、web上で簡単に利用することができます。
ICカードを連携させてワンタッチで交通費を算出したり、経路運賃検索と連携して簡単に乗り換えを含めた運賃を算出したりすることが可能です。
定期区間の運賃を自動控除させるというような、便利な機能を活用することもできます。複数通貨の混在にも対応しているため、海外出張が多い企業でも問題なく利用できるはずです。
会議費や交際費を自動で振り分ける機能、条件指定してエクセルデータとして出力する機能、拠点管理機能、費用按分機能を含む多彩なシステムを活用することができます。
経費に関するあらゆる手間を省きたい場合にピッタリです。
J's NAVI NEO
J's NAVI NEOは、旅費に焦点があてられた経費精算システムだと言えます。
出張前にはオンラインで航空機や新幹線、ホテルなどのチケット手配を行うことができ、出張申請と同時に簡単に手配が行われるため、出張者自身が立替を行うことがありません。
予約は申請書と連携され、手配内容確認や承認もweb上で簡単に実施できます。
出張者の精算データと利用実績データ、請求データのマッチング機能があるので、経理担当者が時間をかけて情報を照合する必要がなくなるでしょう。
出張に関するチケットの手配やそれに伴う立替、経費精算で困っているのであれば、このシステムを利用することがおすすめだと言えます。
無料トライアルがあるので、自社に合うか確認して利用をスタートすることが可能です。
経費計算システムまとめ
企業で経費計算を行う際には膨大な手間が発生しますが、経費精算システムがあれば手間を軽減させることができます。ただし経費精算システムには多くの種類があるため、やみくもに導入するのは好ましくありません。
どのような機能が必要なのかを考え、適切な経費精算システムを導入することが不可欠です。経費精算システムを比較する際は、備わっている機能、月額料金、連携できるサービスなどを確認することが望ましいです。
また、スマートフォンでの操作に対応している経費精算システムもありますが、iOSとAndroidの違いがあることに注意が必要です。たいていの経費精算システムは操作性に優れていて、初めて導入する場合でも戸惑うことはありません。
“御社のサービス・媒体資料を掲載してみませんか？”
