面倒な経費処理が楽になる経費精算システムの選ぶポイントとおすすめのシステム9選

最終更新日 : 2020-06-22 Box

経費計算は、毎日の業務を行っていく上で欠かすことのできない作業です。しかし、手間のかかる作業が非常に多く、煩雑だと感じられてしまう場合が少なくありません。企業では、さまざまな工夫を凝らして経費計算をスムーズにこなすように努めていますが、必ずしも時間短縮・負担軽減にはつながらないことが難点です。

経費計算にかかる時間を短縮させたいときは、経費精算システムを上手に活用する必要があります。さまざまな経費精算システムがあるので、それぞれの企業の特徴に合わせたものを選ぶことが大切です。適切な経費精算システムを選んで活用することができるようになると、経費計算の負担が軽くなり、主要な業務に力を注ぐことが可能になります。

経費精算システムとは?

経費精算システムは、企業において煩わしいと感じられる経費計算業務をサポートしてくれるシステムです。数値・データを経理担当者が入力するスタイルで経費計算を行っていると、どうしても入力ミスが発生し、その度に修正の手間がかかります。経費精算システムを導入すれば、入力ミスを大幅に減らすことができて便利です。

また、経理担当者の業務量が少なくなるメリットもあります。経費精算システムでできることは多岐にわたるため、何ができるのかを把握することが大切です。たとえば、領収書を撮影することで自動的にデータが入力されたり、会計ソフトとのデータ連携を行うことができたりします。領収書のチェックやデータ保管に対応している点も魅力です。

経費計算に時間を取られる理由

経費計算には時間がかかることが多いですが、それには3つの理由があります。1つ目は、入力が必要なデータ量が膨大だという点です。2つ目は、当然のことながらデータを正確に入力しなければならないことです。そして3つ目として、上司による承認が必要になる点が挙げられます。

領収書整理

経費計算をする際にもっとも大変なのは、入力作業に必要な領収書を整理することです。たいていの場合、領収書を集めておいて、月末などにまとめて入力作業を行います。そのときに領収書が揃っていない、内容が統一されていない、オンラインのものを印刷する必要がある、といった作業が発生しがちです。

領収書に記載された品名・金額などを、目で見ながら入力していく作業には手間がかかります。月末は他の締め切りと重なることも多く、負担が非常に大きくなります。しかし経費精算システムを活用すれば、そのような手間を一気に省くことができるため安心です。領収書をきちんと整理できる状況を作っておけば、月末にまとめて作業をするのも難しくありません。

正確な入力

経費計算の際に入力するデータというのは、手軽に入力できるものばかりではありません。単純な文字入力であればミスを減らすことが容易ですが、金額・日付となるとミスが発生しやすくなります。

また、金額・日付は少しでも間違えてしまうと正確な処理が不可能になるため、文字入力と比べて慎重な対応が求められます。たとえば交通費の処理をする場合、正確な料金を調査しなければなりません。ICカード利用時と切符購入時で金額が異なることなど、厄介な問題もあります。

ただ単に数字を入力するだけなら簡単ですが、接待・会合で支出した費用を処理する際は、どのような勘定科目が適しているのかを判断する必要が生じます。経費精算システムなら、これらの処理も自動化されるため安心です。

承認作業が必要

経費計算で非常に厄介な点の1つに、経理担当者の作業だけでは完了しない点が挙げられます。上司の承認を求める必要があるため、どうしても時間がかかってしまうことが多いです。入力作業を行うだけでも時間がかかって大変なのに、さらに上司の承認まで必要となれば、大きな負担になるのは言うまでもありません。

特に大変なのは、直属の上司の承認では足りない場面もあることです。金額によっては上層部の承認が不可欠で、なかなか承認が得られないこともあります。たとえば上司の長期出張が多い場合、何日間も承認が得られず、作業が停滞しがちです。経費精算システムを導入していないと、このような状況が頻繁に発生し、経費計算が思うように進みません。

経費計算システムのメリットデメリット

経費精算システムを導入することの最大のメリットは、経費計算で必要な作業の時間を短縮し、経理担当者の手間を軽減させられることです。1つ1つの作業でミスが発生しづらくなれば、確認作業に時間を取られることも少なくなります。とりわけ役立つ機能として挙げられるのは、領収書などをスマートフォンで撮影すれば、その内容が自動的に入力される機能です。

数字を手入力すると入力漏れ・入力ミスにつながりやすいですが、撮影する方法なら正確なデータを入力することができます。逆に経費精算システムのデメリットは、導入する際に料金がかかることです。優れた機能を有する経費精算システムは、それだけ料金も高めになので、気軽には導入できない場合があります。

おすすめの経費計算システム

経費精算システムには複数の種類があるため、安易に導入してしまうのではなく、特徴を比較した上で導入を決めることが大切です。企業によって必要な機能は異なるので、必要な機能が揃っているかどうかを確認しなければなりません。

ハイ!経費

ハイ!経費

少しでも安く経費精算システムを利用したい場合に適しているのはハイ!経費です。ハイ!経費は、月額300円という業界最安値の水準で利用できる経費精算システムで、交通系のICカードを読み取って処理する機能が優れています。ただし、承認経路を設定する機能や管理側の機能には強くないため注意が必要です。

また、モバイルSuica・レシート撮影の機能もないので、レシートを撮影する機会が多い企業には適していません。しかし交通費精算を中心に行っている経理担当者にとっては、ハイ!経費を導入することで手間を約80%削減できるメリットがあるため非常に便利です。承認・申請は、パソコンだけでなくスマートフォンで行うこともできます。

Dr.経費精算

Dr.経費精算

Dr.経費精算のサービス開始は2016年ですが、400社以上という多くの企業が導入しているのが特徴です。クラウド型の経費精算システムで、領収書・レシートを撮影することでその内容を自動的に入力できる点が魅力となっています。撮影したデータの処理は機械的に行われるものではなく、多数の日本人オペレーターが地道に対応しているため安心です。

印字された文字・数字に限らず、手書きの文字・数字も正確に読み取ることができます。Dr.経費精算の入力制度は99%以上で、安心感がある経費精算システムだといえます。ただし、Dr.経費精算では多数のオペレーターが作業を行うため、一般的な経費精算システムと比べて利用料金が高い点が難点です。

Concur Expense

Concur Expense

Concur Expenseは海外発の経費精算システムですが、外部サービスとの連携がしやすい点が強みです。フォーチュン500の企業の約50%が利用しているので、Concur Expenseには安心感があります。クラウドシステムを採用し、経費精算に関するあらゆる情報を統合することが可能です。

しっかりと経費の分析を行ったり、経費精算管理を高度化したりすることが容易になります。経理担当者の業務時間が長くて困っている場合、Concur Expenseを導入することで90%の業務時間削減が期待できます。また、経費精算システムによって業務の自動化を図れば、時間削減だけでなく入力ミスの軽減にもつながるため安心です。

マネーフォワード クラウド

マネーフォワード クラウド

マネーフォワード クラウドは経費精算システムですが、同じくマネーフォワード社の提供するマネーフォワード クラウド会計との連携が図りやすい点が強みです。経理業務では経費計算以外の会計業務も必要になるため、双方を連携させられると業務がスムーズに進められます。

マネーフォワード クラウドでは125種のクレジットカードに対応している上に、15種の電子マネーにも対応しているのが特徴です。多くの種類に対応できることで、さまざまな業務ーが進めやすくなります。

経理担当者が行っている経費精算業務の時間を、マネーフォワード クラウドを取り入れることで1/10に短縮させることが可能です。レシート撮影・モバイルSuicaとの連携にも対応しています。

ジョブカン

ジョブカン経費精算

ジョブカンは、シンプルなデザインを採用していて使いやすいのが魅力です。経費精算システムを初めて導入する場合でも、すぐに操作に慣れることができます。ジョブカンの機能は、電子帳簿法にきちんと対応しているため安心です。パソコン・スマートフォンから申請・承認・管理を行うことができます。

月額料金が400円からとなっているので、経費精算システムに高いお金を払うのが難しい場合でも導入しやすいです。ジョブカンは、経費精算で必要な申請書に不備が目立っている、内容チェックが大変だ、交通費を調べたりするのが面倒だ、と感じている企業に適しています。乗換案内との連携によって金額の自動算出ができたり、ICカードの履歴を交通費明細に反映させたりすることも可能です。

楽楽精算

楽楽精算

楽楽精算を導入すると、仕訳作業・会計ソフトへの入力・交通費の金額チェックなどをスムーズに行えるようになります。紙やExcelで経理担当者が行っていた作業も、楽楽精算を利用すれば楽に完了させられるため魅力です。企業では多くの規定が設けられていますが、規定違反の有無をチェックするのは容易なことではありません。

しかし楽楽精算があれば、申請前に規定違反の有無を自動的に判定できるため、トラブルを減らすことが可能です。新たな経費精算システムを導入すると入力画面などを変えなければならないのではないかと不安になりがちですが、楽楽精算の場合は入力画面カスタマイズができる仕組みなので、導入にあたって運用を変える必要はありません。

jinjer経費

経費精算に膨大な時間がかかっていて困る企業には、jinjer経費を導入するのが適しています。時間を90%削減できる可能性がある経費精算システムです。jinjer経費は、使いやすさ・低コストという2点にこだわっています。

経費精算を行う際の流れを自動化し、スムーズに処理を完了させられるようにサポートします。交際費申請時に人数が不明確だったり、領収書の宛名が不明だったり、交通費申請に定期圏内が含まれていたりする場合、経理担当者が対応するのは大きな手間です。

しかしjinjer経費で処理を行えば、いずれの処理もスピーディーに進められます。jinjer経費の機能はお客様の声に基づいて開発されているので、経理担当者にとってメリットに感じられるものが多いです。

経費精算freee

経費精算freeeは法人向けのクラウド型経費精算システムで、大幅な時間短縮に寄与します。一般的に経費精算は面倒で膨大な時間がかかる印象がありますが、経費精算freeeを活用すると効率的に経費精算処理を行うことが可能です。たとえば、スマートフォンで写真を撮影するだけで自動的に情報を読み取ることができたり、どこにいても承認作業が行えたりします。

また、経費精算freeeのタグ機能を使えばプロジェクト・部門ごとにデータを確認することも可能です。集計表作成などのレポート機能が備わっていて、経費精算に関わるデータを把握しやすいところも魅力となっています。Android端末を利用している場合、交通費精算freeeアプリで交通費精算を容易に行えます。

kincone(キンコン)

kincone(キンコン)の大きな特徴は、他社が提供しているサービスとも連携やしやすい点です。Slack・Chatworkといった企業で多く利用されているサービスと連携すれば、企業における業務を効率化させられます。また、カードリーダーとスマートフォンがあればkincone(キンコン)の利用を開始できるため、導入時に必要なコストが小さいです。

kincone(キンコン)の月額料金は1従業員200円なので、経費精算システムの料金が気になる企業にも向いています。5従業員から利用可能なので、規模の小さい企業でも安心です。従業員ごとに労働条件は異なりますが、kincone(キンコン)では細かい条件設定ができるため、勤怠管理がスムーズになります。

経費計算システムまとめ

企業で経費計算を行う際には膨大な手間が発生しますが、経費精算システムがあれば手間を軽減させることができます。ただし経費精算システムには多くの種類があるため、やみくもに導入するのは好ましくありません。

どのような機能が必要なのかを考え、適切な経費精算システムを導入することが不可欠です。経費精算システムを比較する際は、備わっている機能、月額料金、連携できるサービスなどを確認することが望ましいです。

また、スマートフォンでの操作に対応している経費精算システムもありますが、iOSとAndroidの違いがあることに注意が必要です。たいていの経費精算システムは操作性に優れていて、初めて導入する場合でも戸惑うことはありません。

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