ウェビナーで失敗しないために知っておきたい失敗につながるポイントを徹底解説!

ウェビナーを活用する企業がますます増えています。

コロナワールドなこともあって、ウェビナーの重要性はますます高まってきています。

このようなトレンドに乗り遅れないようにするためにも、ウェビナーを使いこなせるようになっておきたいところです。

ここではそんなウェビナーをする際に知っておきたい失敗を回避するコツについて、具体的に説明していきます。

この記事さえ読めばまだウェビナーを一度もしたことがないという人でも問題なくウェビナーを成功させることが出来るようになるはずです。

その1:ウェビナーの宣伝不足

ウェビナーを幾ら準備しても結局は人が集まらないと意味がありません。最悪の場合、誰も集まらなくてそれまでの準備が無駄になることも。

申し込み者が多くても当日参加してくれないこともあります。だからこそウェビナーをする際には宣伝をしっかりとしておくことが欠かせません。

宣伝にも色々とありますが、広告なども利用して出来るだけ予算が許す限り行います。出来るだけ多くの人に呼びかければそれだけ思わぬ人もやってきてくれるようになります。

ちょっとくらい過剰なほうが宣伝としてはちょうどよいくらいです。
宣伝をする際にはどういったウェビナーになるのか具体的に照会することも大事。

ウェビナーの宣伝をする際にはどこに広告を出すかもポイントです。ウェビナーを宣伝する際にはやはりネット広告が効果が高くなっており、ソーシャルメディアを活用することもおすすめです。

いずれにしても宣伝次第で成功するかどうかも変わってきますから、十分に予算配分して重点的にやってみてください。

その2:参加者への案内の不備

ウェビナーのミスマッチはよく起こります。せっかく参加したのに自分の期待していた内容ではなくて、途中で離脱してしまう人がかなり多いです。

これではせっかく参加してくれた人に申し訳ないですし、ウェビナーの目的も果たせません。だからこそ、宣伝時にはしっかりと参加者に対してしっかりと案内をしておきます。

どのようなウェビナーになるのか、一体誰が参加するのか、参加することで何が得られるのか、といったことは必ず伝えないといけません。

特に内容が専門的なことになればなるほど、やる内容を詳細に伝えておいたほうが良いです。案内が欠けているとクレームの原因にもなりますから、このようなこともきっちりとやっておくべきです。

その3:ZOOMで開催する時によるあるトラブル

ZOOMはウェビナーにおける標準となりつつあります。ほとんどのウェビナーはZOOMを活用して行われるくらいですが、ZOOMならではの失敗もあるので気をつけないといけません

例えば、ZOOMを用いる際にはしっかりと参加者に対してパスワードや参加時刻等を伝えます。これは大前提な話ですが、このような基礎的なことが出来ずにトラブルが生じることが多いです。

ほかに、ZOOMならではのバグなどもあります。参加者のOSが違うと音声が上手く伝わらない、といったような現象が報告されていますから、気をつけないといけません。

ZOOMは業界の主流になるとはいえまだまだ新しいサービスですから、常に最新版のソフトウェアを利用しておくことで余計なトラブルも回避しやすくなってきます。

その4:本番前の練習不足

ウェビナーをする際にはじっくりと練習をしておくべきです。対面での会議だとしっかりと準備をする人が多いですが、どうしてもウェビナーだと気を抜いてしまう人が多くなっています。

練習不足だとうまく進行しなくて締まりの悪いウェビナーになってしまうことも。だからこそ必ず数回予行練習をしておくべきです。

一度自分の講義内容をレコーディングしてみて、相手から自分がどのように見えて聞こえるのか、といったことも確認しておくべきです。

資料なども過不足なく用意しておいてください。資料はなるべく紙媒体にしておくこともお勧めします。これによってコンピュータにかける負荷も少なくなりますし、狭いデスクトップ画面を有効活用できます。

ZOOMなどのソフトウェアの使い方にも慣れておきます。チャット機能等を必ず事前に使いこなしておけば、余裕を持って当日も対処できます。

練習はすればするだけ本番時に活きてきますから、時間の許す限り練習をしておきます。同僚などに見てもらうといったことももちろんおすすめです。

その5:ツールを使いこなせていない

ウェビナーのソフトウェアは実に色々とあります。どれも使用方法は似通っていますが、どれを使うにせよ必ず使いこなせるようになっておきます。例えば、画面の切り替え等も迷わずに行えるようになっておきたいところ。チャット機能等があるソフトウェアもありますが、このようなものの使い方も理解しないといけません。

チャットが荒れて困ることもありますから、チャットを停止する方法等も理解しておく必要があります。事前にツールについて十分に理解して不測の事態に対処できるようになっておかないといけません。

最悪の場合にはソフトウェアがダウンすることもありますから、最立ち上げの方法等も理解しておきます。ZOOMを使うのであればモバイル版の使い方もしっておくことで色々な場面に対処しやすくもなります。停電でデスクトップが駄目になってもモバイル版を用いてそのままウェビナーを継続することも可能です。

ツールを使いこなせていないと視聴者の信頼も失いかねません。逆にテキパキと画面切り替えなども出来れば、「この人は出来る」と思ってもらえることです。

ツールを使いこなすといっても決してそこまで難しいことではありませんから、まずはじっくり取り組んてみてください。

自分に合ったツールを探したい方はこちらのウェビナーツールのおすすめサービス比較をチェックしてみてください

その6:映像や音声など機材トラブル

機材トラブルのためにウェビナーが頓挫するなんてことにならないようにしたいところ。このような機材トラブルでウェビナーが遅れたり頓挫すると、信用を失ってしまって次から参加してくれなくなります。

こういった機材トラブルは努力次第で防げますから、努力を怠らないようにします。

具体的にしておきたいのがウェビナー前の機材チェックです。特にマイクとカメラを十分に確認して音漏れなどがないか確認してください。

配線不良などが生じることもありますから、ウェビナー前日に機材を掃除しておくと良いです。

もしもの際に備えて予備のマイクやカメラを用意することもおすすめです。何が起こるかわからないですから、こういった不可欠の機材は予備を用意します。

こういったものがあるだけで不測事態に対処しやすくなるだけでなく、「もしも機材が壊れても予備があるから大丈夫」といったように精神的な余裕も生まれてきます。

機材に強いひとに補佐してもらうことも大事です。機材に強い人がスタッフにいればもしもの際にも対応しやすくなります。良い機会だと考えてウェビナーに備えるために機材について学ぶのも良いです。

通信エラー等もよく起こるので気をつけておいてください。音声が上手く伝わらなくて困ることも。こういった事態に対処するためにも事前に予行などをしておくと良いです。

その7:参加者が飽きて離脱する

ウェビナーに参加してもらえたからといって安心できません。飽きられてものの数分で離脱されることもあります。参加後に離脱者がかさむと他の人もつられて離脱しやすくなりますから、最初の数分が勝負といっても良いです。離脱者が増えるとモチベーションも下がります。

こういった離脱者を防ぐためにも、ウェビナーに緩急をつけて飽きさせないうように工夫することが大事になってきます。常に一方的に会話するのではなく、問を投げかけて参加者に主体的に発言してもらうのも良いです。ウェビナーならではのチャット機能等をやはり活かすべきで、飽きさせないためには双方的なコミュニケーションを図ることが大事です。

ほかに、ジョークを入れたり雑談をするのもあり。ウェビナーは時には数時間に及ぶこともありますから、時には笑いを入れてみるのもおすすめです。

ここでも大事なのはやはり緩急になってきます。

自分の講義内容をレコーディングして確認するのもあり。これによってどのように自分が見えるのかがわかって、飽きさせないようなアイデアも浮かびやすくなります。

飽きさせないためにも、その日の工程表を作ることも大事です。こういったものがあればテキパキとすすめることができますし、参加者も次に何なあるのかがわかって開きにくくもなってきます。

ちょっとした工夫が実はかなり大事になってきます。

その8:発言による失敗

ウェビナーの怖いところが「録音されている」ということです。その後の勉強のためにウェビナーを録画している人も多いですから、失言などは絶対にしないようにしないといけません。

良からぬ失言を録音・録画されて拡散でもされたらウェビナーどころではありませrん。会社の信頼にも関わってくることもありますから、失言には十分に気をつけないといけません。

こうした失言を防ぐためにはスクリプトを用意してそれに従うようにすることがおすすめです。やはりそのバに併せて講義しているとついつい失言もしてしまいます。

こうした可能性を減らすためにもスクリプトを用意すると良いです。

普段の自分の言動を確かて、失言と捉えらそうな内容について分析するのもあり。不特定多数の人が見ていますから、どういった内容が失言扱いされるかわかりません。

やはりウェビナーをする以上、神経質になっておく必要性があります。通常の講義ならばなあなあで済ます事も出来ますが、録音されている可能性が高いウェビナーで失言することはリスクが高すぎます。

その9:講師の身だしなみなど

ウェビナーだからといって服装の点で手抜きすることは出来ません。ウェビナーは自宅でやることも多いですが、それだからこそ服装をしっかりと正すことが必要です。

普段着などで参加すると信頼を失うこともあります。やはり人間は見た目を重視することもありますから、身だしなみ野店でも抜かりがないようにします。

とはいえ、スーツでばっしり決める必要性もありません。クールビズ程度でも十分ですから、セミフォーマルな服装を用意します。

カジュアルなウェビナーであっても少し服装に気をつければ話も信頼してもらいやすくなってきます。

ほかにも、ひげなどもしっかりとそったり、神を整えることも大事。ウェビナーは自分の顔がアップで配信されますから、ちょっとしたことに気づかれやすくなります。

ウェビナーをする前に鏡の前に立って確認しておくと、問題も生じにくくなることです。

その10:映ってはいけない物の映り込み

ウェビナーでよくある失敗の一つが余計なものの映り込みです。変なものが写り込んで失笑を買うこともあります。

例えば、私物が映ってしまって笑われることも。生活ぶりが伺われてしまうこともあります。

こうしたことを防ぐためにも、背景にも気遣います。白布等を用いて背景を隠すのもありです。

家族が乱入して台無しになることもあります。こうしたことを防ぐためにも部屋の扉はきっちりかけておいてください。誰かが家を訪れることもあるかもしれません。

インターホンは切っておく、携帯の電源は切っておくといったコツも大事になってきます。

デスクトップ画面がみられることもありますから、デスクトップも整理しておきます。特に個人情報が記載されているようなものは必ず隠しておいてください。ウェビナーでは一体誰がみてみるか全くわかりませんから、用事しておくに越したことはありません。

その11:受講者が不快な対応をする

受講者から暴言を受けることもあるです。こうした際にも適切に対応できる用になっておかないといけません。逆上せずに大人の対応で軽くいなすくらいが一番です。

もしもトラブルを起こす受講者がいたら次回から参加拒否したりブラックリストに入れることもポイントです。ウェビナーソフトウェアによっては参加者を強制的に退出させられるものやミュートに出来るものもあります。

特に荒れやすいのがチャットです。チャットがあれに荒れてウェビナーどこではなくなるという失敗も起こります。

ウェビナー中にチャット管理をするのは難しいですから、チャット管理は他の人に担当してもらうのもありです。

そもそも不特定多数の人が参加するあれやすいウェビナーにおいては、チャット自体を利用しないようにするのもオススメ。いずれにしても受講者がどんな対応をしても対応出来るようになっておかないといけません。

その12:ウェビナーをやりっぱなしにする

ウェビナーを粗末に扱わないようにしたいところです。ウェビナーをしたらアフターフォロー等もして、次回も参加してもらうようにします。

メールなどをしたり、アンケートをしてもらって、感想を聞くのも良いです。こうしたアンケートも何も対価がないと参加してくれませんから、クーポンを上げたり、時価のウェビナー参加費用を無料にする、といった工夫をすると良いです。フィードバックは最高の情報になります。逆にアンケート等も取らず何も考えずにウェビナーを何度もやっていても成長がありません。

参加者にとってもウェビナー後は大事です。ウェビナーが終わって知識を身につけたけれども、次に何をすれば良いのかわからないという人が多くなっています。

このため、メール等をして、「次はこういうウェビナーに参加すれば良いですよ」「こういう本を読んで見れば良いですよ」とアドバイスしてみると良いです。ウェビナーをやりっぱなしにするのは決して褒められたことではありません。

ウェビナーをしたら考察や反省もするようにします。一体何が駄目だったのか、何が上手く行ったのか、といったことを分析することで、次につなげることが出来ます。

こういうことは面倒に感じるかもしれませんが、やっておくに越したことはありません。

その13:ウェビナー後のデータの分析と活用

ウェビナーをしたらデータ分析もしっかりとやっておいて下さい。例えば、ウェビナーの参加者数や離脱者数、参加者の年代、性別、職業等を確認します。こういったデータ分析をすれば、次にどのようなウェビナーをすればよいのかも分かってきます。

ウェビナー時に参加者がいつ離脱したのかを分析することは特に大事です。こういった分析に特化したウェビナーソフトウェアもあります。いつ離脱したのかが分かれば、自ずと対策も分かってきます。休憩などを適切に入れることで離脱する人が減らせることもありますから、じっくりとデータ分析はしていきます。データ分析専門業者さんも利用できます。

参加者にはアンケートをぜひともしてもらって下さい。アンケートをしてもらえば次のウェビナーに活かすポイントも分かってきます。

アンケートをする際には特に「どういった点が不満だったか」といった不満要素をじっくりと調査すると良いです。

いずれにしてもウェビナーをやったあともしないといけないことは多くなっています。より多くの人に満足してもらうためにも、ウェビナー後も色々と調査してみるようにして下さい。

ウェビナーの失敗まとめ

思わぬ失敗点について紹介してきましあtが、実はウェビナーに絡んだ思わぬ失敗は予想外なことに意外と多くなっています。

失敗しないようにするためにも、上記で紹介したようなポイントを参考にしてみると良いです。特にウェビナーに参加してもらったのに離脱する人が多いとがっかりしますから、離脱する人を少なくするように色々と工夫してみて下さい。

ウェビナーをする際に色々と困ったら他のウェビナーを見て参考にしてみるのもあり。やはり良いウェビナーに参加してみればどういった点が良いのかも分かってきます。

最後に、ウェビナーをしたら紹介したように必ず分析をするようにもしておいて下さい。

これが出来るかどうかでその後の飛躍も変わってきますから、じっくりとやってみるようにしてください。

 

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